Ένας σημαντικός στόχος οποιουδήποτε συστήματος εσωτερικού ελέγχου είναι η διαφύλαξη περιουσιακών στοιχείων. Επειδή οι διαδικασίες μισθοδοσίας επηρεάζουν τόσο τους ανθρώπινους όσο και τους οικονομικούς πόρους, τα προβλήματα ή οι αδυναμίες των εσωτερικών ελέγχων μισθοδοσίας μπορεί να είναι δαπανηρές. Αναγνωρίζοντας τους κινδύνους που ενυπάρχουν στη διαδικασία μισθοδοσίας, η κατανόηση των πιθανών επιπτώσεών τους και η γνώση του τρόπου αντιμετώπισής τους μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική πρόληψη των απωλειών με την πάροδο του χρόνου.
Κίνδυνοι
Οι κίνδυνοι στη διαδικασία μισθοδοσίας περιλαμβάνουν προβλήματα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, όπως υποτίμηση των μισθών και υποχρεώσεις που συνδέονται με παροχές σε εργαζόμενους ή εσφαλμένη ταξινόμηση του κόστους εργασίας μεταξύ του κόστους των πωληθέντων αγαθών (COGS) και των εξόδων πώλησης, γενικών και διοικητικών εξόδων (ΓΔΔΠ). Η λειτουργική αποτελεσματικότητα μπορεί να διακυβευτεί με την καταβολή φανταστικών ή τερματισμένων υπαλλήλων (συνήθως ως αποτέλεσμα αθέμιτης σύμπραξης) και με τη χρήση εσφαλμένων μισθών και μισθών. Η τήρηση των κανονιστικών ρυθμίσεων διακυβεύεται μέσω παραβίασης των ομοσπονδιακών και κρατικών νόμων περί μισθών και ωρών ή παραβίασης των κανονισμών της Υπηρεσίας Εσωτερικών Προσόδων σχετικά με τους υπαλλήλους έναντι των ανεξάρτητων εργολάβων.
Επίπτωση
Οι πιθανές οικονομικές, φήμες και νομικές επιπτώσεις των προβλημάτων μισθοδοσίας ποικίλλουν σημαντικά ανάλογα με το χρόνο, το μέγεθος και τη φύση τους. Η κατανόηση του αντίκτυπου που θα μπορούσε να έχει ένα γεγονός είναι σημαντικό να γνωρίζει πώς να το αντιμετωπίσει κατάλληλα. Οι επιχειρήσεις πρέπει να εξετάσουν τα εξής: Τα σφάλματα δημοσιονομικής αναφοράς ενδέχεται να αυξήσουν τα τέλη εξωτερικού ελέγχου. Εσφαλμένα χρηματοοικονομικά στοιχεία ενδέχεται να οδηγήσουν σε κακές αποφάσεις διαχείρισης και ενδέχεται να επηρεάσουν αρνητικά τους επενδυτές και άλλους ενδιαφερόμενους, όπως οι πιστωτές. Οι πληρωμές σε φανταστικούς εργαζόμενους και τα λανθασμένα ποσοστά μισθών μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά τη ρευστότητα και να αυξήσουν τα φορολογικά βάρη. Οι παραβιάσεις των νόμων περί μισθών και ωρών ή οι κανονισμοί των IRS μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντικά πρόστιμα, νομικά έξοδα, υψηλότερα ποσοστά κύκλο εργασιών των εργαζομένων και απώλεια φήμης.
Μείωση
Μπορείτε να μειώσετε την πιθανότητα ή την επίδραση ενός προβλήματος μισθοδοσίας εάν εφαρμόσετε ισχυρούς ελέγχους μισθοδοσίας. Ωστόσο, το όφελος από την εφαρμογή των ελέγχων μισθοδοσίας δεν πρέπει να υπερβαίνει το κόστος. Ο τακτικός και έγκαιρος λογαριασμός μισθοδοσίας και οι συμφωνίες δεδομένων με το γενικό μητρώο και τα δεδομένα τρίτων μερών, οι μεταδόσεις αρχείων και άλλα αρχεία ενδέχεται να αποτρέψουν ή να εντοπίσουν οικονομικές ανακρίβειες. Η ανασκόπηση των ταξινομήσεων εργατικού δυναμικού μεταξύ άμεσων και έμμεσων δαπανών μπορεί να βοηθήσει στην αναγνώριση των προβλημάτων ταξινόμησης. Ο διαχωρισμός των καθηκόντων μεταξύ της καταχώρισης των δεδομένων μισθοδοσίας, της επεξεργασίας και πληρωμής και του προσωπικού απελευθέρωσης είναι ιδανικός, αλλά μπορεί να είναι δύσκολος σε μικρές επιχειρήσεις με περιορισμένους πόρους. Η αναθεώρηση της ανώτατης διοικητικής εξουσίας, η έγκριση και η ανακοίνωση των επιτοκίων αμοιβής, οι αλλαγές επιτοκίων, οι προαγωγές προσωπικού, οι αλλαγές θέσεων εργασίας και οι τερματισμοί μπορεί να είναι κατάλληλες όταν ο διαχωρισμός των καθηκόντων δεν είναι οικονομικά αποδοτικός. Τα κατάλληλα προγράμματα εκπαίδευσης και εποπτείας για νομικά θέματα και ζητήματα ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να συμβάλλουν στην αύξηση της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς.
Παρακολούθηση
Οποιοδήποτε σύστημα εσωτερικού ελέγχου μπορεί να καταστεί αναποτελεσματικό με την πάροδο του χρόνου καθώς οι αλλαγές προσωπικού και επιχειρηματικών διαδικασιών μεταβάλλονται μέσω της ανάπτυξης ή μέσω της ακατάλληλης διαχείρισης των διαδικασιών ελέγχου. Διεξάγετε περιοδικές αξιολογήσεις πιθανών κινδύνων και αναθεωρήστε το σχεδιασμό και την αποτελεσματικότητα των ελέγχων μισθοδοσίας για να διασφαλίσετε ότι παραμένουν σχετικοί και οικονομικοί.
