Τα πρακτικά συνεδριάσεων είναι ένα οργανωμένο αρχείο των συμμετεχόντων σε μια συνάντηση και τα θέματα που συζητήθηκαν. Τα πρακτικά χρησιμεύουν ως χρήσιμη αναφορά των συζητήσεων και των αποφάσεων, καθώς και ως έγγραφο υποστήριξης για εσωτερικές συστάσεις.
Είδη που περιλαμβάνονται
Η έναρξη των συνοπτικών πρακτικών περιλαμβάνει μια λίστα συμμετεχόντων. Σημειώνει επίσης την ημερομηνία, την ώρα και τη ρύθμιση της συνάντησης. Καθώς η συνάντηση συνεχίζεται, τα θέματα παρουσιάζονται για συζήτηση και μερικές φορές ψηφίζονται ή αποφασίζονται. Τα λεπτά παρακολούθησης αναφέρουν τους συμμετέχοντες σε κάθε θέμα. Τα πρακτικά σημειώνουν επίσης τις ιδέες που παρουσιάστηκαν για συζήτηση και που παρουσίασαν κάθε βασική σκέψη. Οι ψήφοι ή οι αποφάσεις, μαζί με τα βήματα δράσης, περιλαμβάνονται επίσης σε πρακτικά.
Τύποι συναντήσεων
Οι συμμετέχοντες σε άτυπες συναντήσεις ομάδων εργασίας ή επιτροπών συχνά λαμβάνουν τις δικές τους σημειώσεις. Ένα μέλος μπορεί ακόμη και να διανείμει μια ανασκόπηση της συνάντησης σε άλλους συμμετέχοντες. Ωστόσο, τα οργανωμένα και δομημένα πρακτικά συνεδριάσεων χρησιμοποιούνται συνήθως μόνο για πιο επίσημες συγκεντρώσεις. Τα πρακτικά κρατούνται συνήθως για συνεδριάσεις οργανωτικής επιτροπής, συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, συνεδριάσεις των κυβερνητικών φορέων ή γραφείων και δημόσιες συνεδριάσεις. Ένας γραμματέας ή διοικητικός υπάλληλος συνήθως λαμβάνει σημειώσεις και ετοιμάζει τα πρακτικά.
Χρήση αναφοράς
Τα μέλη των ομάδων εργασίας ή των επιτροπών χρησιμοποιούν συχνά πρακτικά συνεδριάσεων ως αναφορά. Τα πρακτικά καθοδηγούν κάθε άτομο που εμπλέκεται στους ρόλους του στην εκτέλεση των αποφάσεων που λαμβάνονται. Σε συνεργατικά περιβάλλοντα, τα πρακτικά βοηθούν τους ηγέτες να κρατούν κάθε άτομο υπεύθυνο για το ρόλο του. Εάν ένα μέλος της ομάδας δεν καταφέρει να πραγματοποιήσει μια συμφωνημένη ενέργεια, μπορεί να επιτεθεί από έναν ηγέτη. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων των κυβερνήσεων ή των δημόσιων οργανισμών πληρούν επίσης την υποχρέωση των δημόσιων φορέων να μεταφέρουν πληροφορίες στους πληθυσμούς τους οποίους εξυπηρετούν και να καταγράφουν τις επίσημες επιχειρήσεις.
Τεκμηρίωση Χρήση
Σε ορισμένες περιπτώσεις, τα πρακτικά συνεδριάσεων χρησιμοποιούνται επίσης ως έγγραφο υποστήριξης. Οι οργανωτικές επιτροπές συζητούν συχνά τα προβλήματα, τα ψηφίσματα και τις ενέργειες και στη συνέχεια κάνουν μια επίσημη σύσταση σε ένα μεγαλύτερο συμβούλιο ή σώμα. Τα πρακτικά συχνά επισυνάπτονται στην υποβολή για να καταδείξουν τις συνομιλίες που συμμετείχαν στην επιτροπή. Σε ένα κολλέγιο, για παράδειγμα, τα σχολεία ή τα τμήματα εκπαιδευτικών προγραμμάτων συνήθως υποβάλλουν πρακτικά συνεδριάσεων της συμβουλευτικής επιτροπής για την υποστήριξη προτάσεων προγράμματος σπουδών.
