Επί πολλούς αιώνες, οι συμβάσεις έχουν γίνει ο παγκόσμιος τρόπος για την καθιέρωση μιας νομικά δεσμευτικής συμφωνίας μεταξύ δύο μερών. Η διαχείριση συμβολαίων περιλαμβάνει τη διαχείριση των σχέσεων μεταξύ των φορέων, όπως οι πελάτες, οι συνεργάτες, οι προμηθευτές ή το προσωπικό. Οι διαδικασίες περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο διεξαγωγής διαπραγματεύσεων, υλοποίησης, λήξης και ανανέωσης.
Στοιχεία διαδικασίας
Ο στόχος σας στη διαχείριση συμβολαίων είναι να μεγιστοποιήσετε τα κέρδη και να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο. Οι σαφώς καθορισμένες διαδικασίες διευκολύνουν το συντονισμό μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών. Οι εμπορικές συμβάσεις περιλαμβάνουν τιμολόγια, εντολές αγοράς και συμφωνίες εταιρικής σχέσης. Εφαρμογή διαδικασιών διαχείρισης συμβάσεων χρησιμοποιώντας συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών ή απλώς τεκμηριωμένα ως εγχειρίδιο.
Οι διαδικασίες σας θα πρέπει να ορίζουν τον τρόπο καθορισμού των απαιτήσεων για προϊόντα ή υπηρεσίες που παρέχονται. Η τήρηση των προδιαγραφών των συμβάσεων αποτελεί συχνά τη βάση για τον προσδιορισμό της ποιότητας. Οι μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές απαιτήσεις προκαλούν αλλαγές στις συμβάσεις, όπως επιτρέπονται από τις διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων. Θέστε σε εφαρμογή ολοκληρωμένες διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων, έτσι ώστε εάν προκύψουν αμφισβητούμενα ποσά και προβλήματα που δεν έχουν εκπληρωθεί, επιλύονται ταχύτερα, επειδή τα συμβόλαια σας είναι εύρωστα.
Βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τα καταστατικά και τους κανονισμούς που διέπουν τη γλώσσα της σύμβασης και τα δικαιώματα και τις ευθύνες των εμπλεκομένων. Ενώ μια φορά η απλή χειραψία θεωρήθηκε νομικά δεσμευτική, οι σύγχρονες εταιρείες στηρίζονται τώρα σε μια σειρά νομικών εγγράφων για τη διαπραγμάτευση των επιχειρήσεων. Έγγραφο για τον τρόπο δημιουργίας τεσσάρων κύριων τύπων συμβάσεων: συμφωνίες σταθερής τιμής, επιστρεπτέες, μερικώς καθορισμένες και επιστολές. Οι διαδικασίες για την ανάπτυξη και τη διαχείριση συμβολαίων για κάθε τύπο πρέπει να υποδεικνύουν τον τρόπο καταγραφής της τιμής, τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής, τον καθορισμό του χρονοδιαγράμματος παράδοσης, την αξιολόγηση του κινδύνου για κάθε μέρος και την περιγραφή τυχόν συνεχιζόμενων επιχειρηματικών σχέσεων.
Προετοιμαστείτε για χειρισμό διαφορετικών σεναρίων. Για τις συμβάσεις σταθερής τιμής, οι πρόσθετες διαδικασίες θα πρέπει να καθορίζουν ελαφρυντικές προϋποθέσεις όπως τον τρόπο σύνταξης της σύμβασης, εάν η ακριβής ποσότητα των υλικών δεν είναι γνωστή ή η δραστηριότητα παρατείνεται για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ορισμένες βιομηχανίες, όπως ο κατασκευαστικός κλάδος, περιλαμβάνουν κίνητρα στις συμβάσεις για να παρακινήσουν την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα. Οι διαδικασίες που σχετίζονται με συμβάσεις επιστρεπτέες από το κόστος καθορίζουν τον τρόπο καθορισμού των όρων έτσι ώστε ο αγοραστής να αναλαμβάνει τον οικονομικό κίνδυνο από τον πωλητή, συμφωνώντας με μια τιμή που καλύπτει (τυπικά) το σύνολο του κόστους συν ένα τέλος. Οι κανόνες για την παρακολούθηση αυτών των τύπων συμβάσεων (που συνήθως χρησιμοποιούνται από μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς ή επιχειρηματικούς εταίρους για τους οποίους το οικονομικό όφελος δεν είναι ο πρωταρχικός στόχος) περιλαμβάνουν σαφείς δηλώσεις προσδοκιών. Δημιουργία διαδικασιών για μερικώς καθορισμένες συμβάσεις και συμφωνίες επιστολών. Η επένδυση του χρόνου και της προσπάθειας για την ανάπτυξη ολοκληρωμένων διαδικασιών εξασφαλίζει την ομαλή ροή εργασιών της εταιρείας σας.
