Όλες οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις έχουν κανονισμούς: ένα σύνολο κανόνων που διέπει τα θέματα όπως η αρμοδιότητα, τα καθήκοντα και η σύνθεση του μέλους, του διοικητικού συμβουλίου ή του διευθυντή, οι οργανωτικοί υπάλληλοι και τα καθήκοντά τους, η οικονομική διοίκηση και οι κανόνες για την πραγματοποίηση αλλαγών ή τροποποιήσεων. Οι νόμοι δεν είναι δημόσια έγγραφα και κανένα κυβερνητικό γραφείο δεν τις απαιτεί ούτε τις επιθεωρεί…Υπάρχουν ως θεμελιώδες πλαίσιο ή playbook που περιγράφει τον τρόπο λειτουργίας της οργάνωσης για να εγγυηθεί την ειλικρίνεια, τη διαφάνεια και την υπευθυνότητα.
Ειδοποιήστε όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή τους διευθυντές μιας προγραμματισμένης συνάντησης για να αντιμετωπίσετε τις αλλαγές του κανονισμού. Το ποσό της απαιτούμενης ειδοποίησης καθορίζεται συχνά στις ίδιες τις προδιαγραφές ενός οργανισμού. Παρέχετε αρκετά προηγμένη προειδοποίηση, ώστε κανείς να μην μπορεί να κατηγορήσει την οργάνωση ότι προσπαθεί να αποκλείσει τυχόν ειδικευμένα άτομα από τη συμμετοχή τους.
Μετρήστε τα παρόντα μέλη για να βεβαιωθείτε ότι έχετε "απαρτία" - τον ελάχιστο αριθμό μελών του διοικητικού συμβουλίου ή των διευθυντικών στελεχών που απαιτούνται για τη διεξαγωγή επίσημων εργασιών. Αυτός ο αριθμός είναι συνήθως απλώς μια πλειοψηφία των μελών του διοικητικού συμβουλίου ή των διευθυντών, και είναι και πάλι πιο συχνά διευκρινισμένος στο πλαίσιο των ίδιων των κανονισμών.
Διορίστε ένα μέλος για να λάβετε λεπτομερείς σημειώσεις της συνάντησης, εκτός εάν έχετε ήδη ορισμένο γραμματέα του διοικητικού συμβουλίου ως υπάλληλο της οργάνωσης.
Καλέστε τη σύσκεψη στην τάξη (συνήθως εκτελείται από τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου) και εισάγετε τις αλλαγές που θέλετε. Αφαιρέστε αρκετό χρόνο για το συμβούλιο να συζητήσει τις αλλαγές, να συζητήσει εναλλακτικές λύσεις και να θέσει ερωτήσεις σχετικά με τις προτεινόμενες αλλαγές στη ρύθμιση.
Ζητήστε μια ψηφοφορία σχετικά με τις προτεινόμενες αλλαγές (και πάλι, συνήθως εκτελείται από τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου), με τον Γραμματέα να σημειώνει το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας.
Εκτυπώστε τις τροποποιημένες πρόνοιες (εάν εγκριθούν οι προτεινόμενες αλλαγές) και τις διανείμετε στους διευθυντές ή στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου. Κρατήστε ένα επιπλέον αντίγραφο διαθέσιμο για δημόσια επιθεώρηση στην έδρα του οργανισμού σας ανά πάσα στιγμή.
