Μια ιδέα δήλωσης είναι ένα επίσημο έγγραφο που εκθέτει μια ιδέα με λόγια ή / και γραφικά που πρέπει να παρουσιαστεί στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων πριν από την πραγματική εφαρμογή της ιδέας. Οι "υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων" θα μπορούσαν να είναι ένας δυνητικός πελάτης, η ανώτερη διοίκηση στον δικό σας οργανισμό ή ένα διοικητικό συμβούλιο ή άλλο οργανωτικό όργανο. Μια ένδειξη ιδέα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μια διαφημιστική εκστρατεία, μια πρόταση για ένα έργο ή μια λύση για ένα πρόβλημα.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πληροφορίες για την επιχείρησή σας
-
Ιδέες για την επιχείρησή σας
-
Μελέτες, αναφορές ή χρήσιμα διαγράμματα (προαιρετικά)
Συγκεντρώστε τις πληροφορίες
Αποφασίστε για τις λεπτομέρειες του προγράμματος ή του έργου που θέλετε να προτείνετε.
Γράψτε τις σημειώσεις για κάθε πτυχή του προγράμματος ή του έργου που μπορείτε να σκεφτείτε.
Προβλέψτε τυχόν αντιρρήσεις που ενδέχεται να έχουν οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων (ο πελάτης σας, η ανώτερη διοίκηση της εταιρείας ή το συμβούλιο του οργανισμού) στην πρότασή σας και σημειώστε τις προγραμματισμένες απαντήσεις σας σε κάθε αντίρρηση.
Αναφέρετε όλα τα οφέλη από την υλοποίηση του έργου ή του προγράμματος που μπορείτε να σκεφτείτε. Με άλλα λόγια, προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο ο δυνητικός πελάτης, η εταιρεία συνολικά ή η συγκεκριμένη ομάδα υπαλλήλων ή τμήματος ή η κοινότητα ή η εκλογική περιφέρεια που αντιπροσωπεύει το συμβούλιο θα επωφεληθούν από το έργο ή το πρόγραμμα.
Προσδιορίστε ποιος θα χρειαστεί να εκτελέσει κάθε εργασία για να ολοκληρώσει το έργο ή το πρόγραμμα εάν εγκριθεί η δήλωση της ιδέας. Θα ολοκληρωθούν τα καθήκοντα από συγκεκριμένα τμήματα ή μέλη της εταιρείας, τα οποία θα ανατεθούν σε άλλες εταιρείες ή θα παραπεμφθούν σε υποεπιτροπές της εταιρείας για ολοκλήρωση.
Εξετάστε τα λογικά ερωτήματα που οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων μπορούν να ζητήσουν και να γράψουν απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις.
Αντιμετωπίστε τυχόν προβλήματα που θα μπορούσαν να προκύψουν κατά τη διάρκεια ή ως αποτέλεσμα αυτού του προγράμματος ή έργου, εάν εγκριθεί και εφαρμοστεί. Καθίστε και κάντε μια λίστα με όλες τις δυνατότητες που μπορείτε να σκεφτείτε. Χρησιμοποιήστε μια μορφή χάρτη μυαλού στην οποία δημιουργείτε ιδέες τυχαία προσπαθώντας να φανταστείτε όλα τα "τι αν είναι".
Καθορίστε πόσο πιθανό είναι ότι αυτό το έργο ή πρόγραμμα θα επιτύχει και να γράψετε την πρόβλεψή σας μαζί με τους λόγους για τους οποίους.
Οργανώστε τις σημειώσεις σας σε τμήματα ή κατηγορίες για ευκολότερη προετοιμασία μιας επίσημης γραπτής έννοιας.
Προετοιμασία εγγράφου δήλωσης έννοιας
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και δημιουργήστε μια σελίδα τίτλου με το όνομα του προτεινόμενου έργου, τις λέξεις "Δήλωση σχεδίου έργου" κάτω από το όνομα του έργου, το λογότυπο του έργου (αν υπάρχει) και την ημερομηνία. Κεντράρετε το κείμενο στη σελίδα με μεγάλη γραμματοσειρά.
Ξεκινήστε μια νέα σελίδα και δημιουργήστε επικεφαλίδες για όλες τις διαφορετικές κατηγορίες που μπορείτε να σκεφτείτε για να διατυπώσετε σαφώς το πρόγραμμα ή το σχέδιό σας. Προτεινόμενες επικεφαλίδες περιλαμβάνουν: Περιγραφή του Προτεινόμενου Έργου, Ιστορικό, Επιχειρηματικό Πρόβλημα, Σκοπός, Επισκόπηση, Οφέλη, Περιορισμοί ή Περιορισμοί, Γνωστοί Κίνδυνοι, Μεταβλητές, Αιτιολόγηση / Συνέπειες της Μη Υλοποίησης Έργου, Απαιτούμενοι Πόροι, Διαχείριση Έργου / Ευθύνη και Πιθανότητα Επιτυχίας. Μπορεί να θέλετε να υπογραμμίζετε ή να υπογραμμίζετε τις επικεφαλίδες ώστε να ξεχωρίζουν.
Γράψτε τις πληροφορίες που περιέχονται στις σημειώσεις σας σε λογικές προτάσεις και παραγράφους κάτω από κάθε τίτλο, όπου χρειάζεται. Χρησιμοποιήστε σημεία σφαιρών για λίστες αντικειμένων για ευκολότερη ανάγνωση και σαφήνεια. Χρησιμοποιήστε αριθμημένες λίστες για ορισμένα στοιχεία, όπως τα οφέλη και οι μεταβλητές. Να είστε συνοπτικοί αλλά λεπτομερείς, και μην αφήνετε κενές τις περιοχές.
Εξετάστε τις αντιρρήσεις και τις ερωτήσεις που εντοπίσατε ότι οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων μπορεί να έχουν και βεβαιωθείτε ότι έχετε ανταποκριθεί προληπτικά σε καθένα από αυτά μέσα στα κατάλληλα τμήματα του εγγράφου - χωρίς να τα προσδιορίσετε ως τέτοια (δηλαδή, μην τα αποκαλείτε Πιθανές αντιρρήσεις).
Συμπεριλάβετε υποσημειώσεις και παραρτήματα για να δείξετε στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, από όπου έχετε αποκτήσει οποιεσδήποτε πληροφορίες, αριθμούς, εκτιμήσεις ή προβλέψεις που χρησιμοποιήθηκαν, ή να συμπεριλάβετε διαγράμματα, σχέδια ή άλλο οπτικό υλικό για να περιγράψετε ή να παρουσιάσετε την ιδέα του έργου.
Αξιολογήστε το τελικό έγγραφο
Εκτυπώστε ένα αντίγραφο του τελικού σχεδίου του εγγράφου σας και διαβάστε το σαν να είστε ένας από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Κάνετε ψυχικές (ή φυσικές) σημειώσεις για οποιεσδήποτε σκέψεις ή ιδέες που εμφανίζονται στο κεφάλι σας κατά την ανάγνωση.
Αναθεωρήστε το έγγραφο όπως είναι απαραίτητο για να αντιμετωπίσετε οποιεσδήποτε σκέψεις ή ζητήματα που προέκυψαν κατά την εξέταση του εγγράφου.
Εκτυπώστε ένα άλλο αντίγραφο.
Διορθώστε το τελικό έγγραφο, αναζητώντας τυπογραφικά λάθη και λάθη. Επιτρέψτε σε άλλο άτομο να διόρθει το έγγραφό σας, καθώς είναι εύκολο να το διαβάσετε σε τυπογραφικά λάθη.
Εκτυπώστε τον απαραίτητο αριθμό αντιγράφων της δήλωσης ιδέας του έργου εν αναμονή της συνάντησης σας με τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων.
Συμβουλές
-
Μην βιαστείτε στη δημιουργία μιας δήλωσης ιδέας έργου. Θέλετε να είστε σίγουροι ότι έχετε διεξοδική και έχετε προβλέψει κάθε πιθανότητα πριν συναντήσετε τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων για να παρουσιάσετε την υπόθεση για την ιδέα σας.
Προειδοποίηση
Βεβαιωθείτε ότι δεν καταλογίζετε κανένα από τα περιεχόμενα της δήλωσης ιδέας του έργου σας. Πάντα να δίνετε την κατάλληλη πίστωση για οποιαδήποτε άμεση προσφορά ή οποιαδήποτε πληροφορία που δεν δημιουργήσατε προσωπικά.
