Οι πολιτικές και οι διαδικασίες είναι απαιτήσεις για τους περισσότερους οργανισμούς. Πολλοί πρέπει να γράψουν αυτούς τους τύπους εγγράφων επειδή πρέπει να συμμορφώνονται με κανονισμούς, όπως ο Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης (ISO). Το ISO είναι μια οικογένεια προτύπων που επικεντρώνεται στη βελτίωση της διασφάλισης της ποιότητας. Ένα από τα πιο κοινά παραδείγματα πολιτικών και διαδικασιών που γράφουν οι οργανισμοί είναι η Τυπική Λειτουργική Διαδικασία (SOP).
Πολιτικές
Οι πολιτικές ορίζουν τους κανόνες που θα εφαρμόσει η εταιρεία σε ολόκληρο τον οργανισμό ή το τμήμα. Για παράδειγμα, η εταιρεία έχει μια πολιτική σχετικά με τους κωδικούς πρόσβασης. Μπορεί να δηλώνει ότι οι υπάλληλοι πρέπει να αλλάζουν κωδικούς πρόσβασης κάθε 60 ημέρες. Η πολιτική μπορεί επίσης να δηλώσει ότι το σύστημα θα ειδοποιήσει τους υπαλλήλους 14 ημέρες νωρίτερα ότι οι κωδικοί τους λήγουν. Οι πολιτικές πρέπει να είναι σαφείς, συνοπτικές και συνεπείς. Οι πολιτικές θα έχουν επίσης ακρωνύμια σε αυτά. Ο συγγραφέας πρέπει να τους εξηγεί την πρώτη φορά που χρησιμοποιούνται και στη συνέχεια να χρησιμοποιεί τα ακρωνύμια σε όλες τις υπόλοιπες πολιτικές.
Διαδικασίες
Οι διαδικασίες εφαρμόζουν πολιτικές. Οι διαδικασίες παρέχουν λεπτομερείς πληροφορίες, όπως οδηγίες βήμα προς βήμα σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης εργασιών. Ένα παράδειγμα μιας διαδικασίας θα είναι ο τρόπος δημιουργίας νέων λογαριασμών δικτύου. Το πρώτο βήμα μπορεί να περιλαμβάνει τον διαχειριστή που πρέπει να συμπληρώσει ένα έντυπο για τη νέα του μίσθωση. Το έντυπο μπορεί να απαιτεί από τον διαχειριστή να παρέχει πληροφορίες, όπως το πλήρες όνομα του νέου μισθωτή, τον τίτλο εργασίας και το τμήμα στο οποίο θα λειτουργήσει η νέα μίσθωση. Στη συνέχεια ο διαχειριστής υποβάλλει το έντυπο στο τμήμα πληροφορικής. Ο διαχειριστής δικτύου θα έχει στη συνέχεια διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσει. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη δημιουργία ενός λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δικτύου και τη δημιουργία ενός σήματος ασφαλείας. Οι διαδικασίες πρέπει να είναι εύκολο να ακολουθηθούν. Είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι οι διαδικασίες αλλάζουν σε μια χρονική περίοδο. Ως εκ τούτου, η εταιρεία θα πρέπει να τους εξετάζει τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Πρέπει να ορίσει ένα άτομο για να ενημερώσει τις διαδικασίες. Όπως και οι πολιτικές, οι διαδικασίες πρέπει να είναι συνεπείς, συνοπτικές και ακριβείς.
ΔΟΛΩΜΑ
Το SOP σημαίνει τυπική διαδικασία λειτουργίας. Αυτός ο τύπος εγγράφου περιγράφει τι κάνει ο οργανισμός και οι υπηρεσίες του. Επιπλέον, εξηγεί τους ρόλους και τις ευθύνες των εργαζομένων. Στη συνέχεια, η SOP θα περιλαμβάνει συνήθως πολιτικές και διαδικασίες για κάθε τμήμα. Για παράδειγμα, η πολιτική θα καλύπτει τους κανόνες αγοράς υλικού. Στη συνέχεια, η διαδικασία θα παρέχει οδηγίες βήμα προς βήμα σχετικά με τον τρόπο αγοράς υλικού. Παρόλο που η SOP αποτελείται κυρίως από κείμενο, καλό θα πρέπει να είναι τα οργανωτικά διαγράμματα, τα διαγράμματα, τα διαγράμματα ροής και η ροή εργασίας.
