Οι εταιρείες διατηρούν συστήματα απογραφής χρησιμοποιώντας είτε περιοδικά είτε διαρκή συστήματα απογραφής. Το σύστημα διαρκούς απογραφής διατηρεί μια ισορροπία απογραφής σε πραγματικό χρόνο. Το σύστημα περιοδικών αποθεμάτων επικαιροποιεί μόνο το υπόλοιπο του αποθέματος όταν λαμβάνεται ένας φυσικός αριθμός. Τα συστήματα διαρκούς απογραφής απαιτούν την πραγματοποίηση ενός ετήσιου αριθμού φυσικών απογραφών, ενώ ένα σύστημα περιοδικών απογραφών πραγματοποιεί συχνότερες απογραφές φυσικών αποθεμάτων. Και για τα δύο συστήματα, η διαφορά μεταξύ του αριθμού φυσικών αποθεμάτων και της ποσότητας που αναφέρεται στο σύστημα απογραφής ρυθμίζεται μέσω προσαρμογής αποθέματος.
Φυσική απογραφή
Οι προσαρμογές αποθέματος απαιτούν την πραγματοποίηση ενός πραγματικού αριθμού απογραφών ώστε ο λογιστής να μπορεί να το συγκρίνει με το υπόλοιπο απογραφής που καταγράφεται στο σύστημα. Όλη η δραστηριότητα πρέπει να σταματήσει κατά τη διάρκεια της καταμέτρησης του φυσικού αποθέματος για να διατηρηθεί η ακεραιότητα της καταμέτρησης. Οι υπάλληλοι της εταιρείας υπολογίζουν και καταγράφουν με μη αυτόματο τρόπο κάθε μονάδα που περιέχεται στην αποθήκη κατά τη διάρκεια της φυσικής απογραφής.
Περιοδικές προσαρμογές αποθέματος
Στο πλαίσιο του περιοδικού συστήματος απογραφής, ο ιδιοκτήτης επιχείρησης καταγράφει μια μεταβολή αποθέματος όταν μετράει φυσικά το απόθεμα. Συγκρίνει το τρέχον υπόλοιπο καταγραφής αποθεμάτων με τον αριθμό των απογραφών που μόλις έφτιαξε. Η διαφορά καταγράφεται ως προσαρμογή αποθέματος. Η εγγραφή για την προσαρμογή απογραφής περιλαμβάνει μια χρέωση για το Κόστος Πωληθέντων Αγαθών, μια πίστωση για τις Αγορές και είτε μια χρέωση ή μια πίστωση προς Απογραφή. Ο ιδιοκτήτης καθορίζει το ποσό των αγορών με βάση τη συσσώρευση αγορών που πραγματοποιήθηκαν καθ 'όλη τη διάρκεια του μήνα. Το ποσό αποθέματος υπολογίζεται με βάση τη διαφορά μεταξύ του αριθμού φυσικών απογραφών και του υπολοίπου αποθέματος στο σύστημα. Εάν το ποσό αποθέματος αντιπροσωπεύει αύξηση του υπολοίπου αποθέματος, ο λογαριασμός χρεώνεται. Εάν το ποσό αποθέματος αντιπροσωπεύει μείωση, ο λογαριασμός πιστώνεται. Το ποσό του ποσού του πωληθέντος κόστους καθορίζεται με τον υπολογισμό του αριθμού που απαιτείται για την ισορροπία της καταχώρησης.
Διαρκείς προσαρμογές αποθεμάτων
Σε ένα σύστημα διαρκούς απογραφής, οι συναλλαγές αγορών και πωλήσεων επηρεάζουν το υπόλοιπο του αποθέματος κατά τη στιγμή της συναλλαγής. Ο καταληκτικός απολογισμός που καταγράφεται σε ένα σύστημα διαρκούς απογραφής θεωρητικά θα πρέπει να ταιριάζει με τον πραγματικό αριθμό απογραφών. Ο λογιστής συγκρίνει το πραγματικό απόθεμα με το υπόλοιπο του συστήματος απογραφής. Ο λογιστής καταγράφει την απόκλιση ως προσαρμογή αποθέματος. Το ποσό της απόκλισης χρεώνεται στο κόστος εμπορεύματος που πωλείται με το άλλο τμήμα του αποθέματος φόρτωσης εισόδου. Εάν ο αριθμός των φυσικών απογραφών παρουσιάζει υψηλότερο υπόλοιπο από το σύστημα απογραφής, ο λογιστής χρεώνει τα αποθέματα και τις πιστώσεις Κόστος πωληθέντων. Εάν ο αριθμός των φυσικών απογραφών παρουσιάζει μικρότερη ισορροπία από το σύστημα απογραφής, ο λογιστής χρεώνει το κόστος πώλησης εμπορευμάτων και αποθεμάτων πιστώσεων.
Ανάλυση Αποθέματος
Ορισμένες προσαρμογές αποθέματος εμφανίζονται ως αποτέλεσμα της κανονικής επιχειρηματικής δραστηριότητας, όπως η αλλοίωση των αποθεμάτων ή τα λάθη εισαγωγής δεδομένων. Ο λογιστής πρέπει να αναλύσει μεγάλες προσαρμογές αποθέματος για να καθορίσει γιατί συμβαίνουν οι μεγάλες προσαρμογές. Τα συχνά σφάλματα στην καταχώριση δεδομένων απαιτούν αναπροσαρμογές ή αναδιαρθρώσεις. Οι μεγάλες ανεξήγητες προσαρμογές αποθεμάτων μπορεί να είναι αποτέλεσμα κλοπής, γεγονός που υποδηλώνει ότι η ασφάλεια πρέπει να αυξηθεί.
