Ακόμα κι αν έχετε δουλέψει για λίγη ώρα, γνωρίζετε ότι η τήρηση λεπτομερών αρχείων, η αξιολόγηση των τρεχουσών πρακτικών αγορών, η αναζήτηση νέων σχέσεων προμηθευτών και η διασφάλιση της αποτελεσματικής σχεδίασης των συστημάτων σας είναι τα κλειδιά για ένα οργανωμένο τμήμα προμηθειών. Είτε έχετε μόλις εισέλθει για να μετατρέψετε ένα υπάρχον τμήμα από χαοτικό σε οργανωμένο, ή απλώς θέλετε να είστε σίγουροι ότι όλα κινούνται αποτελεσματικά με λίγες δυσλειτουργίες, αυτό το άρθρο μπορεί να σας δείξει προς τη σωστή κατεύθυνση.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστή
-
Λογισμικό
-
Αγορά εγγράφων
-
Εγχειρίδιο πολιτικής
-
Ελεγχόμενη λειτουργία αποθήκευσης / απογραφής
-
Σύστημα ασφαλείας (προαιρετικό)
Ξεκινήστε τον έλεγχο των αρχείων και των μεθόδων του τμήματος αγοράς για να αξιολογήσετε το τρέχον σύστημα. Παρακολουθήστε τα στοιχεία που παραγγέλλονται για υπαλλήλους ή τμήματα και ελέγξτε την απόδοση των εξουσιοδοτημένων προμηθευτών. Επισκεφθείτε τη διεύθυνση για να συζητήσετε τις προηγούμενες εμπειρίες αγοράς. Λάβετε σχόλια σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης των μεθόδων επεξεργασίας, παρακολούθησης και εκπλήρωσης του τμήματος.
Λάβετε την άδεια να σχεδιάσετε ένα νέο εγχειρίδιο πολιτικής για το Τμήμα Προμηθειών που βασίζεται σε ανατροφοδοτήσεις που λαμβάνονται από τους επικεφαλής τμήματος, αν δεν υπάρχει τρέχων οδηγός ή είναι εμφανές ότι η τρέχουσα έκδοση δεν λειτουργεί. Γράψτε, επεξεργαστείτε και κυκλοφορήστε τα σχέδια σε σχετικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Στείλτε αντίγραφα της δημοσίευσης στα διευθυντικά στελέχη, ώστε να έχουν σημείο αναφοράς για μελλοντικές αιτήσεις αγοράς.
Τα έγγραφα ελέγχου που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας για τη διεξαγωγή πράξεων αγοράς. Ελέγξτε τη γλώσσα της παραγγελίας αγοράς, επανεξετάστε την τεκμηρίωση και τα έντυπα υποβολής προσφορών της εταιρείας σας, αξιολογήστε το αίτημα κοινοτικής προσφοράς και άλλα έγγραφα. Κάνετε αλλαγές, εάν είναι απαραίτητο, για να αυξήσετε την ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα κατά την παράδοση των παραγγελθέντων αντικειμένων.
Ανασκόπηση και ανάλυση του αποθέματος της εταιρείας για αποθέματα που αποθηκεύονται επί του παρόντος ή εκτός του ιστότοπου. Επαληθεύστε όλα τα αποθέματα σε σχέση με τα υπάρχοντα έγγραφα. Σημαίνει υπερβολές και έλλειψη στοιχείων που βρίσκονται σε συνεχή ζήτηση, όπως τα αναλώσιμα γραφείου. Αξιολογήστε τον τρόπο απόρριψης και ανάκτησης των αγορών από τους παραλήπτες και τους συσκευαστές. Να βελτιωθεί ο τρόπος με τον οποίο αποθηκεύονται, ώστε να μειωθεί η αναποτελεσματικότητα.
Αξιολογήστε τις τρέχουσες εργασίες ραφιών, συλλογής και συσκευασίας - ειδικά εάν η δυσκολία έχει οδηγήσει σε κλοπή, δεν καταγράφονται τα αποθέματα και οι καθυστερήσεις στον εφοδιασμό των εργαζομένων εγκαίρως. Διερευνήστε τη σοφία της εγκατάστασης ενός συστήματος ασφαλείας, εάν δεν υπάρχει ήδη, να λειτουργήσει ως αποτρεπτικό παράγοντα κατά των αποθεμάτων.
Εγκαταστήστε ένα πρόγραμμα ποιοτικού ελέγχου, ώστε οι συλλέκτες, οι συσκευαστές, οι λογιστές και οι αγοραστές να λαμβάνουν ταυτόχρονα κρίσιμες πληροφορίες σχετικά με τις αποστολές προμηθειών. καθώς οι πληροφορίες σχετίζονται με παραγγελίες, απεργίες εργατικού δυναμικού, ελαττωματικά ή κατεστραμμένα αγαθά - απροσδόκητες περιστάσεις που μπορούν να επηρεάσουν την παραλαβή και εκταμίευση υλικών που προέρχονται από το τμήμα προμηθειών.
Παρακολουθήστε τις τάσεις της βιομηχανίας για να μάθετε νέες τεχνικές για την οργάνωση των αγορών των υπηρεσιών αγοράς. Σχεδιάστε μια αναφορά εξελίξεων, ώστε να μπορείτε να επικαιροποιήσετε μεθοδικά τη διαχείριση της κατάστασης των στοιχείων που τοποθετούν στην παραγγελία, ώστε να μην ξοδεύετε το ήμισυ της ημέρας σας απαντώντας στην ίδια ερώτηση: "Πότε μπορώ να περιμένω να βρω τα σημειωματάρια που διέταξα τον Ιούλιο?"
