Οι επιχειρήσεις που διατηρούν μικροσκοπικά μετρητά για να πληρώσουν για μικρές ανάγκες κατ 'απαίτηση θα πρέπει να εφαρμόζουν τις κατάλληλες μεθόδους δοκιμαστικών ελέγχων σε μετρητά για να εξασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν μικρά μετρητά για τους κατάλληλους λόγους και καταγράφουν σωστά τα μικρά μετρητά όπως χρησιμοποιούνται. Όποτε είναι δυνατό, ένα άτομο που δεν έχει πρόσβαση στα μικρά μετρητά θα πρέπει να είναι ο υπεύθυνος για τον έλεγχο μικρών μετρητών.
Χρονοδιάγραμμα των ελέγχων
Οι μικροελεγκτές θα πρέπει να διενεργούνται τυχαία και χωρίς προειδοποίηση σε άλλους υπαλλήλους. Χωρίς τυχαίους ελέγχους, οι εργαζόμενοι που "δανείζονται" από μικρά μετρητά για προσωπικούς λόγους έχουν χρόνο να ξαναβάλουν τα χρήματα πριν ελέγξουν τα κεφάλαια.
Σύνολο των περιεχομένων
Η εξισορρόπηση των μικρών μετρητών στο κουτί ή το συρτάρι είναι το πρώτο βήμα στον έλεγχο. Το σύνολο όλων των μικρών μετρητών συν τις αποδείξεις για τα μικρά μετρητά που χρησιμοποιήθηκαν για να πληρώσουν πρέπει να ισούται με το συνολικό ποσό των μικρών μετρητών που κρατούνται για χρήση. Για παράδειγμα, εάν διατηρήσετε 500 δολάρια σε μικρά μετρητά και έχετε εισπράξεις αξίας 150 δολαρίων για μικρά έξοδα μετρητών, θα πρέπει να έχετε 350 δολάρια σε μετρητά που παραμένουν στο συρτάρι. Οι μη καταγεγραμμένες χρήματα ή τα έσοδα θα πρέπει να αναφέρονται σε μια έκθεση ελέγχου και όλοι οι εργαζόμενοι που έχουν πρόσβαση σε μικρά μετρητά θα πρέπει να αμφισβητούνται σχετικά με τη διαφορά.
Ελέγξτε τα Έγγραφα
Κάθε απόδειξη θα πρέπει να εξηγεί με σαφήνεια τα αντικείμενα που αγοράσατε. Αν τα αντικείμενα που αγοράσατε δεν είναι ξεκάθαρα από την ίδια την απόδειξη, τα στοιχεία πρέπει να σημειώνονται γραπτώς στην απόδειξη μαζί με τις εξηγήσεις που απαιτούνται για τη δαπάνη. Κάθε αντικείμενο που αγοράζεται πρέπει να αντιπροσωπεύει την κατάλληλη χρήση μικρών χρηματικών ταμείων και να εγκρίνεται από διαχειριστή ή επιβλέποντα, όπως ορίζεται στις πολιτικές της εταιρείας σας. Οποιαδήποτε ακατάλληλη χρήση μικρών μετρητών, όπως για προσωπικά αντικείμενα, πρέπει να αναφέρεται στην έκθεσή σας. Οποιαδήποτε χρήση μικρών μετρητών για την κάλυψη των κανονικών εξόδων λειτουργίας θα πρέπει να αναφέρεται στην έκθεσή σας και να εξηγείται από τους υπαλλήλους, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε εάν πρέπει να γίνουν αλλαγές στις λειτουργικές διαδικασίες για την κάλυψη αυτών των δαπανών με άλλο τρόπο.
Ελέγξτε τη Γενική Λογιστική
Κάθε μικρή δαπάνη μετρητών θα πρέπει να αντικατοπτρίζεται σωστά στο λογιστικό γενικό βιβλίο. Ελέγξτε τις αποδείξεις για την εξήγηση της δαπάνης και βεβαιωθείτε ότι η δαπάνη κατατέθηκε στον κατάλληλο λογαριασμό γενικών λογαριασμών.
Επαληθεύστε τα στοιχεία που αγοράσατε
Όποτε είναι δυνατόν, θα πρέπει να ζητήσετε να δείτε τα αντικείμενα που αγοράσατε με μικρά μετρητά, ειδικά στην περίπτωση των μη αναλώσιμων αγαθών. Εάν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούσαν μικρά μετρητά για την αγορά μικρού εξοπλισμού ή άλλων μη αναλώσιμων αναγκών, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να σας δείξουν τη θέση των αντικειμένων.
