Η καταμέτρηση των πληρωτέων λογαριασμών είναι η διαδικασία συγκέντρωσης των τιμολογίων που καταβάλλονται σε ομάδες ή παρτίδες και η πραγματοποίηση μιας εγγραφής στα λογιστικά βιβλία για ολόκληρη την παρτίδα των τιμολογίων, σε αντίθεση με τα επιμέρους ημερολογιακά στοιχεία για κάθε δικαιούχο πληρωμής. Η δοσοληψία είναι μια κοινή τεχνική που χρησιμοποιείται για τη μείωση των καταχωρήσεων περιοδικών και βοηθά το σύστημα λογιστικής πληροφόρησης να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Ωστόσο, οι διαδικασίες διανομής έχουν επίσης μειονεκτήματα.
Μείωση των συναλλαγών
Το κύριο πλεονέκτημα των πληρωτέων συναλλαγών λογαριασμών διανομής είναι η μείωση των καταχωρήσεων στο λογιστικό σύστημα. Οι εταιρείες με υψηλό αριθμό χαμηλών συναλλαγών αξίας σε δολάρια μπορούν γρήγορα να δουν χιλιάδες χρεώσεις και πιστώσεις σε λογαριασμούς εξόδων. Αυτό το επίπεδο λεπτομέρειας στο βιβλίο πληρωμών δεν είναι απαραίτητο και δημιουργεί ένα φορτίο επεξεργασίας για το μηχανογραφικό σύστημα λογιστικής. Με τη διεξαγωγή των συναλλαγών σε ημερήσια ή εβδομαδιαία βάση, η επιβάρυνση αυτή μετριάζεται.
Δημιουργία ενός διαγράμματος ελέγχου
Όταν οι συναλλαγές είναι σε ημερήσια βάση και οι πληρωμές πραγματοποιούνται μέσω καλωδίων, είναι εύκολο για τους εποπτικούς φορείς να συμβιβάζουν τα ποσά των ημερησίων εξαργυρώσεων με τις ταμειακές εκροές των τραπεζικών λογαριασμών, καθώς οι τραπεζικές καταστάσεις αναγράφουν συχνά τις συνολικές ημερήσιες συναλλαγές. Επιπλέον, οι τυχαίες επιλογές των τιμολογίων που καταβάλλονται μπορούν να γίνουν και να ανιχνευθούν σε παρτίδες και η τραπεζική δήλωση να διασφαλίσει ότι τα καταγεγραμμένα ποσά είναι ακριβή.
Γρήγορη ανάλυση
Η ημερήσια και εβδομαδιαία αποστολή των συναλλαγών επιτρέπει στους λογιστές να αναλύουν γρήγορα την εξέλιξη των ποσών πληρωμών ανά ημέρα. Κάθε παρτίδα πληρωμής αντιπροσωπεύει την ίδια μονάδα χρόνου. οι αποκλίσεις μπορούν εύκολα να εντοπιστούν με την καταγραφή των ημερήσιων συνολικών παρτίδων και τη διερεύνηση υψηλών ή χαμηλών ποσών. Ωστόσο, η συσσώρευση καθιστά δυσχερέστερη την ανίχνευση μεμονωμένων μη φυσιολογικών εκροών μετρητών. Εάν η εταιρεία ανησυχεί για τις μεγάλες πληρωμές σε μετρητά που γίνονται χωρίς άδεια, οι εποπτικές αρχές μπορούν να θεσπίσουν πολιτικές για να συμπεριλάβουν διπλές υπογραφές σε μεγάλες ποσότητες.
Δυσκολία στη συμφιλίωση
Μια δυνητική επιστροφή στην είσπραξη εισπρακτέων λογαριασμών μπορεί να είναι δυσκολία στη συμφιλίωση. Εάν οι λογιστές των επιχειρήσεων δεν επιδεικνύουν επιμέλεια κατά την καταγραφή των συναλλαγών που συνθέτουν κάθε παρτίδα, η συμφιλίωση πληρωμών μπορεί να είναι δύσκολη, αν όχι αδύνατη. Εάν υπάρχει αυτή η αδυναμία, μπορεί να είναι εύκολο για τους υπαλλήλους να διαπράξουν απάτη ή πωλητές για να αμφισβητήσουν ότι έχουν λάβει πληρωμή.
