Ο συντονισμός του έργου αναφέρεται γενικά στον προγραμματισμό και τη διαχείριση πολλαπλών εργασιών ταυτόχρονα. Ο συντονισμός είναι απαραίτητος για μια επιχείρηση που ασχολείται με δύο ή περισσότερα σχετικά έργα. Τα έργα ποικίλλουν με βάση τους επιχειρηματικούς στόχους, αλλά μπορεί να περιλαμβάνουν την προώθηση ενός νέου προϊόντος ή την επέκταση των υπηρεσιών σε νέους τομείς. Ένας συντονιστής έργου έχει συχνά διαφορετικούς ρόλους και ευθύνες, ανάλογα με τη βιομηχανία, το μέγεθος των επιχειρήσεων και το στόχο του έργου. Για παράδειγμα, οι εταιρείες θα μπορούσαν να ορίσουν ξεχωριστούς συντονιστές έργων για να χειριστούν εσωτερικές και διεθνείς υποθέσεις. ενώ οι μικρές επιχειρήσεις ενδέχεται να φέρουν τα βασικά καθήκοντα συντονισμού των έργων σε ρόλο διαχείρισης. Οι συντονιστές των έργων μπορούν να υπηρετούν ως υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων ή βοηθοί για να διευθύνουν τους διευθυντές.
Βασικά
Το πεδίο εφαρμογής του έργου (π.χ. ενσωμάτωση έργων με διαφορετικές ομάδες ή εξέταση εναλλακτικών επιλογών) και χρονικό πλαίσιο (τόσο βραχυπρόθεσμη όσο και συνολική προθεσμία) αντιπροσωπεύουν βασικά χαρακτηριστικά - ειδικά επειδή ο επιτυχής συντονισμός απαιτεί μακροπρόθεσμο σχεδιασμό σε συνδυασμό με την ομαλή εκτέλεση. Για παράδειγμα, αν η επιχείρησή σας σκοπεύει να ανοίξει μια νέα τοποθεσία, πρέπει να προβλέψετε με ακρίβεια πόσο χρόνο θα χρειαστεί για την κατασκευή ενός καταστήματος, την απόκτηση των απαραίτητων αδειών, την αγορά επίπλων ή εξοπλισμού, καθώς και τη μίσθωση και κατάρτιση επαρκούς προσωπικού. Έτσι, η καθυστέρηση στη λήψη βασικών προμηθειών μπορεί να επηρεάσει ένα ολόκληρο έργο, όπως με την προσθήκη επιπλέον κόστους του έργου.
Υπαλλήλους
Προκειμένου να διατηρηθεί η αποτελεσματικότητα, εξετάστε το ενδεχόμενο να ορίσετε ένα άτομο ή μια ομάδα ανθρώπων για να εργαστείτε ως συντονιστές έργων. Οι συντονιστές των έργων πρέπει να διαθέτουν ισχυρές δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων, προκειμένου να προβλέπουν και να αντιμετωπίζουν απρόσμενες καθυστερήσεις ή καταστάσεις. Επιπλέον, θα πρέπει να είναι σε θέση να αλληλεπιδρούν και να διαπραγματεύονται με διαφορετικούς τύπους ανθρώπων. Εάν ένα έργο συνεπάγεται τη συνεργασία με μια επιχείρηση στο Μεξικό, τότε οι συντονιστές πρέπει να συνειδητοποιήσουν ότι τα επιχειρηματικά έθιμα διαφέρουν στο Μεξικό από τις Ηνωμένες Πολιτείες. Αν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε έναν ανεξάρτητο ρόλο συντονιστή έργου, τότε προσαρμόστε τα καθήκοντα του συντονιστή του έργου για να σας εξυπηρετήσει ως βοηθός εκτελεστικής ομάδας. Για παράδειγμα, ένας βοηθός του έργου θα μπορούσε να προγραμματίσει συναντήσεις, να προετοιμάσει ημερήσια διάταξη και να αξιολογήσει την πρόοδο με το γενικό στόχο της υποστήριξης της αποτελεσματικότητας του έργου.
Λογισμικό
Ενσωματώστε προγράμματα λογισμικού για να αυξήσετε την αποδοτικότητα, όπως για να διατηρήσετε τα αρχεία έργων και να διαχειριστείτε τις βασικές πληροφορίες. Για ορισμένα έργα, υπολογιστικά φύλλα, γραφήματα ή διαγράμματα τοίχων λειτουργούν αποτελεσματικά. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε προγράμματα όπως το Microsoft Excel ή Project, ή ακόμα και να αναπτύξετε ιδιόκτητο λογισμικό. Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρόγραμμα για να εστιάσετε σε μια σημαντική πτυχή, όπως το συνολικό κόστος του έργου ή τα θέματα ελέγχου της ποιότητας. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες έργου παραμένουν εύκολα προσβάσιμες σε βασικούς συμμετέχοντες.
Σκέψεις
Ορισμένα σχέδια περιλαμβάνουν άτομα από διαφορετικούς οργανισμούς ή επιχειρήσεις που συνεργάζονται για να επιτύχουν παρόμοιο στόχο. Να αναλύει συνεχώς τους κινδύνους του έργου, όπως εάν ένα μέλος της ομάδας δεν είναι σε θέση να λάβει άδεια ή να παραδώσει εγκαίρως προμήθειες. Ο συντονισμός του έργου πρέπει να περιλαμβάνει σχέδια έκτακτης ανάγκης τα οποία μπορούν να εφαρμοστούν γρήγορα εάν χρειαστεί.
Διαχείριση
Τα στάδια συντονισμού του έργου περιλαμβάνουν συνήθως τη δημιουργία ενός γενικού στόχου, τον προγραμματισμό βασικών καθηκόντων, καθώς και την εκτέλεση και τον έλεγχο του έργου. Αναπτύξτε μια ανάλυση SWOT (ισχυρές, αδυναμίες, ευκαιρίες, απειλές) ή STEP (κοινωνική, τεχνολογική, οικονομική και πολιτική) σε διάφορα στάδια για να αξιολογήσετε την πρόοδο του έργου.
