Όταν επιφορτιστεί με το στόχο της διοργάνωσης μιας διοικητικής υπηρεσίας, είναι καλύτερο να επικεντρωθούμε στους πιο αποτελεσματικούς τρόπους βελτίωσης της αποδοτικότητας, ελαχιστοποίησης των αποβλήτων και μεγιστοποίησης των ατομικών ταλέντων των μελών του διοικητικού προσωπικού. Ενώ ορισμένες διαδικασίες θα ποικίλουν ανάλογα με τις ανάγκες της ανώτατης διοίκησης και το μέγεθος του γραφείου σας, μπορείτε να εφαρμόσετε βασικές τεχνικές για να έχετε πιο ομαλή λειτουργία και αποτελεσματικότερο γραφείο.
Αυξήστε την αποδοτικότητα. Εφαρμόστε μια επίκεντρο των επιδόσεων στις δραστηριότητες. Οργανώστε καθημερινές και εβδομαδιαίες εργασίες με έμφαση στην υψηλή απόδοση παρά στην ολοκλήρωση μακρών λιστών εργασιών.
Δομήστε και ολοκληρώστε τις σημαντικότερες διοικητικές δραστηριότητες του γραφείου σας μεταξύ των ανώτερων στελεχών. Κατεβάστε το ανώτερο προσωπικό με τις εκθέσεις διαχείρισης δαπανών και προσφέρετε διοικητική υποστήριξη σε ένα ή περισσότερα μέλη της διοίκησης και όχι σε ολόκληρο το γραφείο.
Αναθέτουν διοικητικά καθήκοντα, όπως το άνοιγμα αλληλογραφίας, η απάντηση στα τηλέφωνα και η δακτυλογράφηση, στο διοικητικό προσωπικό εισόδου, συμπεριλαμβανομένων των διοικητικών βοηθών, των γραμματέων και των ασκούμενων.
Δραστηριοποιήστε δραστηριότητες που δεν ωφελούν ολόκληρο τον οργανισμό.Αποφύγετε δραστηριότητες που δεν ταιριάζουν με τους στόχους που έχουν τεθεί από το προσωπικό ανώτατης διοίκησης. Για παράδειγμα, απενεργοποιήστε την πρακτική του προγραμματισμού προσωπικών μετακινήσεων τελευταίας στιγμής ή μεταβιβάσετε το καθήκον σε ένα υπάλληλο χαμηλότερου επιπέδου που μπορεί να παραλάβει και να αποβάλει εργασίες χωρίς να επηρεάσει δυσμενώς τη ροή εργασίας.
Εφαρμογή της επιθυμίας της διοίκησης για αλλαγή. Συχνά, η μείωση του μεγέθους είναι απαραίτητη συνιστώσα για την αλλαγή σε ένα διοικητικό γραφείο, ειδικά εάν μια διοικητική υπηρεσία δεν εργάζεται συνεκτικά προς όφελος ολόκληρου του οργανισμού. Ένα παράδειγμα γραφείου γεμάτο από εκτελεστικούς βοηθούς που εργάζονται ξεχωριστά για την κάλυψη των αναγκών του ανώτατου στελέχους της διοίκησης ανεξαρτήτως οργανωτικών αναγκών.
2016 Πληροφορίες για τους μισθούς των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών
Οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν μέσο ετήσιο μισθό ύψους 38.730 δολαρίων το 2016, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικής Εργασίας των ΗΠΑ. Στο χαμηλό τέλος, οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί κέρδισαν 25ο εκατοστημόριο μισθό 30.500 δολαρίων, δηλαδή 75 τοις εκατό κέρδισαν περισσότερο από αυτό το ποσό. Ο μισθός του 75ου εκατοστημορίου είναι $ 48.680, δηλαδή 25% κερδίζουν περισσότερα. Το 2016, 3.990.400 άτομα απασχολήθηκαν στις Η.Π.Α. ως γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί.
