Η λογιστική είναι η καταγραφή, ανάλυση και αναφορά γεγονότων που είναι σημαντικά για μια εταιρεία. Οι λογαριασμοί περιέχουν στοιχεία για τις μεταβολές των στοιχείων του ενεργητικού, των υποχρεώσεων, των ιδίων κεφαλαίων, των εσόδων και εξόδων. Η συνήθης σειρά βημάτων στη διαδικασία εγγραφής περιλαμβάνει την ανάλυση, την προετοιμασία των καταχωρήσεων περιοδικών και τη δημοσίευση αυτών των καταχωρήσεων στο γενικό μητρώο. Μεταγενέστερες λογιστικές διαδικασίες περιλαμβάνουν την προετοιμασία ενός ισοζυγίου και την κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων.
Βασικά: Χρεώσεις και πιστώσεις
Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις είναι τα βασικά λογιστικά εργαλεία για την αλλαγή των λογαριασμών. Οι χρεωστικοί τόκοι αυξάνουν τους λογαριασμούς ενεργητικού και εξόδων και μειώνουν τους λογαριασμούς υποχρεώσεων, ιδίων κεφαλαίων και εσόδων. Οι πιστώσεις αυξάνουν τους λογαριασμούς υποχρεώσεων, ιδίων κεφαλαίων και εσόδων και μειώνουν τους λογαριασμούς ενεργητικού και εξόδων. Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις είναι στην αριστερή και δεξιά πλευρά, αντίστοιχα, ενός λογαριασμού T, που είναι η πιο βασική μορφή αντιπροσώπευσης ενός λογαριασμού.
Ανάλυση
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία εγγραφής είναι η ανάλυση της συναλλαγής, ο προσδιορισμός των λογιστικών καταχωρήσεων και η καταγραφή τους στους κατάλληλους λογαριασμούς. Η ανάλυση περιλαμβάνει εξέταση του χαρτιού ή του ηλεκτρονικού μητρώου της συναλλαγής, όπως τιμολόγιο, απόδειξη πώλησης ή ηλεκτρονική μεταφορά. Οι συνήθεις συναλλαγές περιλαμβάνουν τις πωλήσεις προϊόντων, την παροχή υπηρεσιών, την αγορά προμηθειών, την καταβολή μισθών, την αγορά διαφημίσεων και την καταβολή τόκων. Στη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, οι εταιρείες πρέπει να καταγράφουν συναλλαγές κατά την ίδια περίοδο που συμβαίνουν, ανεξάρτητα από το εάν οι ταμειακές συναλλαγές αλλάζουν ή όχι. Οι συναλλαγές εσόδων και εξόδων επηρεάζουν τους αντίστοιχους λογαριασμούς λογαριασμού αποτελεσμάτων, καθώς και λογαριασμούς ισολογισμού. Ορισμένες συναλλαγές ενδέχεται να επηρεάζουν μόνο τους λογαριασμούς ισολογισμού.
Ημερολογιακές εγγραφές
Οι καταχωρήσεις περιοδικών είναι το δεύτερο βήμα της διαδικασίας εγγραφής. Ένα περιοδικό είναι ένα χρονολογικό αρχείο συναλλαγών. Μια καταχώρηση αποτελείται από την ημερομηνία συναλλαγής, τα ποσά χρέωσης και πίστωσης για τους κατάλληλους λογαριασμούς και ένα σύντομο σημείωμα που εξηγεί τη συναλλαγή. Για παράδειγμα, οι εγγραφές για μια συναλλαγή πώλησης μετρητών είναι για πιστωτικές (αύξηση) πωλήσεων και μετρητά χρέωσης (αύξηση). Οι καταχωρίσεις στο ημερολόγιο αποκαλύπτουν όλα τα αποτελέσματα μιας συναλλαγής σε ένα μέρος. Είναι επίσης χρήσιμα για τον εντοπισμό και τη διόρθωση σφαλμάτων, καθώς τα ποσά χρέωσης και πίστωσης πρέπει να ισορροπούν στο τέλος μιας περιόδου.
Δημοσίευση στο Ledger
Το τρίτο και τελευταίο βήμα στη διαδικασία εγγραφής είναι η δημοσίευση των καταχωρήσεων του ημερολογίου στο γενικό μητρώο, το οποίο περιέχει συνοπτικά αρχεία όλων των λογαριασμών. Κάθε εγγραφή έχει πεδία για την ημερομηνία συναλλαγής, τα σχόλια, τις χρεώσεις, τις πιστώσεις και το υπόλοιπο. Στο προηγούμενο παράδειγμα συναλλαγής πώλησης, η διαδικασία απόσπασης περιλαμβάνει την εισαγωγή ενός ποσού πίστωσης για τον λογαριασμό πωλήσεων, ενός χρεωστικού ποσού για τον λογαριασμό μετρητών και την ενημέρωση των αντίστοιχων υπολοίπων. Το γενικό βιβλίο μπορεί να έχει τη μορφή συνδετικού υλικού, καρτών δεικτών ή εφαρμογής λογισμικού.
