Οι εταιρείες χρησιμοποιούν εγχειρίδια διαδικασιών διοίκησης γραφείου για να εκπαιδεύσουν τους εργαζόμενους, να δημιουργήσουν ή να αγοράσουν λογισμικό και να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα στο γραφείο. Το λογισμικό αποτελεί ένα μεγάλο μέρος των λειτουργιών γραφείου και απαιτεί διαδικασίες για τον ορισμό λειτουργιών υπολογιστών όπως η ασφάλεια, η δημιουργία βάσεων δεδομένων και η πρόσβαση, το πρωτόκολλο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η προστασία από ιούς. Το εγχειρίδιο διαδικασιών θα περιλαμβάνει συχνά διαγράμματα ροής που βοηθούν στη δημιουργία ή την αγορά λογισμικού που ικανοποιεί τις ανάγκες του γραφείου σας.
Οι διαχειριστές του γραφείου είναι υπεύθυνοι για την επεξεργασία και τη διαχείριση αρχείων και εγγράφων. προετοιμασία συνεδριάσεων, διασκέψεων και ειδικών εκδηλώσεων · πραγματοποιώντας ρυθμίσεις ταξιδιού. και την επικοινωνία με τους πελάτες, τη διοίκηση, τους προμηθευτές και το προσωπικό. Ένα αποτελεσματικό εγχειρίδιο διαδικασιών περιγράφει τις πρακτικές των γραφείων με σαφήνεια και με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Ένας νέος υπάλληλος θα πρέπει να μπορεί να ανατρέξει στο εγχειρίδιο για πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες γραφείου.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Σύνδεσμος 3-δακτυλίων
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
Πώς να γράψετε διαχειριστικές διαδικασίες του Office
Προσδιορίστε τις διαδικασίες
Το εγχειρίδιο διαδικασίας διαχείρισης γραφείου θα αποτελείται από διάφορες διαδικασίες. Ξεκινήστε με το υψηλότερο επίπεδο, τις πιο γενικές διαδικασίες και επεξεργαστείτε τα πιο λεπτομερή. Πρέπει να υπάρχει ένα διάγραμμα ροής υψηλού επιπέδου που να υποδεικνύει τον τρόπο με τον οποίο κάθε διαδικασία ταιριάζει σε αυτή την κατηγορία. Τα flowcharts διευκολύνουν την εκπαίδευση νέων υπαλλήλων καθώς είναι μια γραφική απεικόνιση της ροής εργασίας τους. Το παρακάτω παράδειγμα είναι μια απλή απεικόνιση ορισμένων διαδικασιών γραφείου.
1. Εγγραφές Γραφείου
1.1 Αγορά προμηθειών 1.2 Υποβολή 1.3 Χειρισμός αλληλογραφίας 1.4 Προγραμματισμός
1.3 Χειρισμός αλληλογραφίας
1.3.3 Λήψη αλληλογραφίας -> 1.3.4 Ταξινόμηση αλληλογραφίας -> Απαιτείται άμεση ανταπόκριση; -> Ναι -> Σημειώστε ως επείγουσα -> Παράδοση όχι -> Μη σημειώστε -> Παράδοση
Κατά τη σύνταξη του εγχειριδίου, παρέχετε γραπτές λεπτομέρειες για κάθε υποκεφάλαιο. Για παράδειγμα:
1.3.3 Λήψη αλληλογραφίας Η αλληλογραφία ταξινομείται στην αίθουσα αποστολής και παραδίδεται σε κάθε αποθήκη ταχυδρομείου του τμήματος μέχρι τις 10 π.μ. Ο βοηθός του γραφείου συλλέγει το μήνυμα, το ταξινομεί (βλ. 1.3.4) και καθορίζει αν η αλληλογραφία απαιτεί άμεση ανταπόκριση (βλ. 1.3.5).
Συλλέξτε Πληροφορίες Διαδικασίας
Αυτό είναι το πιο σημαντικό βήμα στη διαδικασία γραφής και θα απαιτήσει τον περισσότερο χρόνο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει τη διαδικασία που περιγράφετε και το πεδίο εφαρμογής του έργου. Κατανοήστε το κοινό για αυτή τη διαδικασία και πώς ταιριάζει σε διαδικασίες υψηλότερου επιπέδου. Ποιοι είναι οι προμηθευτές της διαδικασίας; Ποιοι είναι οι ιδιοκτήτες και οι ειδικοί του αντικειμένου; Ποιοι είναι οι πελάτες; Όταν έχετε σαφή κατανόηση των παραπάνω, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Γράψτε μια σειρά από ερωτήσεις συνέντευξης. Τι είναι αυτό που πρέπει να ξέρετε για να γράψετε μια λεπτομερή διαδικασία;
- Διεξάγετε τις συνεντεύξεις και τεκμηριώνετε τα αποτελέσματα.
- Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής που απεικονίζει την είσοδο στη διαδικασία, τα βήματα εργασιών και την έξοδο.
- Ελέγξτε τα διαγράμματα ροής που έχετε δημιουργήσει με τους ιδιοκτήτες διεργασιών για ακρίβεια.
Γράψτε ένα σχέδιο εγχειριδίου
Επιλέξτε μια μορφή για το εγχειρίδιο και βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση συμφωνεί με αυτή τη μορφή. Περιγράψτε ολόκληρο το εγχειρίδιο. Δεν θέλετε να ξαναγράψετε το εγχειρίδιο επειδή δεν υπάρχει συμφωνία σχετικά με τη μορφή ή το περιεχόμενο. Χρησιμοποιήστε έναν συνδετήρα 3 δακτυλίων έτσι ώστε οι αλλαγές και οι ενημερώσεις να γίνονται εύκολα. Συμπεριλάβετε τα ακόλουθα για κάθε τεκμηριωμένη διαδικασία:
- Τίτλος
- Εισαγωγή
- ΣΦΑΙΡΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ
- Ημερομηνία αναθεώρησης
- Κάτοχος διαδικασίας - Χρησιμοποιήστε τους τίτλους ανάλογα με την περίπτωση και αποφύγετε τη χρήση προσωπικών ονομάτων
- Διάγραμμα ροής με περιγραφές βήμα προς βήμα
- Ορισμοί
- Υλικά ή λογισμικό που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία
- Εικονογραφήσεις, πίνακες, διαγράμματα και γραφικά ανάλογα με την περίπτωση
Αναθεώρηση και επεξεργασία
Ελέγξτε το εγχειρίδιο από την υπεύθυνη ομάδα διαχείρισης, τον κάτοχο της διαδικασίας και τον πελάτη της διαδικασίας. Αν ο πελάτης είναι εκτός της οργάνωσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε την έγκριση της διαχείρισης πριν ζητήσετε την επανεξέταση.
Μπορεί να θέλετε κάποιος άλλος από τον συγγραφέα να περάσει από κάθε βήμα της διαδικασίας για να ελέγξει την ακρίβεια και την πληρότητά του. Εάν υπάρχουν νομικοί περιορισμοί, βεβαιωθείτε ότι η εσωτερική σας νομική οργάνωση εξετάζει το εγχειρίδιο συμμόρφωσης.
Αναλύστε και διορθώστε τυχόν ελλείψεις που εντοπίστηκαν κατά τη διαδικασία εξέτασης και γράψτε την τελική έκδοση. Αποκτήστε τις τελικές υπογραφές έγκρισης στο κατάλληλο επίπεδο πριν δημοσιεύσετε το έγγραφο.
Ορίστε έναν μόνο κάτοχο του εγχειριδίου ο οποίος είναι υπεύθυνος για την τεκμηρίωση ενημερώσεων.
