Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί ουσιαστικό μέρος πολλών θέσεων εργασίας και επιχειρήσεων. Οι επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις δημιουργούν μια σχεδόν εξίσου σημαντική εικόνα με τις επικοινωνίες πρόσωπο με πρόσωπο και μπορούν να διαρκέσουν περισσότερο. Το επιχειρησιακό email πρέπει πάντα να αντανακλά τον επαγγελματισμό και να έχει επιχειρηματικό σκοπό. Είναι εύκολο να πέσετε σε κακές συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνεπώς η συνεχής συνειδητοποίηση και επαγρύπνηση σχετικά με την πολυπλοκότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απαραίτητες και ζωτικής σημασίας για την επαγγελματική εικόνα της επιχείρησης.
Θέμα Πεδίο
Το πεδίο του θέματος είναι εξίσου σημαντικό με το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι επαγγελματίας επικεφαλής στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και χρειάζεται λέξεις που αντικατοπτρίζουν αυτό. Χρησιμοποιήστε τη σωστή γραμματική στο πεδίο θέμα χωρίς ορθογραφικό λάθος και χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα κεφαλαία γράμματα. Μεταφέρετε το σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε μια σύντομη, σύντομη φράση. "Σχετικά με το Winfield Project", "Επιστροφή σε εσάς για τον λογαριασμό σας", "Ερωτήσεις λογισμικού χρόνου και παρουσίας" είναι παραδείγματα επιχειρηματικών γραμμών για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ποτέ μην χρησιμοποιείτε αργκό, κακή γλώσσα ή ακόμα και περιστασιακές φράσεις όπως "Γεια", "Πώς πηγαίνει;" ή "Ερώτηση".
Χαιρετισμοί και αποχωρήσεις
Χρησιμοποιήστε επαγγελματικούς χαιρετισμούς και υπογραφές για να διατηρήσετε τις ηλεκτρονικές σας επικοινωνίες συνεπείς με την επαγγελματική εικόνα της επιχείρησης που θέλετε να μεταφέρετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ακόμη και αν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μακρόχρονη, γνωστή επιχειρηματική επαφή με την οποία έχετε συχνή αλληλογραφία, κρατήστε τα χαιρετισμούς και τις υπογραφές σας επαγγελματικά και ευγενικά. Για νέες και άγνωστες επαφές, χρησιμοποιήστε "Αγαπητέ κ. Smith" και "Χαιρετισμοί" για χαιρετισμό και υπογραφή. Για πιο γνωστές επαφές, "Αγαπητέ Amy" και "Εκτιμώ αυτό!" Είναι πιο άτυπες αλλά ακόμα επαγγελματικές.
Μορφοποίηση, συνημμένα και αρχεία υπογραφής
Η μορφοποίηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο των επιχειρήσεων δεν είναι απαραίτητη και μπορεί να προκαλέσει την εμπλοκή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Χρησιμοποιείτε συνημμένα με προσοχή και μόνο με προηγούμενη γνώση και έγκριση του παραλήπτη, ιδιαίτερα τα μεγάλα συνημμένα. Τα αρχεία υπογραφής πρέπει να είναι όσο το δυνατόν συντομότερα.
Γλώσσα και τόνος
Η γλώσσα και ο τόνος των επικοινωνιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι εξίσου επαγγελματικές με άλλες γραπτές επικοινωνίες. Χρησιμοποιήστε ευγένεια, καλή γραμματική, ορθογραφία, λεξιλόγιο και σημεία στίξης. Χρησιμοποιήστε κοινή επιχειρησιακή γλώσσα, όχι αργαλειό, λεηλασίες ή περιστασιακές φράσεις. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε ένα στοχαστικό, φιλικό τόνο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μην γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν είστε θυμωμένοι, αναστατωμένοι ή απογοητευμένοι. Συναντιέται με τον τόνο, ακόμη και αν δεν είναι σκόπιμο. Φροντίστε όσο το δυνατόν περισσότερο με τη φράση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως με τις τηλεφωνικές συνομιλίες και τις συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο με επιχειρηματικούς συνεργάτες.
Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μην γράφετε τρεις παραγράφους όταν αρκετές προτάσεις είναι αρκετές. Μην χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να γκρίνεστε με θυμό ή ενόχληση ή να πειθαρχείτε κανέναν. Μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε βιασύνη - αφιερώστε χρόνο για να ξαναδιαβάσετε, να ελέγξετε τον ορθό και να επαληθεύσετε τη διεύθυνση του παραλήπτη πριν από την αποστολή. Μην καταχραστείτε το αντίγραφο του άνθρακα και το τυφλό αντίγραφο του άνθρακα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην χρησιμοποιείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εργασία σας για σκοπούς εκτός εργασίας.
