Το τμήμα αγορών στις περισσότερες οργανώσεις είναι κρίσιμο, διότι αντιπροσωπεύει ένα μεγάλο ποσοστό των συνολικών δαπανών για ολόκληρο τον οργανισμό και επειδή διατηρεί την οργάνωση που παρέχει τα αγαθά και τις υπηρεσίες που χρειάζεται για να λειτουργήσει. Το κόστος των αναποτελεσματικών ή / και ελλιπών διαδικασιών μπορεί να είναι πολύ υψηλό, καθώς θα επηρεάσει ολόκληρο τον οργανισμό. Επίσης, η λειτουργία αγορών μπορεί να είναι ιδιαίτερα ευάλωτη στην απάτη, καθώς περιλαμβάνει εκταμιεύσεις μετρητών. Οι επιχειρησιακοί έλεγχοι του τμήματος προμηθειών μπορούν να βοηθήσουν στην εξάλειψη των αποβλήτων, της αναποτελεσματικότητας και της απάτης, προσδίδοντας έτσι αξία στην κατώτατη γραμμή του οργανισμού.
Υιοθετήστε μια προσέγγιση εκτίμησης κινδύνου στις λειτουργίες του τμήματος αγορών αντί να προσπαθήσετε να ελέγξετε όλες τις λειτουργίες σε ετήσια βάση. Προσδιορίστε τις λειτουργίες του τμήματος αγορών και αξιολογήστε τους κινδύνους που σχετίζονται με το καθένα. Η χρήση της εκτίμησης κινδύνου είναι ζωτικής σημασίας επειδή τοποθετεί τους περιορισμένους πόρους του εσωτερικού ελέγχου στις περιοχές όπου είναι περισσότερο αναγκαίες.
Αξιολογήστε τη δομή εσωτερικού ελέγχου του τμήματος αγορών. Χρησιμοποιήστε το ολοκληρωμένο πλαίσιο COSO για την αξιολόγηση. Αυτό το μοντέλο θα συμβάλει στην προσέγγιση των ελέγχων και θα συμβάλει στη συσχέτιση συγκεκριμένων ελέγχων με συγκεκριμένες επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Εκτελέστε ελέγχους των ελέγχων που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες υψηλού κινδύνου που υπόκεινται σε έλεγχο.Αποκτήστε ή προετοιμάστε τους χάρτες διαδικασίας των ελέγχων που ελέγχονται και εκτελέστε μια μετάβαση από κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία ελέγχου για να επαληθεύσετε τον τρόπο λειτουργίας τους. Επιλέξτε ένα δείγμα δεδομένων για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες που ελέγχονται και ελέγξτε τη συμμόρφωση με τους σχετικούς ελέγχους.
Αναλύστε τα αποτελέσματα των ελέγχων ελέγχου για να εντοπίσετε τυχόν αδυναμίες ή αστοχίες ελέγχου. Η διοίκηση θα πρέπει να έχει επίγνωση αυτών των καταστάσεων, ώστε να μπορούν να ληφθούν διορθωτικά μέτρα το συντομότερο δυνατό.
Εκτελέστε ουσιαστικές δοκιμές στα λεπτομερή στοιχεία για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες υπό έλεγχο. Αυτές οι δοκιμές πρέπει να περιλαμβάνουν αναλυτικές διαδικασίες καθώς και τεκμηρίωση πηγής δοκιμών. Δεδομένου ότι οι υπηρεσίες αγοράς που ξεκινούν εκταμιεύσεις σε μετρητά είναι μεγάλη ανησυχία, οι ελεγκτές θα πρέπει να αναζητήσουν δείκτες απάτης ή / και ανωμαλίες στα δεδομένα ως μέρος των αναλυτικών διαδικασιών.
Διεξάγετε μια συνδιάσκεψη εξόδου με τους διαχειριστές τμήματος αγορών. Δώστε μια λίστα με τα ευρήματα και τα θέματα που πρέπει να επιλυθούν και τις συστάσεις για τον τρόπο επίλυσής τους. Εάν διαπιστωθεί απάτη, θα πρέπει να αναφέρεται στην ανώτερη διοίκηση εκτός του τμήματος αγορών. Παρέχετε στους διαχειριστές του τμήματος προμηθειών την ευκαιρία να παρουσιάσουν πρόσθετες πληροφορίες ή / και αποδεικτικά στοιχεία που ενδέχεται να αλλάξουν τα αποτελέσματα του ελέγχου και να παράσχουν ένα σχέδιο διορθωτικών ενεργειών για την επίλυση των υπόλοιπων διαπιστώσεων και ζητημάτων ελέγχου.
Γράψτε την έκθεση ελέγχου στο κατάλληλο επίπεδο διοίκησης ή / και στο διοικητικό συμβούλιο. Συμπεριλάβετε το σχέδιο διορθωτικών ενεργειών από τους διαχειριστές του τμήματος αγοράς στην έκθεση.
