Κάποιες καταστάσεις μπορεί να σας καλέσουν να γράψετε μια επιστολή πιστοποίησης, όπως την επαλήθευση της απασχόλησης ενός εργαζομένου ή την ολοκλήρωση ενός μαθήματος από έναν φοιτητή. Οι επιστολές πιστοποίησης είναι βασικά επιστολές επιβεβαίωσης και, στην ιδανική περίπτωση, πρέπει να είναι άμεσες και συνοπτικές. Εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια επιστολή πιστοποίησης για οποιοδήποτε σκοπό, χρησιμοποιήστε μια τυποποιημένη μορφή επιστολής επιχείρησης και είναι όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένη. Επειδή αυτός ο τύπος επιστολής μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως επίσημο αρχείο, είναι σημαντικό οι πληροφορίες να είναι σαφείς και η γλώσσα σαφής.
Πληκτρολογήστε την επιστολή στα χαρτικά με το επαγγελματικό επιστολόχαρτο. Αν δεν έχετε, δημιουργήστε μια κεφαλίδα στο επάνω μέρος του εγγράφου που περιλαμβάνει το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου σας και την επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Διπλασιάστε το διάστημα και πληκτρολογήστε την τρέχουσα ημερομηνία. Διπλασιάστε ξανά το διάστημα και πληκτρολογήστε το όνομα του παραλήπτη και τον τίτλο εργασίας του, το όνομα της εταιρείας του και τη διεύθυνση της εταιρείας.
Ανοίξτε με επίσημο χαιρετισμό, απευθυνόμενοι στον παραλήπτη με το όνομα με το κατάλληλο πρόθεμα. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κ. Τζόουνς".
Πληκτρολογήστε μια γραμμή θέματος και μια σύντομη επικεφαλίδα που υποδεικνύει το περιεχόμενο του γράμματος. Για παράδειγμα: "Θέμα: Επιστολή πιστοποίησης της απασχόλησης της Mary Charleston."
Πληκτρολογήστε μια εισαγωγική παράγραφο και εξηγήστε ακριβώς τι πιστοποιείτε. Αν το θέμα περιλαμβάνει ονόματα είτε ατόμων ή εταιρειών και ημερομηνίες, συμπεριλάβετε τα εδώ. Για παράδειγμα: "Πιστεύουμε ότι η Mary Charleston εργάστηκε στην Roberts Bank από τις 3 Νοεμβρίου 2008 έως τις 4 Μαρτίου 2010."
Πληκτρολογήστε μια δεύτερη παράγραφο και εξηγήστε σε ποια αρχή γράφετε το γράμμα. με άλλα λόγια, γιατί είσαστε το άτομο που καλείται να πιστοποιήσει το αίτημα. Στο προηγούμενο παράδειγμα, ο αποστολέας μπορεί να είναι ο προϊστάμενος της κας Charleston στην Roberts Bank.
Ευχαριστεί τον παραλήπτη για το χρόνο του και τελειώνει με ένα επίσημο κλείσιμο, όπως "Ειλικρινά". Διπλό διάστημα δύο φορές και πληκτρολογήστε το όνομά σας. Εκτυπώστε την επιστολή και υπογράψτε το όνομά σας πάνω από το πληκτρολόγημά σας.
