Μία από τις κοινές μορφές επικοινωνίας στον τομέα των επιχειρήσεων και της επιστήμης είναι η σύνταξη έκθεσης. Η σύνταξη επιχειρησιακών και τεχνικών εκθέσεων απαιτεί γραπτές και οργανωτικές δεξιότητες, ερευνητικές δυνατότητες και ικανότητα ερμηνείας δεδομένων και παρουσίασή τους με τρόπο που οι ειδικοί μπορούν να εκτιμήσουν ακόμα ένας λαϊκός μπορεί να καταλάβει. Οι επιχειρηματικές και τεχνικές εκθέσεις έχουν πολλά από τα ίδια στοιχεία, επομένως, η κύρια διαφορά μεταξύ των επιχειρηματικών εκθέσεων και των τεχνικών εκθέσεων είναι γενικά το θέμα.
Προσδιορίστε το κοινό σας και πώς θα διαδοθούν οι επιχειρηματικές και τεχνικές σας πληροφορίες. Είτε γράφετε για μια ομάδα εμπειρογνωμόνων είτε μοιράζεστε την επιχειρηματική σας εμπειρογνωμοσύνη με μια ομάδα φοιτητών, γνωρίζοντας ότι το ακροατήριό σας θα βοηθήσει στην κατασκευή μιας ενημερωτικής, καλά ληφθείσας έκθεσης. Αποφασίστε εάν η αναφορά σας είναι απλά μια γραπτή μορφή επικοινωνίας ή μια παρουσίαση πολυμέσων. Αν χρησιμοποιείτε τεχνολογία που ωφελεί την παρουσίαση, ενσωματώστε με όλα τα χάρτες, διαφάνειες, βίντεο ή άλλους τρόπους για να απεικονίσετε μερικά από τα σημεία της αναφοράς σας.
Διεξαγωγή έρευνας σχετικά με τύπους επιχειρηματικών εκθέσεων και τεχνικών εκθέσεων. Ελέγξτε τις αναφορές δειγμάτων και τα πρότυπα για να εξοικειωθείτε με τον τύπο πληροφοριών που αναμένεται στην δική σας επιχειρηματική επικοινωνία.
Περιγράψτε το θέμα σας και συμπεριλάβετε τα δευτερεύοντα θέματα για να βοηθήσετε στην ερευνητική διαδικασία. Προετοιμάστε ένα περίγραμμα για να διατηρήσετε την εστίασή σας σε κάθε τμήμα και να σας βοηθήσουμε να αποφύγετε την οργή, η οποία μπορεί να δημιουργήσει μια αποδιοργανωμένη παρουσίαση. Οι τυπικές επιχειρηματικές ή τεχνικές αναφορές περιλαμβάνουν τις ακόλουθες ενότητες: εισαγωγή. τα προσόντα και το φόντο του θέματος. ερευνητικά δεδομένα · συμπεράσματα · και μελλοντικές εκτιμήσεις.
Σχεδιάστε το πρώτο ουσιαστικό τμήμα της επιχείρησής σας ή την τεχνική έκθεση. Ξεκινήστε με την περιγραφή των προσόντων σας, των συμφερόντων και των λόγων για τους οποίους οι πληροφορίες σας είναι πολύτιμες. Εξηγήστε πώς το κοινό σας μπορεί να χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες σας ή πώς θα ερμηνευτούν τα δεδομένα σας. Δεν λέτε στο ακροατήριό σας πώς να αντιληφθείτε τα ευρήματά σας ή πώς να διαμορφώσετε τις απόψεις σας σχετικά με την έκθεσή σας. Αντ 'αυτού, η αναφορά σας θα πρέπει να αρχίζει με το πλαίσιο των πληροφοριών σας. Για παράδειγμα, εάν γράφετε σχετικά με τις τάσεις του εργασιακού χώρου σχετικά με την τηλεργασία, εξηγήστε τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα ευρήματά σας για να διαμορφώσουν συμφωνίες τηλεμεταφοράς.
Συγκεντρώστε τα ευρήματα και τα δεδομένα της έρευνας. Η οργάνωση της έρευνάς σας είναι εξαιρετικά σημαντική επειδή το κοινό σας θα αμφισβητήσει την εμπειρία σας αν παρουσιάσετε αναξιόπιστα, ξεπερασμένα ή άκυρα ευρήματα. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι ιδιαίτερα συναφή με το θέμα σας και ότι τα αναμορφώνετε κατά τρόπο κατανοητό.Αν το ακροατήριό σας δεν αποτελείται μόνο από ειδικούς με βαθιά γνώση της τεχνικής και επαγγελματικής φρασεολογίας, κρατήστε την έρευνά σας απλή. Να υποκαταστήσετε την ορολογία με τους όρους που είναι εξοικειωμένοι με τον διάδοχο και να συνοψίσετε την έρευνά σας με έναν τρόπο συμμετοχής.
Προετοιμάστε μια συζήτηση των ευρημάτων σας, συμπεριλαμβανομένων των συμπερασμάτων σας και των προτεινόμενων τρόπων ενσωμάτωσης της έκθεσής σας σε επιχειρηματικές ή τεχνικές διαδικασίες. Χωρίς να διαχωρίζεστε, αρθρώστε τα ευρήματά σας με έναν καινοτόμο και δημιουργικό τρόπο. Οι επιχειρηματικές και τεχνικές αναφορές έχουν μερικές φορές τη φήμη ότι είναι διακεκριμένοι και συντηρητικοί. Μπορείτε να εμπνεύσετε τη δημιουργική χρήση της αναφοράς σας, προβάλλοντας δεδομένα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι θεατές που σκέφτονται για το μέλλον.
Συγκεντρώστε τις ενότητες του εγγράφου σας με λογική σειρά. Γράψτε μια σύντομη εισαγωγή αφού ολοκληρώσετε κάθε ενότητα - είναι συχνά πιο εύκολο να συντάξετε μια εισαγωγή μόλις έχετε την ευκαιρία να αναθεωρήσετε το συνολικό σας σχέδιο. Η εισαγωγή σας θα πρέπει να είναι συνοπτική - ο σκοπός της εισαγωγής σας είναι να παρέχετε απλά στο ακροατήριό σας μια ματιά στο θέμα της επιχείρησής σας ή της τεχνικής αναφοράς.
Επιτρέψτε στον εαυτό σας χρόνο να βελτιώσετε και να επεξεργαστείτε την αναφορά σας. Είναι καλή ιδέα να τοποθετήσετε την έκθεση στην άκρη και να επιστρέψετε σε αυτήν μία ή δύο ημέρες αργότερα με ένα νέο μάτι. Αν είναι δυνατόν, ζητήστε από έναν συνάδελφο να εξετάσει το σχέδιό σας. Ενσωματώστε τυχόν προτάσεις που θεωρείτε ότι προσθέτουν στην αξιοπιστία και τη χρηστικότητα των πληροφοριών σας.
