Η τεκμηρίωση της διαδικασίας είναι η καταγραφή των διαδικασιών που εκτελεί μια εταιρεία σε τακτική βάση. Συνήθως δημιουργείται για να εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους, η τεκμηρίωση και η εκπαίδευση της διαδικασίας μπορεί μερικές φορές να πάρει χρόνο μακριά από άλλες δραστηριότητες. Ωστόσο, ο καθορισμός προβλημάτων που προκαλούνται από υπαλλήλους που δεν έχουν λάβει επαρκή εκπαίδευση ή που δεν κατανοούν τον σωστό τρόπο διεξαγωγής μιας διαδικασίας μπορεί επίσης να χρειαστεί χρόνο για μια μέρα.
Ενσωμάτωση
Οι οργανώσεις αποτελούνται από μια σειρά διαδικασιών που ενσωματώνονται μαζί για να επιτευχθεί ένας πρωταρχικός στόχος. Η τεκμηρίωση της διαδικασίας περιλαμβάνει την καταγραφή αυτών των διαφόρων διαδικασιών, έτσι ώστε οι οργανώσεις να κατανοήσουν πώς λειτουργούν και να αναπτύξουν στρατηγικές για τη βελτίωσή τους.
Σαφήνεια
Οι διαδικασίες πρέπει να καταγράφονται με σαφήνεια και πειστικότητα, διότι αυτές οι διαδικασίες μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην διατύπωση αλλαγών που απαιτούνται για τους τρόπους με τους οποίους οι εργαζόμενοι τις εκτελούν. Η διαχείριση μπορεί μερικές φορές να αναπτύξει τεκμηρίωση διαδικασιών σε εκπαιδευτικά εγχειρίδια για την κατάρτιση νέων υπαλλήλων.
Δικάσιμος
Η τεκμηρίωση της διαδικασίας πρέπει να μπορεί να ασκηθεί, έτσι ώστε τα άτομα που δεν έχουν πραγματοποιήσει αυτές τις διαδικασίες πριν να τα κάνουν. Ο λόγος για τον οποίο ορισμένα προϊόντα είναι τα ίδια σε μια αλυσίδα καταστημάτων είναι επειδή η διαδικασία δημιουργίας αυτών των προϊόντων - ένα φλιτζάνι καφέ, για παράδειγμα - έχει σαφώς τεκμηριωθεί κατά τρόπο που επιτρέπει σε άλλους να δημιουργούν διπλότυπα του προϊόντος. Η τεκμηρίωση της διαδικασίας πρέπει να είναι εφαρμόσιμη για να βοηθήσει τους διαχειριστές στην εκπαίδευση των εργαζομένων.
Αιτία και αποτέλεσμα
Η τεκμηρίωση της διαδικασίας θα πρέπει να γράφεται για να προσδιοριστεί σαφώς η φύση αιτίου-αποτελέσματος των διαδικασιών. Οι διαδικασίες πρέπει να τεκμηριώνονται μεμονωμένα καθώς και να τεκμηριώνονται για να εξηγηθεί ο τρόπος με τον οποίο οι διάφορες διαδικασίες σχετίζονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να επιθυμεί να κατανοήσει πώς η διαδικασία της συνεδρίασης επηρεάζει το άνοιγμα της συζήτησης της εταιρείας.
Παράλειψη
Όσοι δημιουργούν την τεκμηρίωση της διαδικασίας πρέπει επίσης να γνωρίζουν τι να παραλείψουν στην τεκμηρίωση της διαδικασίας. Για παράδειγμα, ορισμένες διαδικασίες είναι τόσο απλές που δεν χρειάζεται να περιγραφούν. Άλλες διαδικασίες δεν πρέπει απαραίτητα να γίνονται σωστά κάθε φορά.
Διαδικασία και εκπαίδευση
Συχνά οι διαχειριστές μπορούν να συνδυάσουν την τεκμηρίωση της διαδικασίας και την εκπαίδευση. Η τεκμηρίωση της διαδικασίας μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο για τους εργαζόμενους που θα μπορούσαν να κάνουν άλλα καθήκοντα αντί να χρησιμοποιούν το χρόνο που απαιτείται για την κατάρτιση. Ωστόσο, η τεκμηρίωση της διαδικασίας δεν εξηγεί πάντοτε επαρκώς τις πληροφορίες στους υπαλλήλους. Συχνά πρέπει να συνδυάζεται με πρακτική εκπαίδευση για να εξασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες είναι σαφώς κατανοητές από έναν νέο υπάλληλο.
