Σχολιάζοντας την απόδοση εργασίας ενός υπαλλήλου μπορεί να λάβει χώρα κατά τη διάρκεια μιας ετήσιας εκτίμησης της απόδοσης ή τα σχόλια μπορούν να παρέχονται κατά τη διάρκεια άτυπων συνομιλιών με έναν υπάλληλο. Οι υπεύθυνοι εποπτείας που αξιολογούν την απόδοση των θέσεων εργασίας των εργαζομένων πρέπει να ακολουθούν ορισμένα πρωτόκολλα και εταιρικές πρακτικές όταν δίνουν στους υπαλλήλους ανατροφοδότηση σχετικά με τα επίπεδα απόδοσής τους. Τα σχόλια σχετικά με την απόδοση των θέσεων εργασίας των εργαζομένων θα πρέπει να γίνονται με ορθολογικό και τεκμηριωμένο τρόπο, με επαρκή ευκαιρία για τον εργαζόμενο να παράσχει εισροή.
Ελέγξτε το αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου. Εάν διεξάγετε ετήσια αξιολόγηση απόδοσης και σκοπεύετε να δώσετε σχόλια στο πλαίσιο της συνεδρίασης αξιολόγησης, ανατρέξτε σε όσα τεκμηρίωση διατίθενται για την περίοδο αξιολόγησης. Για παράδειγμα, τα σημειώματα πειθαρχικών και διορθωτικών ενεργειών, τα αρχεία παρακολούθησης, τα ημερολόγια εργασίας, τα επαίνικά και οι αυτοαξιολογήσεις των εργαζομένων είναι υλικά τα οποία πρέπει να ελέγξετε πριν συναντηθείτε με τον υπάλληλο για να δώσετε σχόλια σχετικά με την απόδοση. Ελέγξτε την απόδοση της εργασίας του υπαλλήλου στο σύνολό του προτού δημιουργήσετε σχόλια για μια περίοδο αξιολόγησης κατά τη διάρκεια μιας ετήσιας εκτίμησης.
Προγραμματίστε χρόνο για να συναντήσετε τον υπάλληλο σχετικά με την απόδοσή του. Αν ο εργαζόμενος δεν πρότεινε μια συνάντηση μαζί σας για να συζητήσετε την απόδοση, πείτε της ακριβώς τι είναι το θέμα της συνάντησης και ενθαρρύνετέ την να φέρει σχετικά υλικά και σημειώσεις σχετικά με την απόδοσή της. Υπενθυμίστε στον υπάλληλο ότι η συνάντηση πρέπει να είναι μια συζήτηση - όχι μια μονόπλευρη αναφορά σχετικά με την απόδοσή της χωρίς εισροές ή σχόλια από τους εργαζομένους.
Ξεκινήστε τη συνάντηση με θετικό σημείωμα, αναγνωρίζοντας τις συνεισφορές του εργαζομένου, τα προσόντα του και τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία εκτιμά τις ικανότητες και τα προσόντα του. Παρέχετε σχόλια και δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των σχολίων σας με την τεκμηρίωση. Προσέξτε τα γεγονότα και τις προσωπικές παρατηρήσεις των θεμάτων που σχετίζονται με την εργασία. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε έναν κατηγορηματικό τόνο όταν παρέχετε εποικοδομητικό σχόλιο και δεν βασίζεστε σε πληροφορίες από δεύτερο χέρι, εκτός εάν υπάρχει γραπτή τεκμηρίωση για την τεκμηρίωση των παρατηρήσεων των άλλων. Η επικοινωνία με τον υπάλληλό σας κατά τη διάρκεια αυτής της συνάντησης είναι απαραίτητη. Ο Nolo, ένας πάροχος νομικών πληροφοριών για τους εργοδότες, παρέχει συμβουλές για την ενημέρωση των εργαζομένων στο φύλλο οδηγιών του με τίτλο "Πώς να πραγματοποιήσετε την αξιολόγηση των υπαλλήλων". Δηλώνει: «Εστίαση στο πόσο καλά (ή κακώς) ο εργαζόμενος κάνει τη δουλειά - όχι στα προσωπικά χαρακτηριστικά ή τα χαρακτηριστικά του εργαζομένου».
Εξετάστε συγκεκριμένα περιστατικά όπου παρατηρήσατε ότι ο υπάλληλος εκτελεί τα καθήκοντά του. Παρέχετε ισορροπημένη ανάδραση - με άλλα λόγια, μην εστιάζετε σε αυστηρά εποικοδομητικές ή αρνητικές ανατροφοδοτήσεις, ακόμα κι αν αυτό ήταν η πρόθεση της συνομιλίας σας. Δώστε παραδείγματα απόδοσης των εργαζομένων που ανταποκρίνονται στις προσδοκίες απόδοσης της εταιρείας. Προσδιορίστε τομείς όπου πιστεύετε ότι ο εργαζόμενος επιδεικνύει εξαιρετική απόδοση και σημειώστε τομείς στους οποίους θα μπορούσε να βελτιώσει την απόδοσή του.
Δηλώστε τη συνομιλία σας με τον υπάλληλο. Αν η συνάντηση είναι το αποκορύφωμα μιας αξιολόγησης απόδοσης, δώστε στον υπάλληλο αντίγραφο του εγγράφου αξιολόγησης και ζητήστε τη να την υπογράψει. Εάν πρόκειται για μια άτυπη συνάντηση στην οποία παρέχετε εποικοδομητική ανατροφοδότηση και προτάσεις για βελτίωση, εμπλέξτε τον εργαζόμενο σε διάλογο σχετικά με τον τρόπο βελτίωσης της απόδοσής του. Ρωτήστε ποια εκπαίδευση και πόρους χρειάζεται για να βελτιωθεί και υποδείξτε πότε θα ακολουθήσετε μαζί της για να παράσχετε τα εργαλεία που χρειάζεται. Εάν η συνάντηση πρόκειται να συζητήσει τις επιδόσεις που υπερβαίνουν τις προσδοκίες της εταιρείας, ενημερώστε τον υπάλληλο ότι θα συνοψίσουμε τα σχόλιά σας και θα βάλουμε αντίγραφο της περίληψης στο αρχείο προσωπικού της, καθώς και να της παράσχουμε ένα αντίγραφο.
