Τα εγχειρίδια διαδικασιών παρέχουν οδηγίες και οδηγίες για την καθημερινή λειτουργία ενός επιχειρηματικού εγχειρήματος. Τα εγχειρίδια διαδικασιών είναι απαραίτητα για τη διασφάλιση της συνοχής και της ποιότητας στα προϊόντα και τις υπηρεσίες. Κάθε επιχειρηματικό ενδιαφέρον από τον ενιαίο επιχειρηματία σε μικρές επιχειρήσεις ή μεγάλες επιχειρήσεις θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα εγχειρίδιο διαδικασιών για κάθε μέλος του προσωπικού ως μέρος της γραπτής περιγραφής της εργασίας. Τα εγχειρίδια διαδικασιών παρέχουν επίσης μια γραπτή απάντηση για απρόβλεπτα ή λύσεις για κοινά προβλήματα. Οι λύσεις διασφαλίζουν ότι τα κοινά προβλήματα έχουν την ίδια απάντηση κάθε φορά.
Λύσεις και ειδικές οδηγίες
Τα εγχειρίδια διαδικασιών που σχετίζονται με τις απαιτήσεις απόδοσης του μέλους του προσωπικού εξασφαλίζουν ότι εάν και όταν προσληφθεί νέο μέλος του προσωπικού, η απόδοση της εργασίας θα είναι ακριβώς η ίδια. Όταν τα μέλη του προσωπικού απουσιάζουν λόγω ασθένειας ή διακοπών, ο εργαζόμενος που αναλαμβάνει τη θέση θα είναι σε θέση να εκτελέσει σύμφωνα με την πολιτική, χρησιμοποιώντας το εγχειρίδιο διαδικασιών.
Γρήγορη αναφορά
Τα εγχειρίδια διαδικασιών παρέχουν μια γρήγορη αναφορά όταν υπάρχει μια ερώτηση ή ένα πρόβλημα. Η ανάπτυξη ενός εγχειριδίου διαδικασιών για κάθε θέση, προϊόν ή υπηρεσία που διαθέτει προσωπικό παρέχει την απαραίτητη συνοχή και αντικαθιστά το λόγο από στόμα σε στόμα, το οποίο είναι σταθερά αναξιόπιστο. Οι αναθεωρήσεις στο εγχειρίδιο διαδικασιών διεξάγονται γενικά κάθε φορά που μια νέα θέση, προϊόν ή υπηρεσία εισάγεται στον οργανισμό. Κάθε εγχειρίδιο διαδικασιών περιλαμβάνει έναν πίνακα περιεχομένων, ένα γλωσσάριο όρων και αντίγραφα των εντύπων που χρησιμοποιούνται για την εκτέλεση μιας εργασίας.
Δημιουργία εγχειριδίου διαδικασιών
Χωρίς τεκμηριωμένες λύσεις, οδηγίες και οδηγίες δεν θα υπήρχε ομοιομορφία στις επιχειρήσεις. Η καλύτερη παρουσίαση για ένα εγχειρίδιο διαδικασιών είναι ένας συνδετήρας, συνήθως ένας με τρεις δακτυλίους. Τα εγχειρίδια διαδικασιών τείνουν να περιέχουν τουλάχιστον 100 σελίδες. Εικονογραφήσεις για το εγχειρίδιο μπορούν να δημιουργηθούν με μια ψηφιακή φωτογραφική μηχανή. Οι διευθυντές επιχειρήσεων καθορίζουν τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριληφθούν στο εγχειρίδιο διαδικασιών, αναπτύσσοντας ένα περίγραμμα και ζητώντας πληροφορίες από κάθε άτομο στο τμήμα που θα επηρεάσει το εγχειρίδιο διαδικασιών. Οι υπάλληλοι συγκεκριμένων τμημάτων έχουν γνώση των προβλημάτων και των ζητημάτων που συνήθως συμβαίνουν σε αυτό το τμήμα.
Συμβουλή ειδικού
Οι διαχειριστές που δημιουργούν ένα εγχειρίδιο διαδικασιών ζητούν επίσης καθοδήγηση από εμπειρογνώμονες που έχουν αποδεδειγμένη εμπειρία που παρέχει λύσεις και αναπτύσσει διαδικασίες και πολιτικές. Μια ομάδα επαγγελματιών, κάθε μία με συγκεκριμένη αποστολή, εγγράφως γράφει τις πολιτικές και τις διαδικασίες μιας επιχειρηματικής οργάνωσης για το εγχειρίδιο. Κάθε διαδικασία στο εγχειρίδιο διαδικασιών θα πρέπει να επιλυθεί πριν συμπεριληφθεί στο εγχειρίδιο διαδικασιών. Η εργασία μέσα από κάθε διαδικασία επιτρέπει στην ομάδα την ευκαιρία να δει πόσο αποτελεσματική είναι η προτεινόμενη λύση.
Γραφικά σε εγχειρίδιο διαδικασιών
Οι φωτογραφίες περιλαμβάνονται στα εγχειρίδια διαδικασιών, ειδικά εάν απαιτούνται πολλαπλά βήματα για την εκτέλεση μιας εργασίας. Οι άνθρωποι συχνά ανταποκρίνονται καλύτερα σε γραπτές οδηγίες ή οδηγίες που υποστηρίζονται από εικόνες ή εικονογραφήσεις.
