Οι εκταμιεύσεις σε μετρητά είναι ο τρόπος με τον οποίο ένας οργανισμός, όπως μια επιχείρηση ή μια κρατική υπηρεσία, διέπει τη χρήση των κεφαλαίων. Οι εκταμιεύσεις πραγματοποιούνται σε διαφορετικούς τομείς της επιχείρησης ή σε διαφορετικούς λογαριασμούς που δημιουργούνται για παροχές σε εργαζόμενους και άλλες χρήσεις. Οι οργανισμοί αναπτύσσουν εσωτερικούς ελέγχους, ή αυτο-δημιουργημένους κανόνες και κανονισμούς, για την εκταμίευση χρημάτων με αυτόν τον τρόπο. Αυτοί οι εσωτερικοί έλεγχοι απαιτούνται συνήθως για να λειτουργήσει ο οργανισμός, αλλά έρχονται με εγγενείς αδυναμίες τις οποίες πρέπει να σημειώσουν οι ηγέτες της οργάνωσης.
Ακατάλληλα στοιχεία ελέγχου
Οι εσωτερικοί έλεγχοι δημιουργούνται και αποφασίζονται από την επιχείρηση, συνήθως από ένα διοικητικό συμβούλιο για μια εταιρεία αλλά από τους ηγέτες σε όλους τους τύπους οργανισμών. Οι αποφάσεις αυτές δεν είναι πάντα κατάλληλες. Οι έλεγχοι μπορεί να είναι υπερβολικά χαλαροί σε ορισμένες περιοχές, προκαλώντας ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια και υπερβολικά αυστηρούς σε άλλες, οδηγώντας σε χρονοβόρες και ακατάλληλες καθυστερήσεις στη χρηματοδότηση. Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο οι οργανισμοί μπορούν να αποφασίσουν να ελέγξουν ειδικά τους εσωτερικούς ελέγχους, να πάρουν μια εξωτερική γνώμη.
Λείπει στοιχεία ελέγχου και ειδικές περιστάσεις
Εάν οι εσωτερικοί έλεγχοι δεν ρυθμίζονται από μια εξωτερική αρχή, υπάρχει επίσης η πιθανότητα να παραλειφθούν ορισμένοι απαραίτητοι έλεγχοι. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να έχει λεπτομερείς ελέγχους για εκταμιεύσεις μετρητών για κανονικά επιχειρηματικά σχέδια, αλλά μπορεί να είναι σε απώλειες όταν πρόκειται για εκταμιεύσεις για ένα νέο πρόγραμμα επιχορηγήσεων απλώς και μόνο επειδή δεν έχουν δημιουργηθεί κανόνες γι 'αυτή την περίσταση. Αυτά τα τυφλά σημεία μπορεί να οδηγήσουν σε μελλοντικά προβλήματα με ανεπαρκή έλεγχο.
Ευθύνη
Η λογοδοσία αναφέρεται στην ασφάλεια των εσωτερικών ελέγχων και στην ικανότητά τους να αντέχουν σε κακή συμπεριφορά και σε κατάχρηση. Όταν αντιμετωπίζετε μεγάλες εκταμιεύσεις μετρητών, υπεξαίρεση και άλλες μορφές κλοπής ή απάτης είναι δυνατότητες. Οι εσωτερικοί έλεγχοι που έχουν ελαττωματικά συστήματα παρακολούθησης (όπως απουσία σύνδεσης στο σύστημα) ή άλλα θέματα έχουν κακές λειτουργίες υπευθυνότητας. Δημιουργούν κενά που μπορεί να αναγκάσουν μια εταιρεία να χάσει χρήματα μέσω αδίστακτης συμπεριφοράς.
Συνεχιζόμενα ζητήματα προσαρμογής
Οι εκταμιεύσεις σε μετρητά σπάνια γίνονται με τον ίδιο τρόπο για ολόκληρη τη ζωή ενός οργανισμού. Τα συστήματα και οι διαδικασίες έγκρισης αλλάζουν με τη μορφή της οργάνωσης και με την ανάπτυξη νέων τεχνολογιών. Τα μέτρα ασφαλείας μπορούν να αλλάξουν τα κανάλια μέσω των οποίων κινούνται μετρητά. Οι νέοι κυβερνητικοί κανονισμοί μπορούν να προσθέσουν περισσότερα βήματα. Ωστόσο, οι εσωτερικοί έλεγχοι ενδέχεται να μην αλλάξουν τόσο γρήγορα, αφήνοντας έναν οργανισμό να καθυστερεί καθώς προσπαθεί να ανταποκριθεί στις νέες απαιτήσεις με ξεπερασμένες στρατηγικές.
