Μια εβδομαδιαία έκθεση επιτρέπει στις εταιρείες να παρακολουθούν την πρόοδο των εργαζομένων σε όλα τα επίπεδα. Οι υπάλληλοι σε επίπεδο εισόδου μπορούν να υποβάλλουν εβδομαδιαίες αναφορές στους προϊσταμένους τους και η μεσαία διοίκηση μπορεί να ενημερώνει τα στελέχη για τα εβδομαδιαία επιτεύγματα. Οι εβδομαδιαίες αναφορές βοηθούν τα έργα να παραμένουν στο χρονοδιάγραμμα και οι υπάλληλοι να ολοκληρώσουν τις απαιτούμενες εργασίες Επιπλέον, οι εβδομαδιαίες αναφορές βοηθούν τους επόπτες όταν είναι ώρα για αναθεωρήσεις απόδοσης, επειδή τεκμηριώνουν τα επιτεύγματα ενός εργαζομένου.
Συμπεριλάβετε την επικεφαλίδα. Η επικεφαλίδα σας πρέπει να περιλαμβάνει τις λέξεις "Εβδομαδιαία αναφορά", το όνομα του υπαλλήλου και την ημερομηνία της έκθεσης στο ελάχιστο. Άλλα στοιχεία που μπορείτε να λάβετε υπόψη για να συμπεριλάβετε στην επικεφαλίδα είναι το όνομα του επιβλέποντος ή η ομάδα σας (όπως "ομάδα πωλήσεων").
Γράψτε μια σύντομη περίληψη. Προηγείστε αυτήν την ενότητα με την επικεφαλίδα "Περίληψη" και συμπεριλάβετε μερικές προτάσεις που συνοψίζουν το έργο σας για την εβδομάδα. Αυτή η περίληψη παρέχει στον επιβλέποντα σας μια γενική επισκόπηση των καθηκόντων σας για την εβδομάδα.
Κατάλογος επιτυχημένων εργασιών. Επισημάνετε το έργο που επιτελέσατε κατά τη διάρκεια της εβδομάδας κάτω από την επικεφαλίδα "Επιτεύγματα". Εδώ μπορείτε να συμπεριλάβετε σημαντικές συναντήσεις ή αποφάσεις που κάνατε. Για παράδειγμα, αν είστε επαγγελματίας δημοσίων σχέσεων, θα θέλατε να συμπεριλάβετε τον αριθμό των δελτίων τύπου που έχετε διανείμει για την εβδομάδα και την προσοχή των μέσων ενημέρωσης που έλαβαν οι πελάτες σας. Επικεντρωθείτε στα επιτεύγματα που συμβάλλουν στην επίτευξη των στόχων της εταιρείας ή μετακινήσετε ένα έργο προς ολοκλήρωση.
Εξηγήστε τις εργασίες σε εξέλιξη. Αφήστε τον προϊστάμενό σας να μάθει ποιες εργασίες συνεχίζετε να εργάζεστε. Συμπεριλάβετε πόσο από το έργο ολοκληρώθηκε, όπως το 50%, και καταγράψτε την αναμενόμενη ημερομηνία λήξης. Εάν υπάρχει μια προθεσμία για την εργασία, συμπεριλάβετε αυτήν την ημερομηνία και υποδείξτε αν θα μπορέσετε να ολοκληρώσετε την εργασία εγκαίρως.
Προσδιορίστε τους στόχους της επόμενης εβδομάδας. Οι στόχοι σας για την επόμενη εβδομάδα θα πρέπει να περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που εμφανίζονται στην ενότητα "Σε εξέλιξη". Προσδιορίστε τυχόν συναντήσεις ή συμβάντα που έχουν προγραμματιστεί για την επόμενη εβδομάδα.
Συμβουλές
-
Κρατήστε την εβδομαδιαία αναφορά σας σύντομη - όχι περισσότερο από μια σελίδα ή δύο σε μήκος.
Χρησιμοποιήστε λίστες με κουκκίδες όταν μπορείτε. Αυτή η μορφή είναι ευκολότερη για τον επιβλέποντα να διαβάσει παρά για παρατεταμένες παραγράφους.
