Περισσότερο από ποτέ, οι σημερινοί διευθυντές πρέπει να είναι αποτελεσματικοί επικοινωνιακοί - όχι μόνο με αυτούς που βλέπουν πρόσωπο με πρόσωπο, αλλά και με όσους εργάζονται από το σπίτι ή τα δορυφορικά γραφεία. Εάν έχει πέσει σε σας για να εισαγάγει δύο άτομα που θα "συναντηθούν" μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα κάνετε αυτό που έχει γίνει γνωστό ως "εικονική εισαγωγή". Χωρίς το όφελος των εκφράσεων του προσώπου και των καμπυλών, είναι ζωτικής σημασίας να υιοθετήσετε κατάλληλος τόνος και επιλέξτε προσεκτικά τα λόγια σας, υποθέτοντας ότι θα εξεταστούν εξίσου για αυτό που συμπεριλαμβάνετε ως αυτό που επιλέγετε να παραλείψετε.
Γνωρίστε το κοινό σας, αλλά παραμείνετε αληθινός στο σκοπό σας. Ένα άτομο πρέπει να εισαχθεί πρώτα, το άλλο δεύτερο, γι 'αυτό επιλέξτε τη σειρά με προσοχή. Για παράδειγμα, αν εισαγάγετε έναν συγγραφέα και έναν συντάκτη που θα συνεργαστεί σε ένα έργο, θα ήταν σκόπιμο να εισαχθεί πρώτα ο επικεφαλής. Αν οι δύο άνθρωποι διατηρήσουν το ίδιο καθεστώς, αλλά κάποιος έχει περισσότερη αρχαιότητα, αναφέρετε πρώτα αυτό το άτομο.
Ξεκινήστε εξηγώντας γιατί κάνετε την εισαγωγή. Επιλέξτε έναν τόνο που αντικατοπτρίζει την αποστολή σας, γνωρίζοντας ότι θα μπορούσε επίσης να ορίσει την έννοια της σχέσης που προσπαθείτε να φτιάξετε. Ο τόνος σας θα πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζει το διαχειριστικό στυλ σας και να μεταφέρει με ευκολία τις προσδοκίες σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να πείτε ότι είστε "χαρούμενοι για να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ δύο ταλαντούχων μελών της ομάδας που διαφορετικά δεν θα είχαν ποτέ την ευκαιρία να συνεργαστούν".
Δώστε ίσο χρόνο σε κάθε άτομο, επισημαίνοντας τα βασικά σημεία σχετικά με το υπόβαθρο και τα αντίστοιχα ταλέντα τους. Ίσως θελήσετε να γράψετε μια παράγραφο για κάθε άτομο, καταλήγοντας με τα στοιχεία επικοινωνίας αυτού του ατόμου. Κρατήστε το μάτι σας εκπαιδευμένο σε τόνο? αν εκκρίνετε για ένα άτομο, βεβαιωθείτε ότι έχετε εκραγεί για το άλλο.
Δηλώστε τις προσδοκίες σας. Αν θέλετε να μιλούν τηλεφωνικά, πείτε έτσι. Και να τους δώσετε μια προθεσμία για να το πράξουν. Ορίστε ένα άτομο για να αναλάβετε την πρωτοβουλία και να σας αναφέρω ότι έχουν πραγματοποιήσει επιτυχή επαφή.
Κλείστε την εικονική εισαγωγή σας με μια θετική σημείωση - κατά πάσα πιθανότητα με τον ίδιο τρόπο που την ξεκινήσατε. Υπογραμμίστε τις ελπίδες σας για μια συνεργασία παραγωγής. Εάν μεταφέρετε θετική ενέργεια, θα πρέπει να είναι μεταδοτική.
Συμβουλές
-
Όπως και με όλους τους τύπους γραφής, μην βιαστείτε μια εικονική εισαγωγή. Πληρώνει για να τον αφήσει στην άκρη, να στραφεί σε άλλα καθήκοντα και στη συνέχεια να επιστρέψει σε αυτό με ένα νέο μάτι. Δοκιμάστε να το διαβάσετε από την άποψη κάθε ατόμου, να εξετάσετε προσεκτικά τις επιλογές σας και να κάνετε τυχόν αναθεωρήσεις πριν την αποστείλετε.
