Ένα μικρό σύστημα μετρητών βοηθά τις επιχειρήσεις να πληρώνουν γρήγορα μικρά έξοδα χωρίς να καταγράφουν κάθε συναλλαγή. Είναι ένα ξεχωριστό ταμείο μετρητών που προορίζεται για την πληρωμή προμηθειών ή άλλων δαπανών χαμηλού δολαρίου. Για να ελέγχει σωστά το μικροσκοπικό ταμείο και να το καταγράφει σωστά για φορολογικούς σκοπούς, το ταμείο θα πρέπει να αποθηκεύεται σε ασφαλή τοποθεσία και να συμβιβάζεται συχνά.
Petty Cash System
Ενώ μερικές επιχειρήσεις λιανικής διαχειρίζονται μικρά έξοδα από τα κοντέινερ τους, ένα σωστό σύστημα μετρητών σημαίνει να αφήνουν στην άκρη ένα σταθερό ποσό χρημάτων σε ένα κουτί ή ένα συρτάρι και να το χρησιμοποιεί για να πληρώσει για μικρά έξοδα. Οι αποδείξεις για τις δαπάνες πηγαίνουν στο κουτί μαζί με οποιαδήποτε αλλαγή από τις συναλλαγές. Το σύνολο των εισπράξεων και των υπόλοιπων μετρητών πρέπει πάντα να ισούται με το ποσό που ξεκινήσατε. Για παράδειγμα, εάν διαθέτετε χρηματικό ταμείο ύψους $ 100 και ξοδεύετε 27,52 δολάρια για είδη γραφείου, η απόδειξή σας για την αγορά συν τα υπόλοιπα χρήματα στο ταμείο θα ανέρχεται σε $ 100.
ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
Το IRS απαιτεί αποδείξεις για όλα τα έξοδα πέρα από τα $ 75, αλλά είναι μια καλή συνήθεια να λαμβάνετε αποδείξεις για κάθε ασήμαντη συναλλαγή μετρητών, ανεξάρτητα από το πόσο μικρός. Οι αποδείξεις θα παράσχουν την εφεδρική υποστήριξη στους μικροεπιβεβαιωτικούς ελέγχους αναπλήρωσης μετρητών όταν χρειάζεται να συμπληρώσετε το ταμείο. Όταν μικρά μετρητά παίρνουν χαμηλά, ελέγχετε πάντα το υπόλοιπο με τις αποδείξεις πριν προσθέσετε περισσότερα. Για να ανανεώσετε το ταμείο, γράψτε μια επιταγή της εταιρείας στο "Petty Cash", μετρητά και προσθέστε τα χρήματα στο κουτί. Τα δελτία αποδείξεων και τα μικρά φύλλα αντιστοιχούν στον λογιστή για να εισέλθουν στο λογιστικό σύστημα.
Αναφορά
Το μικροσκοπικό φύλλο συμφωνίας και τα έσοδα είναι το εφεδρικό αντίγραφο για τον έλεγχο των μικρών ταμειακών αναλωσίμων. Καταχωρίστε τις ως μία συναλλαγή στο τραπεζικό μητρώο και κατανέμουν τα υποσύνολα σε κάθε κατηγορία. Για παράδειγμα, αν τα έσοδα ανέρχονται σε $ 97,12 και αντιπροσωπεύουν $ 29,88 σε είδη γραφείου, $ 43,02 σε συντήρηση και $ 24,22 στην προώθηση, η συναλλαγή χρεώνει Τράπεζα $ 97,12 και πιστώσεις Office Supplies $ 29,88, Συντήρηση $ 43,02 και Προώθηση $ 24,22.
Εγγραφή αρχείων
Όπως κάθε άλλο επιχειρηματικό έξοδο, το IRS απαιτεί να διατηρείτε αποδείξεις και άλλες αντιγράφων ασφαλείας επτά χρόνια. Επισυνάψτε τις αποδείξεις στο πίσω μέρος του φυλλαδίου και του αρχείου μικρής ταμειακής συμφωνίας, όταν εισάγετε. Αποθηκεύστε τις αποδείξεις σας από έντονο φως. Ορισμένες αποδείξεις που εκτυπώνονται σε θερμικό χαρτί θα εξασθενίσουν πολύ πριν ικανοποιηθεί η απαίτηση αποθήκευσης.
