Όταν απαιτείται να γράψετε μια επαγγελματική αναφορά, μπορείτε ίσως να συγχέεται με τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριληφθούν. Η επιχειρησιακή γραφή, ειδικά για αναφορές, έχει συχνά μορφή και στυλ που πρέπει να ακολουθηθούν. Όταν είστε εξοικειωμένοι με το γράψιμο με τη μορφή και το στυλ που απαιτούνται για επαγγελματικές αναφορές, θα πρέπει να είστε σε θέση να γράψετε μια έκθεση γρήγορα και εύκολα.
Ελέγξτε το στυλ γραφής των αναφορών. Σε αντίθεση με την αφήγηση ή το γράψιμο δοκίμιου, η σύνταξη αναφορών είναι εξαιρετικά αποδοτική. Οποιεσδήποτε περιττές λέξεις πρέπει να αφαιρεθούν και η γλώσσα είναι απλή και άμεση. Χρησιμοποιήστε ενεργή φωνή και αποφύγετε περιττές πληροφορίες.
Προσθέστε τα στοιχεία σφαιρών όποτε μπορείτε. Αντί να εξηγεί κάτι σε μορφή φράσης, μια αναφορά θα την εξηγήσει με μια λίστα κουκκίδων. Για παράδειγμα, τα χαρακτηριστικά ενός επιχειρηματικού έργου δεν θα γράφονται σε μορφή παραγράφου, αλλά θα αναφέρονται με κουκκίδες.
Διαχωρίστε τις παραγράφους έτσι ώστε ο καθένας να έχει μόνο λίγες γραμμές. Η σύνταξη αναφορών δεν περιλαμβάνει μακρές παραγράφους.
Αποφύγετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες που το κοινό σας γνωρίζει ήδη. Με ένα δοκίμιο, υποθέτετε συχνά ότι ο αναγνώστης δεν γνωρίζει τίποτα για το θέμα. Κατά τη σύνταξη μιας αναφοράς, διαγράψτε όλες τις πληροφορίες που το κοινό σας γνωρίζει ήδη. Για παράδειγμα, αν γράφετε μια αναφορά σχετικά με μια νέα πολιτική επιχείρησης για το διοικητικό προσωπικό, μην συμπεριλάβετε γενικές πληροφορίες για την εταιρεία σας, τις οποίες θα γνωρίζουν ήδη οι διαχειριστές. Ωστόσο, οι πληροφορίες αυτές θα μπορούσαν να συμπεριληφθούν εάν η έκθεση αφορά μια ομάδα νέων υπαλλήλων.
Συμπεριλάβετε συμπληρωματικά υλικά με την αναφορά της επιχείρησης. Τα πράγματα όπως γραφήματα, γραφήματα, φωτογραφίες, πίνακες, διαγράμματα και άλλα οπτικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να βελτιώσουν την αναφορά και να καταστήσουν το νόημα σαφέστερο.
Τοποθετήστε τις επικεφαλίδες σε ολόκληρη την αναφορά για να διευκολύνετε την ανάγνωση των διαφόρων τμημάτων για τον αναγνώστη.
