Παρόλο που η σύνταξη επιχειρησιακής επιστολής δεν είναι πάντα δύσκολη, η υπενθύμιση ότι πολλοί κανόνες για την επιχειρηματική εθιμοτυπία μπορεί να είναι μια πρόκληση. Μπορεί να φαίνεται περίπλοκο να γράψετε μια επιχειρηματική επιστολή σε πολλούς παραλήπτες, αλλά μπορείτε να το κάνετε με απλές οδηγίες. Ακολουθήστε την εθιμοτυπία που θέτει την επιστολή σας ξεχωριστά ως επαγγελματική και προσεκτική ενώ απευθύνεται σε όλους τους παραλήπτες σωστά.
Διευθύνσεις
Ξεκινήστε την επιστολή σας τοποθετώντας το όνομα και τη διεύθυνση σας στην κορυφή, μαζί με τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μετά από ένα διπλό χώρο, συμπεριλάβετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις του κάθε παραλήπτη με αλφαβητική σειρά. Εάν ένας ή περισσότεροι από τους παραλήπτες λάβουν ένα γράμμα στην ίδια διεύθυνση, καταχωρίστε τα ονόματά τους μαζί με τη μοναδική διεύθυνση στην οποία θα λάβουν την επιστολή σας.
Χαιρετισμοί
Οι χαιρετισμοί δεν αλλάζουν με τον αριθμό των παραληπτών. Το "Αγαπητέ" ισχύει για πολλούς παραλήπτες και θεωρείται ο προεπιλεγμένος χαιρετισμός των επαγγελματικών επιστολών. Δεν υπάρχει κανένας σκληρός και γρήγορος κανόνας όταν πρόκειται να απευθυνθούμε σε άτομα. Μπορείτε να δηλώσετε κάθε όνομα και ατομικό τίτλο ή μπορείτε να συνδυάσετε τους τίτλους και να δηλώσετε τα μεμονωμένα ονόματα. Για παράδειγμα, ο κ. Smith και ο κ. Jones ή ο πολλαπλασιασμός των "κ. Jones and Smith" είναι εξίσου πρόσφοροι: Για τις γυναίκες, χρησιμοποιήστε την κυρία, κυρία ή κυρία για κάθε άτομο ή το Mmes για τον πληθυντικό. "Για παράδειγμα, η κα. Johnson και Miss Smith "και" Mesdames Johnson and Smith "είναι και οι δύο αποδεκτές.
Σώμα της επιστολής
Οι κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας στο σώμα μιας επιστολής όπου αντιμετωπίζετε τα ζητήματα είναι σχετικά απλοί και ακολουθείτε τους τυπικούς γραμματικούς κανόνες για τα αγγλικά. Χρησιμοποιήστε πληθυντικές αντωνυμίες για να απευθυνθείτε στην ομάδα ως σύνολο. Εάν υπάρχουν ξεχωριστά ζητήματα που θέλετε να απευθυνθείτε σε ένα άτομο ειδικότερα, απευθυνθείτε σε ένα τμήμα της επιστολής σε αυτό το άτομο χρησιμοποιώντας άμεση γλώσσα που θα σας επιτρέψει να διαχωρίσετε τη δράση που απευθύνεστε στην ομάδα. Επαναλάβετε την επιστολή σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε ακολουθήσει τους σωστούς γραμματικούς κανόνες.
συμπέρασμα
Όταν συντάσσετε την επιστολή σας, ευχαριστείτε με σεβασμό κάθε άτομο για το χρόνο και την προσοχή του. Ακολουθήστε αυτό με ένα κλείσιμο που σηματοδοτεί το τέλος του γράμματος. αυτό μπορεί να είναι "Ειλικρινά" ή "Με ευγνωμοσύνη." Διπλό διάστημα δύο φορές - για να αφήσετε χώρο για την υπογραφή σας - και διπλό διάστημα πάλι πριν δείξετε αν έχετε περίκλειστα και στους οποίους έχουν σταλεί. Εκτυπώστε το γράμμα και φτιάξτε όσο το δυνατόν περισσότερα φωτοαντίγραφα. Υπογράψτε κάθε αντίγραφο του γράμματος, τοποθετήστε το καθένα - μαζί με τα τυχόν περιβλήματα - σε φακέλους που απευθύνονται σε μεμονωμένους παραλήπτες και στείλτε.
