Το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων έχει σχεδιαστεί για να αυξάνει την αποτελεσματικότητα των διαχειριστών συμβολαίων που είναι επιφορτισμένοι με την ανάπτυξη και τη διατήρηση μιας μεγάλης ροής εργασιών των συμβάσεων προμηθευτών και πωλητών. Παρέχει μια ψηφιακή λύση και μια κεντρική θέση για τη διαχείριση των συμβάσεων. Μια σειρά προγραμμάτων λογισμικού διαχείρισης συμβάσεων διατίθενται στην αγορά και ο καθένας θα προσφέρει μια διαφορετική σουίτα χαρακτηριστικών.
Δημιουργία βάσης δεδομένων με πρότυπα συμβολαίων. Το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων έχει γενικά τη δυνατότητα να αποθηκεύει γενικές κατηγορίες συμβολαίων που λειτουργούν ως συμβόλαια για νέες διαπραγματεύσεις. Κατηγοριοποιήστε τη βάση δεδομένων των συμβάσεων για να βοηθήσετε τους διαχειριστές να διαχειρίζονται μεγάλες ποσότητες συμβάσεων προμηθευτών και προμηθευτών για την προμήθεια ποικιλίας αγαθών και υπηρεσιών.
Παρακολουθήστε αλλαγές στις συμβάσεις. Κατά τη φάση της διαπραγμάτευσης των συμβάσεων, η εφαρμογή διαχείρισης συμβάσεων μπορεί να προσφέρει στους διαχειριστές τη δυνατότητα να εκτιμούν τις ιστορικές αλλαγές στις συμβάσεις. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο κατά την αξιολόγηση της διαδικασίας διαπραγμάτευσης των συμβάσεων, όπως ο προσδιορισμός του είδους των παραχωρήσεων κατά τις διαπραγματεύσεις. Επιπλέον, οι εφαρμογές λογισμικού περιλαμβάνουν συνήθως συστήματα ημερολογίων με ετικέτες, εργαλεία για την ανταλλαγή πληροφοριών με τα μέρη σε μια επιχείρηση και η δυνατότητα προγραμματισμού και ανάπτυξης ημερησίων διατάξεων συνεδριάσεων που σχετίζονται με συγκεκριμένες συμβάσεις.
Παρακολούθηση επιδόσεων σύμβασης. Οι απαιτήσεις επιδόσεων των συμβάσεων μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο παρακολούθησης μέσω ενός προγράμματος συμβολαίου λογισμικού. Όταν ολοκληρωθεί μια βασική απαίτηση απόδοσης, αυτό μπορεί να σημειωθεί ως χαρακτηριστικό στο λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων. Αυτό βοηθά τους διαχειριστές να εντοπίζουν συμβάσεις που χρειάζονται προσοχή, για παράδειγμα, όταν οι απαιτήσεις απόδοσης δεν παραδίδονται σύμφωνα με τις καθορισμένες προθεσμίες.
Διαχείριση των καταγγελθέντων συμβάσεων. Το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων παρέχει στους διαχειριστές τη δυνατότητα να επισημαίνουν τις συμβάσεις ως καταγγελίες. Οι συμβάσεις ενδέχεται να τερματιστούν για διάφορους λόγους. Αυτό συμβαίνει συνήθως λόγω μη εκτέλεσης. Η παρακολούθηση αυτών των πληροφοριών μπορεί να βοηθήσει στην πραγματοποίηση εκτιμήσεων ποσοτικών δεδομένων. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός μπορεί να θέλει να εξετάσει τις επαναλαμβανόμενες αιτίες για τερματισμό των συμβάσεων και ακόμη να εντοπίσει τα τμήματα που δημιουργούν τις πιο τερματισμένες συμβάσεις.
Διαχείριση κλειστών συμβάσεων. Ο έλεγχος της εκτέλεσης της σύμβασης σε κλειστές συμβάσεις από έναν οργανισμό μπορεί να περιλαμβάνει την παροχή αξιολόγησης απόδοσης προμηθευτή. Τα ποσοτικά δεδομένα που είναι διαθέσιμα από το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων καθιστούν ευκολότερη τη δημιουργία αναφορών ποσοτικών δεδομένων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αξιολογήσεις. Επιπλέον, μπορούν να δημιουργηθούν αναφορές σχετικά με το συνολικό αριθμό των κλειστών συμβάσεων κατά τη διάρκεια μιας δεδομένης περιόδου, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών εκτιμήσεων για τους σκοπούς του προϋπολογισμού.
Προειδοποίηση
Συμβουλευτείτε τον νομικό σύμβουλο για να βεβαιωθείτε ότι τα χαρακτηριστικά του λογισμικού διαχείρισης συμβολαίων συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις του συμβατικού δικαίου εντός του κράτους που κυβερνά τη σύμβαση.
