Οι συναντήσεις προϋπολογισμού είναι σημαντικές επειδή σας επιτρέπουν να παρουσιάσετε στον προϊστάμενό σας ή στους ανωτέρους σας, όπου το έργο σας είναι από άποψη προϋπολογισμού. Στη συνάντηση μπορείτε να συζητήσετε πιθανές αυξήσεις ή μειώσεις στον προϋπολογισμό που έχετε κατανεμηθεί και να προτείνετε τρόπους μείωσης του κόστους για να διατηρήσετε τον προϋπολογισμό σας σε καλό δρόμο. Οι συναντήσεις προϋπολογισμού σας επιτρέπουν επίσης να επικαλεστεί την υπόθεσή σας για περισσότερη χρηματοδότηση για το έργο ή την εργασία σας. Οι συνολικές συναντήσεις για τον προϋπολογισμό καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο ένα τμήμα ή η εταιρεία κάνει οικονομικά και θέτουν στόχους και όρια για τον έλεγχο των χρημάτων και την παραμονή κερδοφόρων. Είναι σχετικά εύκολο να δημιουργηθεί μια συνάντηση προϋπολογισμού.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Συνεδριακό ή αίθουσα συνεδριάσεων
-
Υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Προσδιορίστε ποιος πρέπει να παραστεί στη συνεδρίαση του προϋπολογισμού. Συνήθως, θα πρέπει να προσκαλέσετε τον οικονομικό διευθυντή της εταιρείας σας, τον αντιπρόεδρο οικονομικών ή άλλο πρόσωπο στην ομάδα διαχείρισης της εταιρείας που είναι υπεύθυνη για τα οικονομικά. Εάν εργάζεστε σε μια μεγαλύτερη εταιρεία, καλέστε το άτομο στο γραφείο σας που διαχειρίζεται τα χρήματα, όπως ένας υπεύθυνος επεξεργασίας ή ο διευθυντής της λογιστικής υπηρεσίας. Θα πρέπει επίσης να προσκαλέσετε τον προϊστάμενό σας, τον υπεύθυνο του έργου και κάθε άλλο ανώτερο μέλος του προσωπικού που είναι συνδεδεμένο με το έργο ή το τμήμα σας.
Ελέγξτε τα χρονοδιαγράμματα όσων προσκαλείτε στη συνάντηση. Ψάξτε για κοινά ανοίγματα όταν όλοι έχουν προγραμματιστεί να είναι στην πόλη και στο γραφείο. Ορισμένα εργαλεία γραφείου, όπως το Microsoft Outlook, σας επιτρέπουν να δείτε τα χρονοδιαγράμματα και τη διαθεσιμότητα άλλων συναδέλφων.Αν δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα ωράρια όλων, ζητήστε από τους βοηθούς ή από τα ίδια τα άτομα να μοιάζουν με τη μελλοντική τους διαθεσιμότητα.
Επιλέξτε μια διάρκεια της συνάντησης, όπως 30 ή 60 λεπτά. Αφήστε αρκετό χρόνο για να παρουσιάσετε τις πληροφορίες του προϋπολογισμού και αφήστε περιθώρια για ερωτήσεις και χρόνο συζήτησης. Αν νομίζετε ότι θα σας πάρει μια ώρα για να παρουσιάσετε τις πληροφορίες του προϋπολογισμού, διαλέξτε μια διάρκεια 90 λεπτών για να επιτρέψετε επιπλέον χρόνο.
Διαλέξτε μια μέρα και ώρα για τη σύσκεψη βάσει του πότε είναι διαθέσιμος ο καθένας και τη διάρκεια της συνάντησης. Αν η συνάντησή σας διαρκεί 90 λεπτά, επιλέξτε την πρώτη χρονική περίοδο 90 λεπτών, όταν είναι διαθέσιμος όλοι.
Στείλτε μια ειδοποίηση αίτησης σύσκεψης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ζητήστε από όλους τους παραλήπτες να απαντήσουν για να δηλώσουν εάν αποδέχονται την αίτηση σύσκεψης ή δεν μπορούν να την κάνουν. Ή, ορίστε τη συνάντηση με τον παλιομοδίτικο τρόπο κρατώντας τον προσωπικά ή μέσω του βοηθού του συμμετέχοντα. Όταν ζητάτε τη συνάντηση είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρέχετε συνοπτικά μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου σχετικά με την ατζέντα των συνεδριάσεων: περικοπές του προϋπολογισμού, οικονομικές εκθέσεις, κατάσταση προϋπολογισμού κ.ο.κ.
Επαναπρογραμματίστε τη συνάντηση εάν δεν μπορούν να παρακολουθήσουν άτομα που πρέπει να είναι εκεί. Επιλέξτε την επόμενη διαθέσιμη υποδοχή, όταν οι οικονομικές εποπτικές αρχές και άλλα απαραίτητα άτομα είναι διαθέσιμα για τη σχεδιαζόμενη διάρκεια της συνεδρίασης.
Υπενθυμίστε σε όλους τους συμμετέχοντες την επερχόμενη σύσκεψη εκείνη την εβδομάδα ή το πρωί. Αν στείλατε την αίτηση σύσκεψης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το λογισμικό μπορεί να υπενθυμίσει αυτόματα στους συμμετέχοντες μια ηλεκτρονική ειδοποίηση.
Συμβουλές
-
Ορίστε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις προϋπολογισμού για να συναντήσετε με τους ίδιους ανθρώπους κάθε μήνα ή εβδομάδα για να συζητήσετε τους προϋπολογισμούς έργου ή τμήματος.
