Οι επαγγελματικές συναντήσεις απαιτούν προγραμματισμό, οργάνωση, ηγεσία, τήρηση αρχείων και παρακολούθηση. Ο τρόπος με τον οποίο θα προχωρήσει το έργο σας θα εξαρτηθεί από τη λήψη αποφάσεων και τη δράση που θα προκύψει από τη συνεργατική προσπάθεια που κατέστη δυνατή από τη συνάντηση.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Ημερήσια διάταξη
-
Αίθουσα συνεδριάσεων
Σχεδιάστε την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης. Η ημερήσια διάταξη περιγράφει όλα τα ζητήματα που απαιτούν συζήτηση για τις αποφάσεις που είναι απαραίτητες για την προώθηση του έργου ή των στόχων σας. Καταγράψτε όλα τα γνωστά ζητήματα σε μια συνοπτική μορφή περιγράμματος με κουκκίδες. Μόλις σχεδιάσετε την ημερήσια διάταξη, θα γνωρίζετε τα θέματα και, στη συνέχεια, θα ξέρετε ποιος πρέπει να παρευρεθεί στη συνεδρίαση.
Στείλτε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλεφωνήστε σε όλα τα άτομα που πρέπει να παρευρεθούν στη σύσκεψη και να ζητήσετε τη διαθεσιμότητά τους με ημερομηνίες και ώρες μέσα σε διάστημα μιας εβδομάδας εάν έχετε περισσότερους συμμετέχοντες. Αυτό μόνο μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική πρόκληση δεδομένου απασχολημένος χρονοδιαγράμματα. Αφού διαθέσετε όλους, ανατρέξτε στα χρονοδιαγράμματα για μια διαθέσιμη ημερομηνία και ώρα. Προγραμματίστε επαρκή χρόνο για τη διεξαγωγή της συνάντησης και στείλτε μια ειδοποίηση σε όλους τους συμμετέχοντες σχετικά με την ημερομηνία, την ώρα έναρξης, την ώρα λήξης και την τοποθεσία της συνάντησης, μαζί με ένα αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης.
Κατά την προετοιμασία της συνάντησης, διανέμουν αντίγραφα της ημερήσιας διάταξης σε όλους τους συμμετέχοντες μαζί με όλα τα έγγραφα που θα αποτελέσουν το αντικείμενο συζήτησης. Οι πίνακες προβολής και οι παρουσιάσεις ισχύος πρέπει να είναι έτοιμες για προβολή με καβαλέτα και οποιουσδήποτε απαραίτητους προβολείς, φορητούς υπολογιστές και οθόνες. Επίσης, ο διοργανωτής της συνάντησης θα πρέπει να είναι προετοιμασμένος να ηγηθεί της συνάντησης και ένας κάτοχος εγγραφών θα πρέπει να παρευρεθεί στη συνεδρίαση για να σημειώσει.
Ο διοργανωτής / ηγέτης της συνάντησης πρέπει να διατηρήσει τη συζήτηση σε καλό δρόμο. Η συζήτηση θα οδηγήσει αναπόφευκτα σε ερωτικά θέματα και συζητήσεις εκτός θέματος, οπότε ο ηγέτης πρέπει να βεβαιωθεί ότι η συζήτηση θα επιστρέψει τελικά στα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Ο ηγέτης πρέπει επίσης να παρακολουθεί το χρόνο και να κρατήσει τη συζήτηση να ρέει για να χτυπήσει όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Ο ηγέτης πρέπει να παράσχει μια σύντομη περιγραφή των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης για να ξεκινήσει τη συζήτηση και να θέσει ερωτήσεις ή να ζητήσει εισήγηση από τους συμμετέχοντες για να αποκτήσει τις απαραίτητες πληροφορίες. Ο ηγέτης θα πρέπει να ολοκληρώσει κάθε αντικείμενο ενέργειας με το άτομο που είναι υπεύθυνο για την ολοκλήρωση του στοιχείου και ένα χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωσή του.
Μόλις ολοκληρωθούν όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, η ομάδα θα πρέπει να προγραμματίσει μια συνάντηση παρακολούθησης, εάν χρειαστεί, ή να προγραμματίσει συσκέψεις που πραγματοποιούνται τακτικά σε μια συμφωνημένη ημέρα και ώρα.
Ο κάτοχος αρχείων θα πρέπει να καταρτίσει τις σημειώσεις του σε πρακτικά συνεδριάσεων που θα οργανωθούν σε μορφή σκιαγράφησης. Το σχέδιο πρακτικών θα πρέπει στη συνέχεια να αποστέλλεται στους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση για να ζητούν παρατηρήσεις, διορθώσεις ή αλλαγές. Τα τελικά πρακτικά της συνάντησης θα πρέπει στη συνέχεια να διανέμονται στους συμμετέχοντες και να χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση των δράσεων και ως βάση για την επόμενη ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης, εάν είναι απαραίτητο.
