Οι λογιστές λειτουργούν μια ποικιλία δεδομένων κάθε μέρα, από τα οικονομικά δεδομένα έως τις ποσότητες αποθεμάτων έως τις ώρες εργασίας. Για να χρησιμοποιήσει τα δεδομένα, το λογιστικό προσωπικό χρειάζεται μια θέση για την αποθήκευση των δεδομένων. Ο τόπος όπου η εταιρεία αποθηκεύει τα λογιστικά δεδομένα της αποκαλείται σύστημα λογιστικής πληροφόρησης. Οι περισσότερες εταιρείες ενσωματώνουν τεχνολογία υπολογιστών για να φιλοξενήσουν αυτά τα αρχεία και επιτρέπουν στους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία.
Λογιστικά στοιχεία
Τα λογιστικά στοιχεία αποτελούνται από οικονομικά και μη χρηματοοικονομικά στοιχεία. Τα οικονομικά στοιχεία παρέχουν τις λεπτομέρειες για τις πληροφορίες που αναφέρονται στις λογιστικές εκθέσεις, τις οικονομικές καταστάσεις και τις κυβερνητικές αιτήσεις. Εκτός από τις αναφορές, οι λογιστές διατηρούν αντίγραφα ασφαλείας, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επαλήθευση των αναφερόμενων αριθμών. Τα μη χρηματοοικονομικά στοιχεία συνίστανται σε ποσότητες πωλήσεων, όγκους παραγωγής, ώρες εργασίας και περιγραφές περιουσιακών στοιχείων. Μη χρηματοοικονομικά στοιχεία υποστηρίζουν τους οικονομικούς αριθμούς που αναφέρθηκαν. Οι ποσότητες των πωλήσεων παρέχουν λεπτομέρειες για τις συνολικές πωλήσεις. Ο όγκος παραγωγής παρέχει λεπτομέρειες για τις ποσότητες αποθέματος. Τα δεδομένα της ώρας εργασίας παρέχουν λεπτομέρειες για τη μισθοδοσία. Οι περιγραφές περιουσιακών στοιχείων παρέχουν λεπτομέρειες για τα περιουσιακά στοιχεία και τον εξοπλισμό που αναφέρθηκαν.
Σύστημα πληροφορίων
Ένα σύστημα πληροφοριών παρέχει στην αποθήκη τη συγκέντρωση όλων των δεδομένων που απαιτούνται σε μια επιχείρηση. Τα συστήματα πληροφοριών χρειάζονται μια ισχυρή οργάνωση προκειμένου να δοθεί στους χρήστες πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να παρέχουν πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες πέραν των αναγκών τους. Πολλές εταιρείες αγοράζουν προγράμματα λογισμικού για να διαχειριστούν τις ανάγκες τους στο σύστημα πληροφοριών. Άλλες εταιρείες χρησιμοποιούν προγραμματιστές υπολογιστών για να δημιουργήσουν ένα πληροφοριακό σύστημα που να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες τους.
Σύστημα Λογιστικών Πληροφοριών
Το σύστημα λογιστικής πληροφόρησης είναι ένα πληροφοριακό σύστημα που δημιουργήθηκε για να καλύψει τις συγκεκριμένες ανάγκες του λογιστικού τμήματος. Το τμήμα λογιστικής διαχειρίζεται διάφορες εμπιστευτικές πληροφορίες. Τα ωριαία ποσοστά εργασίας και οι ετήσιοι μισθοί, μαζί με τις πληροφορίες προσωπικού προσωπικού, απαιτούν περιορισμένη πρόσβαση στο τμήμα. Οι τιμές πώλησης πελατών πρέπει να παραμείνουν εμπιστευτικές, ιδίως όταν οι διαφορετικοί πελάτες πληρώνουν διαφορετικούς συντελεστές για παρόμοια προϊόντα. Η γνώση του κόστους κατασκευής πρέπει να παραμείνει εσωτερική, για να μην προσπαθήσουν οι ανταγωνιστές να υποτιμήσουν την εταιρεία. Με κάθε ένα από αυτά τα παραδείγματα, μόνο επιλεγμένοι υπάλληλοι χρειάζονται πρόσβαση στις πληροφορίες. Ένα σύστημα λογιστικής πληροφόρησης πρέπει να παρέχει τον μηχανισμό για επιλεγμένους υπαλλήλους για την ανάκτηση ορισμένων πληροφοριών με τις οποίες πρέπει να συνεργάζονται, αλλά όχι για πληροφορίες εκτός του πεδίου αρμοδιότητάς τους.
Χρησιμοποιεί
Εκτός από τη διατήρηση της εμπιστευτικότητας, τα λογιστικά συστήματα πληροφοριών παρέχουν στους χρήστες εκθέσεις που δημιουργούνται για τις συγκεκριμένες ανάγκες τους. Τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα επιτρέπουν επίσης στους χρήστες τη λήψη πληροφοριών σε υπολογιστικά φύλλα. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει συγκεκριμένα στοιχεία για να καλύψει τις δικές του ανάγκες.
