Σύμφωνα με το Πανεπιστήμιο Aurora, μια περιγραφή θέσης εργασίας "περιγράφει το σκοπό, τα καθήκοντα, τις ευθύνες, τα καθήκοντα και τις σχέσεις μιας συγκεκριμένης εργασίας". Αν και ο προφανής σκοπός είναι να ενημερώσετε τους υποψήφιους που γνωρίζουν ότι υπάρχει θέση και ποια είναι η φύση της εργασίας, οι περιγραφές θέσεων εξυπηρετούν επίσης νομικούς και οργανωτικούς σκοπούς και πρέπει να γραφτούν προσεκτικά για να αποφευχθούν αγωγές ή εσωτερικές συγκρούσεις.
Εξωτερικός
Η εξωτερική περιγραφή της εργασίας είναι εκείνη που δημοσιεύετε για τους πιθανούς υποψηφίους. Περιλαμβάνει τον τίτλο και τις βασικές λειτουργίες της εργασίας, περιγράφει τα καθήκοντα και τις ευθύνες και μπορεί να περιλαμβάνει διοικητικές πληροφορίες όπως είναι οι αρμοδιότητες της γενικής υπηρεσίας και η θέση του επιβλέποντος της εργασίας. Πρέπει επίσης να απαριθμεί τα απαιτούμενα προσόντα, συμπεριλαμβανομένων δεξιοτήτων, εκπαίδευσης και εμπειρίας. Οι περισσότερες εξωτερικές περιγραφές εργασίας αναφέρουν τον μισθό και τα οφέλη που προσφέρονται για τη θέση. Αν και πρέπει να είναι σύντομες, θα πρέπει επίσης να είναι συγκεκριμένες, έτσι ώστε να μην έχετε πλημμυρίσει με εφαρμογές από άτομα που είναι ανεπιφύλακτη.
Γενικός
Μια γενική περιγραφή γενικής εργασίας περιγράφει τη δουλειά με ευρεία έννοια. Ανάλογα με το μέγεθος της οργάνωσης και τον αριθμό των παρόμοιων θέσεων εργασίας μέσα σε αυτήν, η γενική περιγραφή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο για τις επικεφαλής των τμημάτων να σχεδιάζουν πιο συγκεκριμένες περιγραφές για θέσεις εργασίας υπό την αρμοδιότητά τους. Ωστόσο, η Poindexter Consulting Group προειδοποιεί ότι οι γενικές περιγραφές θέσεων εργασίας μπορούν να ανοίξουν μια εταιρεία σε προβλήματα με την Επιτροπή Ίσων Ευκαιριών για την Απασχόληση, η οποία επιβάλλει τον Νόμο Αμερικανών με Αναπηρίες. Η πράξη αυτή ορίζει ότι οι εργοδότες δεν κάνουν διακρίσεις εις βάρος ειδικευμένων ατόμων με ειδικές ανάγκες που είναι σε θέση να εκπληρώσουν τις «βασικές λειτουργίες» των θέσεων εργασίας. Εάν μια γενική περιγραφή δεν διευκρινίζει ποιες είναι οι βασικές λειτουργίες, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε την εμφάνιση διακρίσεων.
Επιπλέον, η κυβέρνηση χρησιμοποιεί περιγραφές θέσεων εργασίας για να διαπιστώσει ότι οι εργοδότες ακολουθούν τις νομικές οδηγίες σχετικά με την ισότητα αμοιβών και τις ευκαιρίες για υπερωρίες. Οι γενικές περιγραφές που δεν καθορίζουν τους μισθούς και τις ώρες δεν θα σας προστατεύσουν εάν ο οργανισμός σας βρίσκεται υπό κυβερνητικό έλεγχο.
Εσωτερικός
Η εσωτερική περιγραφή της εργασίας περιέχει τις ίδιες πληροφορίες με την εξωτερική, αλλά γίνεται πιο ακριβής, σύμφωνα με την εταιρεία Grand Roads Executive Search. Οι διοικητικές πληροφορίες, για παράδειγμα, μπορεί να περιλαμβάνουν το όνομα και τον τίτλο εργασίας του προϊσταμένου της θέσης. Οι εσωτερικές περιγραφές εργασίας υψηλότερου επιπέδου ενδέχεται να περιλαμβάνουν μετρήσεις όπως το ποσό των εσόδων που αναμένεται να δημιουργήσει ο κάτοχος της θέσης εργασίας, πόσοι πελάτες ή λογαριασμοί θα επιβλέπει ή θα εξυπηρετεί ή πόσους υπαλλήλους θα επιβλέπει. Μια καλά γραπτή και εμπεριστατωμένη περιγραφή θέσεων εργασίας εξασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν ποιες είναι οι προσδοκίες σας για τη θέση, ώστε οι Ανθρώπινοι Πόροι να μπορούν να προσλάβουν το σωστό άτομο, το άτομο που έχει προσληφθεί καταλαβαίνει τι πρέπει να κάνει και είστε νόμιμα προστατευόμενος αν η νέα μίσθωση δεν ικανοποιεί αυτές προσδοκίες.
