Ακριβώς όπως υπάρχει ένα συγκεκριμένο πρωτόκολλο για την έναρξη και τη διεξαγωγή μιας συνάντησης, υπάρχει ένα συγκεκριμένο πρωτόκολλο για τον τερματισμό μιας συνάντησης. Είτε μια εκπαιδευτική συνάντηση, μια συνάντηση του διοικητικού συμβουλίου ή άλλη εκδήλωση, μάθετε πώς να το τερματίσετε σωστά και αποτελεσματικά.
Ακόμα κι αν συμπεριλάβατε τα βήματα κατάρτισης ή συνάντησης σε μια γραπτή ημερήσια διάταξη που δόθηκε στους συμμετέχοντες στην αρχή της εκδήλωσης, ενημερώστε τους συμμετέχοντες προφορικά ότι ο διάλογος πρόκειται να κλείσει.
Περάστε το σκοπό της εκδήλωσης και αφήστε τους συμμετέχοντες να μάθουν τι ήλπιζαν να επιτύχουν μέσω της συνάντησης ή της κατάρτισης.
Ελέγξτε τις πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν με τους συμμετέχοντες ως αποτέλεσμα της συνάντησης ή της κατάρτισης, ακόμη και χρησιμοποιώντας τις σημειώσεις του γραμματέα ή του γραμματέα.
Δώστε τη συνάντηση ή τους εκπαιδευτικούς σε μια ευκαιρία να προσθέσουν ή να διορθώσουν τις πληροφορίες, να απαντήσουν σε τυχόν ερωτήσεις που έχουν και να δηλώσουν πώς θα χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες. Με αυτόν τον τρόπο, οι υπάλληλοι ή άλλοι συμμετέχοντες θα αποχωρήσουν από την εκπαίδευση ή άλλη εκδήλωση που αισθάνεται ασφαλής και άνετη.
Εάν η εκπαίδευσή σας ή η σύσκεψη περιελάμβανε οποιεσδήποτε προσωπικές πληροφορίες που δεν πρέπει να μοιράζονται εκτός αίθουσας, δηλώστε τον εμπιστευτικό χαρακτήρα των πληροφοριών και ζητήστε από τους υπαλλήλους ή άλλους συμμετέχοντες να μην μιλάνε για συγκεκριμένα σχόλια ή προνομιακές πληροφορίες.
Μπορεί να θέλετε να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες να συμπληρώσουν ένα δελτίο βαθμολογίας ή να συμπληρώσουν μια βαθμολογία για την αξιολόγηση των σχολίων της συνεδρίασης ή του περιεχομένου της κατάρτισης. Μερικοί διαμεσολαβητές το κάνουν για να τους βοηθήσουν να ανακαλύψουν τις δυνάμεις και τις αδυναμίες τους και για την αυτοπεποίθηση.
Ευχαριστούμε τους συμμετέχοντες για την εισήγησή τους, για το ότι είστε υπομονετικοί μαζί σας και για να αφιερώσετε χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι συμμετείχαν στην προπόνηση ή σε άλλη εκδήλωση.
