Είναι συχνά οικονομικά αποδοτικό για έναν εργοδότη να ζητά από τους εργαζόμενους να οδηγούν τα δικά τους αυτοκίνητα όταν εργάζονται, αντί να επενδύουν σε οχήματα που ανήκουν στην εταιρεία. Ωστόσο, αυτό συνεπάγεται κόστος για τον εργαζόμενο. Οι οργανισμοί πληρώνουν συχνά επιστροφές διανυθέντων χιλιομέτρων για να προσελκύσουν και να διατηρήσουν καλούς εργαζόμενους. Σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της Υπηρεσίας Εσωτερικών Φορολογικών Υπηρεσιών για την επιστροφή των εξόδων εκμετάλλευσης οχημάτων με βάση την απόσταση σε μίλια, παρέχονται στον εργοδότη και στον εργαζόμενο σημαντικά φορολογικά πλεονεκτήματα.
Βασικά στοιχεία επιστροφής μιλίων
Κάθε χρόνο, το IRS δημοσιεύει ένα ενημερωμένο κανονικό επιτόκιο για την επιστροφή του ποσού των παραδιδόμενων χρεώσεων. Ο συντελεστής αντικατοπτρίζει το μέσο κόστος λειτουργίας μηχανοκίνητων οχημάτων όπως τα αυτοκίνητα, τα φορτηγά και τα SUV. Για παράδειγμα, ο κανονικός συντελεστής για το 2015 είναι 57,5 σεντ ανά μίλι. Το IRS ορίζει το επιτόκιο σε επίπεδο που καλύπτει όχι μόνο τη βενζίνη, αλλά και το κανονικό κόστος λειτουργίας, συμπεριλαμβανομένων των ασφαλίσεων, των αδειών και της συντήρησης. Οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθήσουν τα πραγματικά έξοδα του οχήματος, αλλά σε γενικές γραμμές δεν το χρησιμοποιούν, δεδομένου ότι η χρήση του κανονικού συντελεστή καθιστά περιττή την εγγραφή. Ο κανονικός συντελεστής δεν καλύπτει στοιχεία όπως τα τέλη στάθμευσης ή τα τέλη διοδίων. Οι εργοδότες μπορούν να επιστρέψουν τα έξοδα αυτά ως επιχειρηματικά έξοδα, αλλά πρέπει να αντιμετωπίζονται ως ξεχωριστά στοιχεία.
Επιτρέπονται επαγγελματικά ταξίδια
Οι εργοδότες μπορούν να πληρώνουν μόνο τις αποζημιώσεις για τα χιλιόμετρα που απαλλάσσονται από το φόρο για οδήγηση που σχετίζεται με την εργασία. Αυτό σημαίνει ότι ένας υπάλληλος δεν μπορεί να κάνει προσωπικά δρώμενα και εξακολουθεί να διεκδικεί το ταξίδι ως επιχειρηματικό έξοδο. Για παράδειγμα, ένα ταξίδι για να συναντηθεί με πελάτες είναι εκπεστέο, αλλά η λήψη ενός πλάγια ταξίδι για να κάνετε μια προσωπική τραπεζική κατάθεση δεν είναι. Επιπλέον, η οδήγηση μεταξύ της εργασίας και του σπιτιού κάθε μέρα δεν είναι εκπεστέο ταξίδι. Μερικές φορές οι εργοδότες προπληρώνουν χιλιόμετρα, ειδικά για μακρά επαγγελματικά ταξίδια. Όταν γίνει αυτό, ο υπάλληλος πρέπει να επιστρέψει οποιοδήποτε ποσό που δεν χρησιμοποιήθηκε.
Παρακολούθηση επαγγελματικών ταξιδιών
Απαιτήσεις τεκμηρίωσης αποζημίωσης χιλιομέτρων IRS είναι απλά όταν χρησιμοποιείται ο κανονικός συντελεστής. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το κανονικό επιτόκιο καλύπτει όλες τις κανονικές δαπάνες λειτουργίας, οπότε ο εργοδότης δεν υποχρεούται να παρακολουθεί τις δαπάνες όπως το αέριο και τις επισκευές. Ένας υπάλληλος πρέπει να παράσχει ένα αρχείο ταξιδιών που σχετίζονται με την εργασία. Διατηρούν συνήθως ένα αρχείο καταγραφής χιλιομέτρων και πρέπει να το υποβάλλουν για επιστροφή χρημάτων με τακτικό χρονοδιάγραμμα. Κάθε καταχώρηση στο ημερολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει τις αρχικές και τελικές μετρήσεις του χιλιομέτρου. Οι καταχωρήσεις πρέπει επίσης να παρέχουν σύντομη περιγραφή του προορισμού και του προορισμού του ταξιδιού.
Επιστροφή χρημάτων και φόροι
Εάν ένας εργοδότης πληρώσει έναν υπάλληλο περισσότερο από το επιτρεπόμενο ποσό, η υπέρβαση είναι φορολογητέα και πρέπει να μεταβιβαστεί στο W-2 του εργαζομένου ως τέτοιο. Διαφορετικά, η επιστροφή για τα χιλιόμετρα είναι εκπεστέο επιχειρηματικό έξοδο για τον εργοδότη. Ο εργαζόμενος δεν έχει καμία φορολογική υποχρέωση για επιστροφή μέχρι το κανονικό επιτόκιο και τα χρήματα δεν αναφέρονται ως αποζημίωση στο W-2. Όταν οι εργοδότες επιλέγουν να πληρώσουν ένα μικρότερο ποσό, οι εργαζόμενοι μπορούν να διαγράψουν τη διαφορά στις φορολογικές δηλώσεις τους.
