Ανεξάρτητα από τη βιομηχανία στην οποία βρίσκεστε ή το είδος της δουλειάς που κάνετε, είναι αναπόφευκτο ότι σε κάποιο σημείο θα χρειαστεί να συμμετάσχετε σε μια επαγγελματική συνάντηση. Ορισμένοι χώροι εργασίας, ειδικά εκείνοι που βρίσκονται σε γραφείο, έχουν πολλές συναντήσεις την ημέρα, ενώ άλλοι μπορούν να τις έχουν μόνο μία φορά κάθε λίγες εβδομάδες. Ανεξάρτητα από αυτό, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποια είδη θεμάτων συζητούνται στις συναντήσεις στο χώρο εργασίας σας, πώς θα πρέπει να διεξάγεται μια αποτελεσματική συνάντηση και τι κανόνες εθιμοτυπίας θα ακολουθούνται κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Εάν είστε υπεύθυνος για τη διεξαγωγή μιας συνάντησης, μπορεί να χρειαστεί να βγείτε με παγοθραυστικά για τους παρευρισκόμενους ή να σημειώσετε σημειώσεις ή πρακτικά στη σύσκεψη.
Τι είναι μια επαγγελματική συνάντηση;
Στην ουσία, μια επαγγελματική συνάντηση είναι μια συγκέντρωση δύο ή περισσότερων ανθρώπων για να συζητήσουν ιδέες, στόχους και στόχους που αφορούν τον εργασιακό χώρο. Οι επαγγελματικές συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν αυτοπροσώπως σε ένα γραφείο ή σε διαφορετική τοποθεσία ή ακόμα και μέσω τηλεφώνου και μέσω τηλεδιάσκεψης. Οι συναντήσεις πραγματοποιούνται με υπαλλήλους, διευθυντικά στελέχη, στελέχη, πελάτες, προοπτικές, προμηθευτές και συνεργάτες, καθώς και όσους σχετίζονται με τον οργανισμό. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια συνάντηση πρέπει να πραγματοποιηθεί όταν το ζήτημα είναι κάτι που δεν μπορεί να επικοινωνηθεί σωστά μέσω τηλεφώνου ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και απαιτεί προσωπική επικοινωνία με ένα ή περισσότερα άτομα.
Ο σκοπός μιας επαγγελματικής συνάντησης είναι συχνά να λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις σχετικά με την οργάνωση. Είτε αποφασίζει για ένα θέμα που αφορά το τμήμα, όπως το πώς να αυξήσει τον προϋπολογισμό μάρκετινγκ ή ένα μεγαλύτερο οργανωτικό ζήτημα, όπως πόσοι άνθρωποι θα απολύσουν σε μια περίοδο μετάβασης, μια συνάντηση συμβάλλει στη σαφή μεταφορά των ιδεών. Όταν μιλάτε προσωπικά με σημαντικούς ενδιαφερομένους, είναι ευκολότερο να περάσετε αποτελεσματικά σημαντικές πληροφορίες για να φτάσετε στην εν λόγω απόφαση.
Ένας άλλος κοινός στόχος για συναντήσεις περιλαμβάνει την πραγματοποίηση σημαντικών ανακοινώσεων. Αυτά μπορεί να αφορούν οργανωτικές αλλαγές, επιχειρησιακά σχέδια ή αλλαγή της κατεύθυνσης της εταιρείας. Συχνά, συναντήσεις πραγματοποιούνται όταν ανώτερα στελέχη συμμετέχουν ή εγκαταλείπουν την ομάδα ή όταν η εταιρεία γιορτάζει ένα σημαντικό ορόσημο ή επιτυχία. Αυτές οι συναντήσεις μπορούν να λειτουργήσουν για να αυξήσουν την αφοσίωση των εργαζομένων και την αρμονική οργάνωση.
Οι επαγγελματικές συναντήσεις βοηθούν επίσης στην επίλυση συγκρούσεων και την επίλυση πολύπλοκων προβλημάτων. Η σύγκρουση μπορεί να είναι ένα συνηθισμένο φαινόμενο στο χώρο εργασίας, με πολλές διαφορετικές προσωπικότητες να εργάζονται μαζί σε μια ομάδα. Ενώ ορισμένες συγκρούσεις είναι υγιείς και μπορούν να προωθήσουν την ανάπτυξη, μπορεί επίσης να είναι ανεπιθύμητες και απαιτούν γρήγορη επίλυση. Η πραγματοποίηση μιας συνάντησης μπορεί να βοηθήσει τα διαφωνούντα μέρη να κατανοήσουν. Τα μεγαλύτερα προβλήματα που αφορούν πολλούς ενδιαφερόμενους έχουν περισσότερες πιθανότητες να επιλυθούν σε μια επαγγελματική συνάντηση όταν οι σημαντικοί άνθρωποι είναι όλοι σε ένα μέρος και εργάζονται για τον ίδιο στόχο.
Η ανασκόπηση της προόδου της εταιρείας ή του έργου είναι επίσης ένας κοινός στόχος των επιχειρηματικών συναντήσεων. Εδώ, ο οργανισμός παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα κάνει ένα συγκεκριμένο έργο ή πώς η εταιρεία ακολουθεί στο σύνολό της ενάντια στους προγραμματισμένους στόχους εσόδων. Με τις συχνές συνεδριάσεις ελέγχου της προόδου, οι οργανισμοί εξασφαλίζουν ότι όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη γνωρίζουν την κατάσταση σημαντικών παραδοτέων.
Πώς να εκτελέσετε αποτελεσματικές επιχειρηματικές συναντήσεις
Ενώ οι επιχειρηματικές συναντήσεις βοηθούν τους οργανισμούς να λαμβάνουν αποφάσεις και να επιλύουν περίπλοκα ζητήματα, μπορεί μερικές φορές να είναι μια αναποτελεσματική χρήση του χρόνου, αν δεν λειτουργούν σωστά. Όταν οι άνθρωποι έρχονται σε συναντήσεις απροετοίμαστοι, δεν δίνουν προσοχή και δεν ακολουθούν τα στοιχεία της δράσης, μπορεί να θεωρηθεί ως χάσιμο χρόνου. Προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματική χρήση του χρόνου, τόσο ο διοργανωτής όσο και οι συμμετέχοντες σε επιχειρηματικές συναντήσεις πρέπει να συμμετέχουν ενεργά. Εάν διοργανώνετε τη συνάντηση, ετοιμάστε μια ημερήσια διάταξη συνεδρίασης, αναφέροντας ακριβώς τι θα καλυφθεί. Αν υπάρχουν στοιχεία για τα οποία πρέπει να προετοιμαστούν οι συμμετέχοντες, φροντίστε να τους δώσετε αρκετό χρόνο για να το κάνετε. Ορισμένες συναντήσεις γίνονται σε τακτική βάση, όπως εβδομαδιαία σημεία επαφής ομάδας. Για τέτοιου είδους συναντήσεις, δημιουργήστε ένα πρότυπο για την ατζέντα και συμπληρώστε μοναδικά αντικείμενα κάθε εβδομάδα.
Ελέγξτε προσεκτικά τη λίστα συμμετεχόντων και καλέστε μόνο τους βασικούς ενδιαφερόμενους στη συνεδρίαση. Αν κάποιος που πρέπει να είναι στη συνάντηση δεν μπορεί να παρευρεθεί, ίσως χρειαστεί να προγραμματίσουμε ξανά για να τα φιλοξενήσουμε. Διαφορετικά, η διεξαγωγή μιας συνάντησης με έναν ελλιπή φορέα που απαιτείται για τη λήψη αποφάσεων μπορεί να αποδειχθεί αναποτελεσματική.
Ο χρόνος είναι πολύτιμος και είναι σημαντικό να σέβεσαι ότι οι άνθρωποι που παρευρίσκονται στη συνάντησή σου παίρνουν το χρόνο τους για να το κάνουν. Ως αποτέλεσμα, είναι ζωτικής σημασίας να διασφαλιστεί ότι η σύσκεψη αρχίζει και τελειώνει εγκαίρως. Κατά την προετοιμασία της ημερήσιας διάταξης, αποφασίστε πόση ώρα θα χρειαστεί να ξοδέψετε για κάθε στοιχείο και να εκτελέσετε τη σύσκεψη από το ρολόι. Εάν αισθάνεστε ότι η συνάντηση βρίσκεται εκτός δρόμου, βασιλέψτε την ζητώντας τους ανθρώπους να παραμείνουν στα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Εάν προκύψουν άλλα σημαντικά ζητήματα, τα καταθέστε για περαιτέρω συζήτηση σε άλλο σημείο.
Προκειμένου να αποφευχθεί η απώλεια σημαντικών αντικειμένων που έγιναν στη συνάντησή σας, σημειώστε σημειώσεις, που ονομάζονται επίσης πρακτικά. Μπορείτε να γράψετε ή να τα γράψετε μόνοι σας κατά τη διάρκεια της συνάντησης ή να αναθέσετε σε κάποιον άλλο στη συνάντηση να λάβει τις σημειώσεις για εσάς. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να επικεντρωθείτε στη συζήτηση. Μετά τη συνάντηση, φροντίστε να ελέγξετε τις σημειώσεις, να προσθέσετε τυχόν στοιχεία που λείπουν και να τα στείλετε στους σημαντικούς ενδιαφερόμενους. Έχοντας ένα γραπτό ιστορικό όσων συζητήθηκαν στη συνεδρίαση μπορεί να είναι χρήσιμο εάν προκύψουν ζητήματα στο μέλλον.
Αφού τελειώσει η επαγγελματική συνάντηση, φροντίστε να ακολουθήσετε τα στοιχεία δράσης που αποφασίστηκαν. Ίσως χρειαστεί να στείλετε υπενθυμίσεις στους συναδέλφους σας ή να αγγίξετε τη βάση μαζί τους για να βεβαιωθείτε ότι έχουν ολοκληρώσει τις εργασίες τους.Εάν υπάρχουν τυχόν εκκρεμή ζητήματα που δεν ολοκληρώθηκαν εντός της προθεσμίας, ενδέχεται να χρειαστεί να πραγματοποιήσετε μια πρόσθετη συζήτηση με το συγκεκριμένο άτομο.
Επιχειρηματικές συναντήσεις
Ορισμένες επαγγελματικές συναντήσεις, ειδικά εκείνες στις οποίες οι συμμετέχοντες δεν γνωρίζονται πολύ καλά, απαιτούν διακόπτες πάγου. Διασκεδαστικές ερωτήσεις ή σύντομες δραστηριότητες ομαδικής οικοδόμησης μπορούν να βοηθήσουν να μειωθούν οι εντάσεις και να τεθεί ο καθένας σε ίσους όρους ανταγωνισμού. Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να σπάσει ο πάγος σε μια συνάντηση είναι να θέσει μια ερώτηση που αποκαλύπτει μια μοναδική ή ενδιαφέρουσα ιδιορρυθμία για κάθε άτομο. Οι απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα βοηθούν τους ανθρώπους να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Αν ήσασταν ζώο, ποιος θα ήθελες να είσαι και γιατί;
- Πού είναι η πιο ενδιαφέρουσα θέση που είχατε;
- Εάν θα μπορούσατε να συναντήσετε οποιοδήποτε ιστορικό σχήμα, ποιος θα ήταν και γιατί;
Οι ερωτήσεις για τα παγοθραυστικά δεν πρέπει να αντιμετωπίσουν το θέμα της συνάντησης. Έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν τους ανθρώπους να μιλάνε και να ακούνε ο ένας τον άλλον. Ένα άλλο μεγάλο παγοθραυστικό συνέδριο περιλαμβάνει κάθε συμμετέχοντα που λέει δύο αλήθειες και ένα ψέμα, και οι υπόλοιποι συμμετέχοντες πρέπει να μαντέψουν ποιο στοιχείο είναι το ψέμα. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να γνωρίσετε τους ανθρώπους στη συνάντηση. Τα παγοθραυστικά μπορούν επίσης να έρθουν με τη μορφή ομαδικών δραστηριοτήτων. Για παράδειγμα, ζητήστε από τους ανθρώπους στη συνάντηση να βρουν κάποιον στη συνάντηση που έχει κάτι συγκεκριμένο κοινό μαζί τους, όπως ένα κατοικίδιο ζώο ή μια μάρκα αυτοκινήτου. Αυτό αναγκάζει τους ανθρώπους να εγκαταλείψουν τις θέσεις τους και να μιλήσουν με άλλους, με τους οποίους γενικά δεν μπορούν να μιλήσουν.
Ορισμένες δραστηριότητες παγοθραυστικών περιλαμβάνουν λίγο προετοιμασία για τον διοργανωτή της συνάντησης. Μια δραστηριότητα περιλαμβάνει τη συγγραφή του ονόματος των διασημοτήτων σε μικρά κομμάτια χαρτιού και την προσκόλληση ενός ονόματος στο πίσω μέρος κάθε συμμετέχοντος. Σε αυτό το παιχνίδι, κάθε συμμετέχων πρέπει να ρωτήσει ναι ή όχι ερωτήσεις σχετικά με το πρόσωπο του οποίου το όνομα είναι στην πλάτη τους, προσπαθώντας να μαντέψει ποιος είναι.
Εθιμοτυπία επιχειρηματικών συναντήσεων
Ενώ η κουλτούρα του οργανισμού σας θα ενημερώσει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να συμπεριφέρεστε στις επαγγελματικές συναντήσεις, υπάρχουν ορισμένες πτυχές της εθιμοτυπίας που είναι παγκόσμια. Ένας από τους καλύτερους τρόπους να παρακολουθήσετε μια συνάντηση είναι να προετοιμαστείτε. Αυτό σημαίνει ότι γνωρίζετε τι είναι στην ημερήσια διάταξη και ότι έχετε κάνει την προετοιμασία ή την έρευνα για να ακολουθήσετε τα στοιχεία για τα οποία είστε υπεύθυνοι. Για παράδειγμα, αν ένα θέμα της ατζέντας περιλαμβάνει τη συζήτηση ενός σχεδίου μάρκετινγκ στο οποίο εργάζεστε, είναι σημαντικό να πάτε στη συνάντηση με τις σημειώσεις του σχεδίου στο χέρι, έτοιμες να τις συζητήσουν λεπτομερώς. Είναι εξίσου σημαντικό να φτάσετε εγκαίρως.
Η εστίαση στη σύσκεψη αντί του smartphone ή του φορητού σας υπολογιστή είναι ένας άλλος τρόπος για να δείξετε τον επαγγελματισμό σας, απενεργοποιήστε έτσι το τηλέφωνό σας και κλείστε το φορητό υπολογιστή σας κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αν χρειάζεστε πρόσβαση σε οποιαδήποτε αρχεία του φορητού υπολογιστή σας για τη σύσκεψη, βεβαιωθείτε ότι έχετε απενεργοποιήσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ώστε να μην σας αποσπάται η προσοχή από εισερχόμενα μηνύματα. Θυμηθείτε ότι η συνάντηση απαιτεί την προσοχή σας και η διαίρεσή της ανάμεσα στο τηλέφωνο ή το φορητό υπολογιστή σας δεν θα οδηγήσει σε αποτελεσματική συζήτηση.
Το να είσαι καλός ακροατής και ένας ενεργός συμμετέχων είναι οι βασικές πτυχές της συμμετοχής σε μια επαγγελματική συνάντηση. Να είστε βέβαιος να ακολουθήσετε μαζί με αυτό που λένε οι άνθρωποι, να θέτουν ερωτήσεις όταν δεν είστε σίγουροι για κάτι και να παρέχετε απαντήσεις ή διορατικότητα σχετικά με τα στοιχεία για τα οποία είστε υπεύθυνοι. Η γλώσσα του σώματος σας είναι επίσης μέρος του να είσαι ενεργός συμμετέχων. αυτό σημαίνει να καθίσετε ψηλά αντί για να γλιστρήσετε στην καρέκλα σας και να κάνετε επαφή με τα άτομα με τα οποία μιλάτε.
Ανάλογα με τον τύπο της συνεδρίασης που παρακολουθείτε, ίσως θέλετε να στείλετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα στον διοργανωτή της συνάντησης ή στους ανθρώπους που συναντήσατε. Αυτό μπορεί να είναι κατάλληλο αν συναντάτε έναν σημαντικό πελάτη ή προοπτική. Μπορείτε να τους ευχαριστήσετε για το χρόνο τους και να επαναλάβετε ορισμένα σημαντικά πράγματα που συζητήσατε στη συνάντηση για να δείξετε τον ενθουσιασμό σας.
Πρόγραμμα πρακτικών συνάντησης επιχειρήσεων
Όταν είστε επιφορτισμένοι με την καταγραφή των πρακτικών μιας συνάντησης, μπορεί να φαίνεται σαν μια αγχωτική δουλειά. Μερικές συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να σημειώσετε όλα τα σημαντικά σημεία μιας συνάντησης χωρίς να χάσετε τίποτα. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε το σκοπό των λεπτών. Οι σημειώσεις που ελήφθησαν κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης πρέπει να είναι ένα γραπτό ιστορικό των γεγονότων που έγιναν εκεί. Αυτές οι σημειώσεις μπορούν να βοηθήσουν τους συμμετέχοντες να θυμηθούν όσα ειπώθηκαν ή να δώσουν μια ανάλυση της συνάντησης για όσους δεν μπόρεσαν να παρακολουθήσουν. Ως αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να αφαιρέσετε όλα τα βασικά θέματα που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης, συμπεριλαμβανομένων των αποφάσεων που έχουν ληφθεί, των καθηκόντων ή των επόμενων προγραμματισμένων βημάτων και των ψηφισμάτων που επιτεύχθηκαν.
Πριν πάτε σε μια συνάντηση, γράψτε ένα απλό πρότυπο που μπορείτε να συμπληρώσετε κατά τη λήψη σημειώσεων. Πάρτε ένα αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης της συνάντησης και χρησιμοποιήστε το ως οδηγό. Στην κορυφή της ατζέντας, προσθέστε ένα χώρο για να σημειώσετε τα ονόματα όλων των συμμετεχόντων στη σύσκεψη. Εάν υπάρχουν βασικοί ενδιαφερόμενοι που λείπουν, θα θέλατε να το σημειώσετε και σε περίπτωση που θα χρειαστεί να τους ακολουθήσετε αργότερα. Ανάλογα με τον τύπο της συνεδρίασης και τα θέματα που θα συζητηθούν, υπάρχουν ορισμένα στοιχεία που μπορείτε να προσθέσετε στο πρότυπο λεπτών:
- Ημερομηνία και ώρα της συνεδρίασης.
- Ημερομηνία και ώρα της επόμενης συνάντησης, αν προγραμματιστεί κάποιος.
- Ονόματα συμμετεχόντων και ονόματα οποιωνδήποτε βασικών ελλειπόντων ενδιαφερομένων.
- Οι αποφάσεις που ελήφθησαν ή οι επιλογές που συζητήθηκαν για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης.
- Επόμενα βήματα για κάθε στοιχείο της ατζέντας.
- Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης που δεν συζητήθηκαν στη συνεδρίαση, αλλά θα μεταφερθούν στην επόμενη συνεδρίαση.
- Κάθε νέα επιχείρηση που δεν αναφέρεται στην αρχική ημερήσια διάταξη.
- Εργασίες ή αντικείμενα δράσης και τα άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών λήξης, εφόσον καθορίζονται.
Με την ανάπτυξη ενός προτύπου για τα πρακτικά της συνάντησης, θα είστε σε καλύτερη θέση να καταγράφετε τα σημαντικά τραπέζια και να παρακολουθείτε τις απαραίτητες επιχειρήσεις μετά τη συνάντηση.
