Η δομή ενός οργανισμού προμήθειας κυμαίνεται από ένα μόνο άτομο που είναι υπεύθυνο για την αγορά σε ένα μεγάλο κεντρικό τμήμα ή αποκεντρωμένο οργανισμό με επαγγελματίες του τομέα προμηθειών που εργάζονται σε ξεχωριστές τοποθεσίες ή επιχειρηματικές μονάδες. Η απόκτηση της σωστής δομής είναι απαραίτητη, επειδή οι δημόσιες συμβάσεις αντιπροσωπεύουν συνήθως το ήμισυ των δαπανών ενός οργανισμού, σύμφωνα με την αναφορά για τις επιχειρήσεις. Διαδραματίζει επίσης σημαντικό ρόλο στην ανταγωνιστική στρατηγική μιας εταιρείας.
Ατομική ευθύνη αγοράς
Σε μια νεοσύστατη επιχείρηση ή σε μια μικρή επιχείρηση, ένα άτομο όπως ο οικονομικός διευθυντής μπορεί να αναλάβει την ευθύνη για τις προμήθειες. Εναλλακτικά, τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας διαχείρισης, όπως ο διευθυντής παραγωγής, ο διευθυντής γραφείου ή ο διαχειριστής μάρκετινγκ, μπορούν να αγοράσουν προϊόντα ή υπηρεσίες για να καλύψουν τις δικές τους υπηρεσιακές απαιτήσεις. Σε αυτό το σενάριο, η εταιρεία δεν θα ακολουθούσε συνεπή διαδικασία αγοράς και δεν θα είχε αγοραστική δύναμη για να διαπραγματευτεί καλύτερες προσφορές από μια κατακερματισμένη ομάδα προμηθευτών.
Τμήμα αγορών
Καθώς μεγαλώνει, η εταιρεία μπορεί να διορίσει έναν διαχειριστή προμηθειών με επαγγελματικά προσόντα. Η εταιρεία μπορεί επίσης να προσλάβει έναν ή περισσότερους βοηθούς αγοραστών εάν μεγαλώσει η κλίμακα των προμηθειών. Ο διαχειριστής ή η ομάδα αναλαμβάνει την ευθύνη αγοράς προμηθειών για όλα τα τμήματα, συζητώντας τις απαιτήσεις τους, προσδιορίζοντας τους προμηθευτές και τις παραγγελίες επεξεργασίας. Συντονίζοντας τις προμήθειες, η εταιρεία μπορεί να πραγματοποιεί μεγαλύτερες παραγγελίες με προτιμητέους προμηθευτές. Μπορεί να είναι σε θέση να διαπραγματευτεί χαμηλότερους συντελεστές και να επιβάλει σταθερούς ποιοτικούς κανόνες στους προμηθευτές.
Κεντρική Δομή Προμηθειών
Οι εταιρείες που διαθέτουν μια σειρά τοποθεσιών, λειτουργικών τμημάτων ή επιχειρηματικών μονάδων έχουν μια επιλογή λειτουργικών συγκεντρωτικών ή αποκεντρωμένων δομών. Στο κεντρικό μοντέλο, ένα ενιαίο τμήμα προμήθειας αναλαμβάνει την ευθύνη για την αγορά εξ ονόματος της εταιρείας. Το τμήμα, το οποίο μπορεί να αποτελείται από διευθυντή προμηθειών, διευθυντές και βοηθούς, επιβάλλει τυποποιημένες πολιτικές και διαδικασίες σε ολόκληρο τον οργανισμό, με στόχο τη μείωση του κόστους, την αύξηση της αποδοτικότητας των αγορών και την επίτευξη σταθερής ποιότητας. Για να βελτιώσει την υπηρεσία σε διαφορετικές τοποθεσίες, το τμήμα μπορεί να ορίσει ειδικούς υπεύθυνους για την αγορά ειδικών κατηγοριών προμήθειας.
Δομή αποκεντρωμένης προμήθειας
Στο αποκεντρωμένο μοντέλο, η εταιρεία αναθέτει την αγοραστική αρχή σε τοποθεσίες και τμήματα. Οι διαχειριστές προμηθειών και οι βοηθοί αγοράζουν προμήθειες για τοπικές ανάγκες, αν και μπορούν να λάβουν υποστήριξη από μια μικρή κεντρική μονάδα. Μολονότι μια αποκεντρωμένη δομή παρέχει αυτονομία και περιορίζει τα σημεία συμφόρησης, μπορεί να οδηγήσει στην αγορά αναποτελεσματικότητας, ασυνεπών προτύπων και αυξημένου συνολικού κόστους προμηθειών.
Στρατηγικό Μοντέλο Προμήθειας
Οι εταιρείες που χρειάζονται ουσιαστικές προμήθειες όπως κρίσιμα κατασκευαστικά στοιχεία ή επιθυμούν να εναρμονίσουν την ποιότητα σε ένα φάσμα προμηθευτών έχουν μετακινηθεί από τις παραδοσιακές πρακτικές προμηθειών σε μακροπρόθεσμες σχέσεις με στρατηγικούς εταίρους προμηθειών. Τα μέλη της ομάδας προμηθειών που είναι υπεύθυνα για τη στρατηγική προμήθεια επικεντρώνονται στις κρίσιμες προμήθειες, αφήνοντας την αγορά προμηθειών σε άλλα μέλη της ομάδας. Η ομάδα στρατηγικής προμήθειας θέτει μακροπρόθεσμες συμβάσεις προμήθειας και συνεργάζεται με προμηθευτές για να μειώσει το κόστος, να εναρμονίσει την ποιότητα και τα επίπεδα παραγωγής και να αναλάβει κοινά έργα ανάπτυξης προϊόντων.
