Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης (MIS) ή ένα σύστημα διαχείρισης πληροφοριών είναι ιδιαίτερα σημαντικό για επιχειρήσεις που εργάζονται σε συνδυασμό με άλλες επιχειρήσεις, οπότε οι δύο πρέπει να μοιράζονται πληροφορίες ή να μεταφέρουν πληροφορίες μεταξύ τους. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις με περισσότερα από ένα τμήματα ή μονάδες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το MIS για να συγκεντρώσουν πληροφορίες σε μία κεντρική τοποθεσία, αποτρέποντας έτσι την απώλεια πληροφοριών. Ένα MIS έχει τέσσερα βασικά χαρακτηριστικά.
Συλλογή δεδομένων
Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν ένα MIS για την αποθήκευση δεδομένων. Το MIS αποθηκεύει τις πληροφορίες σε ένα από τα δύο συστήματα βάσεων δεδομένων. Το πρώτο είδος βάσης δεδομένων, η σχεσιακή βάση δεδομένων, αποθηκεύει την είσοδο από τους χρήστες, και στη συνέχεια συνδέει αυτές τις πληροφορίες με άλλες πληροφορίες σε όλο το σύστημα. Η βάση δεδομένων στη συνέχεια τοποθετεί αυτές τις πληροφορίες σε γραφήματα ή γραφήματα, ώστε οι χρήστες να μπορούν να συγκρίνουν τα δεδομένα. Το δεύτερο είδος βάσης δεδομένων, η ιεραρχική βάση δεδομένων, αποθηκεύει τα δεδομένα με τη σειρά που έλαβε, αλλά δεν παρέχει πίνακες σύγκρισης για τον χρήστη.
Δημιουργία αναφοράς
Ενώ το MIS χρησιμεύει για την αποθήκευση δεδομένων, χρησιμοποιεί επίσης αυτά τα δεδομένα για τη δημιουργία αναφορών. Οι χρήστες του συστήματος καθορίζουν τους τύπους αναφορών, με συγκεκριμένα πρότυπα διαθέσιμα στο σύστημα για διάφορους τύπους αναφορών. Όταν το ζητήσει ο χρήστης, το σύστημα επεξεργάζεται την απαιτούμενη αναφορά, εισάγοντας δεδομένα στο πρότυπο και εκτυπώνοντας την αναφορά για την επιχείρηση.
Προσβασιμότητα και ολοκλήρωση
Το MIS λειτουργεί με ανοικτή πρόσβαση. Η ανοικτή πρόσβαση σημαίνει ότι το πρωτεύον MIS μπορεί να συνδεθεί ή να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα εντός της επιχείρησης, επιτρέποντας αλλαγές σε δεδομένα από διαφορετικές πηγές και από πολλές τοποθεσίες. Αυτή η λειτουργία παρέχει δύο σημαντικά αποτελέσματα. Οι οργανισμοί μπορούν να ενημερώσουν το σύστημα για να παρέχουν πληροφορίες σε συνδυασμό με πολιτικές και κανονισμούς και το σύστημα μπορεί να διατηρηθεί χωρίς να απαιτείται επαγγελματικό προσωπικό συντήρησης.
Ευελιξία
Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό ενός MIS είναι ότι οι επιχειρήσεις μπορούν να αγοράσουν μια μικρή έκδοση ενός συστήματος και στη συνέχεια, με την πάροδο του χρόνου, να προσθέτουν σε αυτό, όπως επιτρέπουν τα οικονομικά. Οι επιχειρήσεις μπορούν να προσθέσουν αυξημένες δυνατότητες δεδομένων, καθώς και δυνατότητες συστήματος, στο αρχικό σύστημα καθώς αναπτύσσεται η επιχείρηση, εξαλείφοντας την ανάγκη για τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης να αγοράσει ένα εντελώς νέο σύστημα κάθε λίγα χρόνια.
