Η καθοδήγηση μιας συνάντησης δεν είναι πάντα εύκολη. Οι άνθρωποι είναι διαβόητοι για την απογοήτευση των συναντήσεων, την παράβλεψή τους και την μη προσοχή όταν παρευρίσκονται. Εάν πρέπει να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση, η εφαρμογή κάποιων βημάτων κοινής λογικής θα εξασφαλίσει τη συμπερίληψη μεταξύ των παρευρισκομένων σας ότι η συνάντησή σας ήταν χρήσιμη και αποτελεσματική.
Γνωστοποιήστε την ημερομηνία και την ώρα της σύσκεψης πολύ νωρίτερα, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να κρατούν τα δρομολόγιά τους καθαρά. Επίσης, στείλτε μια υπενθύμιση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την προηγούμενη ημέρα. Τέλος, είναι χρήσιμη μια ανακοίνωση για το ενδοσυνεννότημα 15 λεπτά πριν. Αυτό ελαχιστοποιεί την πιθανότητα να ξεχάσει κανείς να παρευρεθεί.
Ξεκινήστε εγκαίρως. Αυτό δείχνει σεβασμό προς τους ακριβείς ανθρώπους. Επιβεβαιώστε τους αργοπορημένους με ένα νεύμα, αν όχι καθόλου. Δεν χρειάζεται να αναφερθεί καθυστέρηση κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Προετοιμάστε την τεχνολογία σας εκ των προτέρων και βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σε κατάσταση λειτουργίας. Τίποτα δεν είναι χειρότερο για τους παρευρισκόμενους παρά για να παρακολουθήσετε να αγωνίζεστε με το laptop σας για 15 λεπτά.
Έχετε μια ατζέντα, κρατήστε την όσο το δυνατόν συντομότερη και κολλήστε σε αυτήν. Στείλτε με email την ατζέντα εκ των προτέρων, ώστε οι συμμετέχοντες να το σκεφτούν. Στη συνάντηση, αν κάποιος απομακρυνθεί από την ημερήσια διάταξη, πείτε: "Ας σκεφτούμε να θέσουμε αυτή την ανησυχία στην ημερήσια διάταξη της επόμενης μας συνάντησης".
Βεβαιωθείτε ότι ο σκοπός της συνάντησής σας είναι πολύ ξεκάθαρος. Η ημερήσια διάταξη πρέπει να βοηθήσει σε αυτό, αλλά πρέπει να διευκρινίσετε περαιτέρω. Βεβαιωθείτε ότι είναι κατανοητό αν ο σκοπός σας είναι η επίλυση ενός προβλήματος, η συζήτηση επιλογών ή η διεξαγωγή εκπαίδευσης. Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν ακριβώς γιατί είναι παρόντες.
Θυμηθείτε ότι οι άνθρωποι μαθαίνουν με διαφορετικούς τρόπους. Χρησιμοποιήστε μια ποικιλία μέσων - οπτικές, ακουστικές, ακόμα και σωματικές δραστηριότητες - για να μεταδώσετε τους πόντους σας.
Ζητήστε από τους ανθρώπους να γράψουν τυχόν πρόσθετες ιδέες που είχαν σχετικά με το θέμα και να τους αφήσουν σε στοίβα κατά την έξοδό τους στο τέλος της συνάντησης. Αργότερα, δώστε σε κάθε συμμετέχοντα ένα αντίγραφο των πρακτικών της συνάντησης ή αντί για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Συμβουλές
-
Εάν η συνάντηση θα είναι μεγαλύτερη από 30 λεπτά, σκεφτείτε να βάζετε μερικές σοκολάτες στα τραπέζια για τους συμμετέχοντες.
Προειδοποίηση
Αποφύγετε να ξεφύγετε από το θέμα. Αυτός είναι ένας από τους κορυφαίους λόγους που οι άνθρωποι αισθάνονται ότι οι συναντήσεις είναι χάσιμο χρόνου.
