Τα συστήματα αποθέματος παρέχουν στις επιχειρήσεις τη δυνατότητα να παρακολουθούν τις προμήθειες και τις πρώτες ύλες που απαιτούνται για την κατασκευή προϊόντων για την κάλυψη της ζήτησης των πελατών. Η ακρίβεια του συστήματος απογραφής επηρεάζει τα τμήματα αγορών, σχεδιασμού και παραγωγής του οργανισμού. Το τμήμα σχεδιασμού χρησιμοποιεί τα δεδομένα απογραφής για να δημιουργήσει ένα πρόγραμμα παραγωγής για να καλύψει τη ζήτηση των πελατών. Τα ακριβή αρχεία απογραφής επιτρέπουν στο τμήμα αγοράς να κάνει μια ακριβή εκτίμηση των χρόνων παράδοσης για την αγορά υλικών για την παραγωγή και να εξασφαλίσει ότι το τμήμα παραγωγής έχει τα υλικά και τις προμήθειες που είναι διαθέσιμες για την κατασκευή προϊόντων πελατών.
Σφάλματα υπαλλήλων
Τα σφάλματα των υπαλλήλων ενδέχεται να προκαλέσουν ανακρίβειες στα αρχεία απογραφής, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία αγοράς των υλικών ή απόκτηση υπερβολικού όγκου αποθεμάτων. Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τη διεκπεραίωση των υλικών ή των εντολών εργασίας πρέπει να έχουν την αναγκαία κατάρτιση για την ακριβή ενημέρωση του συστήματος απογραφής. Επιπλέον, οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση αποθεμάτων, όπως οι μετρητές κύκλων και οι ειδικοί της διαχείρισης αποθεμάτων, πρέπει να εκπαιδευτούν στο συγκεκριμένο σύστημα απογραφής που χρησιμοποιείται στον οργανισμό.
Αποθέματα
Τα αποθέματα αποθέματος είναι ελλείψεις στο απόθεμα που μπορεί να προκύψουν από ανακριβή αρχεία ή από κακή πρόβλεψη στο σύστημα απογραφής. Το τμήμα αγορών πρέπει να διαθέτει ακριβή σημεία ενεργοποίησης που καθορίζουν πότε πρέπει να γίνουν αγορές. Τα αποθέματα μετοχών μπορούν να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις προϊόντων στους πελάτες.
Υπερβολική απογραφή
Η υπέρβαση αποθέματος έχει ως αποτέλεσμα το πρόσθετο κόστος για την οργάνωση στο κόστος αποθήκευσης και τα κεφάλαια που συνδέονται με αχρησιμοποίητο απόθεμα. Όταν οι εταιρείες δεν χρησιμοποιούν το απόθεμα γρήγορα μετά την αγορά, η επιχείρηση αρχίζει να χάνει χρήματα για τα υλικά. Σε περίπτωση που κάποιο από τα υλικά είναι ελαττωματικό, μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος για την οργάνωση να ανακαλύψει το πρόβλημα.
Μη καταχωρημένο αποθεματικό
Ένα σύστημα απογραφής δεν πρέπει μόνο να αποθηκεύει πληροφορίες σχετικά με την ποσότητα, αλλά πρέπει επίσης να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με την τοποθεσία του στο κτίριο. Το απροσδιόριστο απόθεμα έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια χρόνου καθώς οι εργαζόμενοι αναζητούν χαμένα υλικά. Οι χρονικές καθυστερήσεις μπορούν να οδηγήσουν σε καθυστερημένες παραδόσεις και σε πελάτες.
Έλλειψη βελτιστοποίησης
Το σύστημα απογραφής πρέπει να συλλέγει επαρκή δεδομένα για να βοηθήσει την αγορά και να σχεδιάσει την πρόβλεψη μελλοντικών αναγκών εφοδιασμού. Ένα καλά βελτιστοποιημένο σύστημα απογραφής μπορεί να παρέχει στην εταιρεία πληροφορίες σχετικά με τις ποσότητες που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή, καθώς και πληροφορίες σχετικά με τα απορρίμματα και τα απόβλητα. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να βοηθήσουν στην αγορά να καθορίσει ένα ακριβές επίπεδο απογραφής για τα υλικά παραγωγής.
