Εάν η εργασία σας απαιτεί να πηγαίνετε συχνά σε συναντήσεις, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να σας ζητηθεί να καταγράψετε τα πρακτικά μιας συνάντησης σε κάποιο σημείο. Η επιχείρησή σας μπορεί να έχει μια προτιμώμενη μορφή λεπτού, αλλά εάν δεν το κάνει, μπορείτε να βρείτε μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να γράψετε καλά λεπτά συνάντησης.
Ξεκινήστε καταγράφοντας την ημερομηνία και την ώρα έναρξης της συνάντησης. Γράψτε τα ονόματα όλων των παρόντων, μαζί με τους τίτλους τους. Σημειώστε ποιος εκτελεί τη σύσκεψη και το θέμα της σύσκεψης.
Λάβετε σημειώσεις που βασίζονται στα στοιχεία της ατζέντας. Καταγράψτε τα κύρια σημεία συζήτησης για κάθε θέμα και τις τελικές αποφάσεις που γίνονται. Σημειώστε όποιον έκανε μια πρόταση, ποια ήταν η πρόταση, ποιος αποσπά την πρόταση και τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας. Εάν η ψηφοφορία δεν ήταν ομόφωνη, καταγράψτε ποιος ψήφισε την πρόταση και ποιοι ψήφισαν κατά της.
Γράψτε τα στοιχεία που πρέπει να συζητηθούν ή να ψηφιστούν κατά την επόμενη συνεδρίαση. Καταγράψτε την ημερομηνία της επόμενης συνάντησης και τη χρονική στιγμή της συνεδρίασης.
Συμβουλές
-
Κρατήστε τα λεπτά της συνάντησης σας σύντομα και μέχρι το σημείο. Γράψτε μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες. Εάν τα λεπτά σας είναι υπερβολικά μεγάλα, τα άτομα δεν θα τα διαβάσουν όταν τα στείλετε έξω.
