Ένας βασικός προϋπολογισμός δίνει μια ανάλυση του συνόλου των αναμενόμενων δαπανών ενός έργου. Ένα σωστά διαχειριζόμενο έργο θα περιλαμβάνει έναν βασικό προϋπολογισμό, ώστε να μπορεί να παρακολουθείται η πρόοδος σε σχέση με τις προσδοκίες. Ένας τυπικός προϋπολογισμός βάσης περιέχει μεμονωμένα στοιχεία κάτω από τις δύο μεγάλες κατηγορίες "υλικών" και "εργασίας". Μια βασική γραμμή περιλαμβάνει συχνά ένα χρονοδιάγραμμα.
Στοιχεία προϋπολογισμού
Ένας βασικός προϋπολογισμός πρέπει να περιλαμβάνει το άμεσο κόστος, το έμμεσο κόστος, τα ενδεχόμενα απρόβλεπτα και το αναμενόμενο κέρδος. Οι άμεσες δαπάνες περιλαμβάνουν υλικά, εργασία και εξοπλισμό. Οι έμμεσες δαπάνες περιλαμβάνουν τα γενικά έξοδα για χώρους γραφείων και προσωπικό που δεν εμπλέκονται άμεσα στο έργο, καθώς και τα έξοδα για τηλέφωνα, χαρτικά, ταχυδρομικά τέλη, ταξίδια, φόρους και τέλη.
Ευθύνη
Η τήρηση ενός προϋπολογισμού διεγείρει τη δημιουργικότητα. Όταν τα μέλη μιας ομάδας έργου έχουν τη στάση "τα χρήματα δεν είναι αντικείμενο", τείνουν να ρίχνουν χρήματα σε προβλήματα αντί να βρίσκουν δημιουργικές λύσεις σε αυτά.
Αλλαγή της γραμμής βάσης
Η βασική γραμμή του προϋπολογισμού για ένα έργο μπορεί να αλλάξει για δύο λόγους. Το πεδίο εφαρμογής του έργου μπορεί να επεκταθεί, απαιτώντας νέα ή ακριβότερα στοιχεία του προϋπολογισμού. Κατά τη διάρκεια του έργου, μπορεί να έχουν υποτιμηθεί μία ή περισσότερες εργασίες και η βάση δεδομένων πρέπει να ενημερωθεί.
Πτώση του προϋπολογισμού
Η αξιολόγηση της προόδου του έργου σε σχέση με τη βασική γραμμή προσφέρει στην οργάνωση την ευκαιρία να αλλάξει το πεδίο ενός έργου ή να την ακυρώσει. Ένα έργο με υπερβάσεις κόστους μπορεί να εκθέσει μια αδυναμία στην αρχική εκτίμηση της πιθανής κερδοφορίας ή μια αδυναμία στον υπεύθυνο του έργου. Χωρίς τη βασική γραμμή, η μέτρηση της επιτυχίας ή της αποτυχίας του έργου είναι αδύνατη.
