Με πολλά υποτμήματα λογιστικής υπάρχουν σκληροί και γρήγοροι κανόνες και κανονισμοί όσον αφορά την οργάνωση και τι είναι και δεν επιτρέπεται. Αυτό δεν συμβαίνει με τα λογιστικά συστήματα πληροφοριών. Υπάρχουν απλά πάρα πολλές απόψεις σχετικά με το τι είναι AIS και τι δεν είναι. Αυτό που διακρίνει το AIS από άλλα συστήματα πληροφοριών είναι οι νομικές και επαγγελματικές υποχρεώσεις που επιβάλλονται στα στελέχη της εταιρείας και στους λογιστές.
Ροές πληροφοριών
Ένα από τα χαρακτηριστικά ενός AIS είναι η ροή πληροφοριών. Αυτό φαίνεται εδώ με τη χρήση μιας πυραμίδας με ανώτερη διοίκηση, μεσαία διοίκηση ακριβώς κάτω από αυτή, διαχείριση λειτουργιών κάτω από αυτό και λειτουργικό προσωπικό που αντιπροσωπεύει τη βάση της ροής πληροφοριών. Οι πληροφορίες σχετικά με την απόδοση της εταιρείας μετατοπίζονται προς τα πάνω σε όλα τα επίπεδα διοίκησης μέσω του προσωπικού. Η ανώτατη διεύθυνση είναι υπεύθυνη έναντι των μετόχων ή των ιδιοκτητών της εταιρείας για τις πληροφορίες που λαμβάνουν. Συμβάλλοντας σε αυτές τις πληροφορίες σχετικά με την απόδοση της εταιρείας είναι οι πελάτες και οι προμηθευτές, με τους οποίους το επιχειρησιακό προσωπικό έχει καθημερινή επαφή. Με τη χρήση αυτών των πληροφοριών, η ανώτατη διοίκηση φιλτράρει πληροφορίες σχετικά με τον προϋπολογισμό της εταιρείας και οδηγίες σχετικά με τον τρόπο αλλαγής ή βελτίωσης των καθημερινών αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες και τους προμηθευτές. Οι πληροφορίες από προμηθευτές και πελάτες είναι γνωστές ως εξωτερικές ροές πληροφοριών. Εκείνοι από προσωπικό σε διοίκηση και διοίκηση στο προσωπικό είναι γνωστοί ως εσωτερικές ροές πληροφοριών.
Επεξεργασία συναλλαγών
Ένα άλλο χαρακτηριστικό του AIS είναι η επεξεργασία των συναλλαγών. Ένα σύστημα AIS επεξεργάζεται δύο διαφορετικούς τύπους συναλλαγών. Η χρηματοοικονομική συναλλαγή, η οποία είναι κάθε συναλλαγή νομισματικής φύσης που επηρεάζει τα περιουσιακά στοιχεία ή τις μετοχές μιας επιχειρηματικής οργάνωσης. Η μη χρηματοοικονομική συναλλαγή είναι μια απόφαση που, αν και δεν μετράται χρηματικά, μπορεί να επηρεάσει τη συνολική λογιστική υγεία της εταιρείας. Για παράδειγμα, αν η εταιρεία αποφασίσει να αλλάξει τους προμηθευτές λόγω της σημαντικής αύξησης των τιμών από έναν σημερινό προμηθευτή, το άμεσο αποτέλεσμα δεν είναι χρηματοοικονομικής φύσης μέχρι την πρώτη παραγγελία.
Όλες οι συναλλαγές καταχωρούνται στο Σύστημα Πληροφοριακών Πληροφοριών για να επηρεάσουν τη λήψη αποφάσεων της ανώτατης διοίκησης. Εάν η ανώτατη διοίκηση έχει επίγνωση της μελλοντικής αύξησης του κόστους, των φόρων ή ενδεχόμενης απώλειας πελατείας, μπορούν να ληφθούν αποφάσεις για την αντιμετώπιση των αρνητικών συνεπειών των μελλοντικών γεγονότων.
Μοντέλο AIS
Ένα τυπικό μοντέλο ενός AIS απεικονίζει αυτά τα χαρακτηριστικά και περιλαμβάνει τρία διαφορετικά βήματα στον χειρισμό των πληροφοριών. Πρώτον, η συλλογή δεδομένων. Θεωρείται το πιο σημαντικό από τα τρία βήματα, όπως και αν τα σφάλματα δεν εντοπιστούν, το σύστημα μπορεί να δημιουργήσει αναξιόπιστη παραγωγή. Οι δύο κύριες απαιτήσεις της διαδικασίας συλλογής δεδομένων είναι ότι τα χρησιμοποιούμενα δεδομένα είναι τόσο σχετικά όσο και αποτελεσματικά. Είναι στη φάση συλλογής δεδομένων ότι η συνάφεια των δεδομένων θα πρέπει να σταθμιστεί για να φιλτράρει όλα τα άσχετα γεγονότα από το σύστημα. Η αποδοτικότητα περιλαμβάνει τη συλλογή του ίδιου συνόλου δεδομένων μόνο μία φορά. Εάν δεν το κάνετε αυτό οδηγεί σε πλεονάζοντα δεδομένα. Το δεύτερο βήμα είναι η επεξεργασία δεδομένων ή η προσπάθεια να οργανωθούν τα δεδομένα με τέτοιο τρόπο ώστε η διοίκηση να μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με τις οικονομικές αποφάσεις της εταιρείας. Ένα παράδειγμα θα ήταν η χρήση δεδομένων πωλήσεων για την πρόβλεψη μελλοντικών προσδοκιών πωλήσεων. Με βάση αυτές τις προσδοκίες μπορούν να ληφθούν αποφάσεις σχετικά με τις απαιτήσεις στελέχωσης. Το τρίτο βήμα είναι η πραγματική παραγωγή πληροφοριών που οδηγούν στη λήψη αποφάσεων. Εάν η απόφαση βασίζεται σε χρηματοοικονομικές ή μη χρηματοοικονομικές συναλλαγές, η απόφαση μπορεί να επηρεάσει την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης και, ενδεχομένως, τις οικονομικές προοπτικές της εταιρείας.
