Για μια εταιρεία, οι πληρωτέες διαδικασίες λογαριασμού στο τέλος του μήνα είναι αποταμιευτές χρημάτων, διότι δίνουν τη δυνατότητα στους επικεφαλής των υπηρεσιών και στους επικεφαλής των λειτουργικών υπηρεσιών να καθορίσουν πόσα χρήματα οφείλει η επιχείρηση και να υπολογίσει τον καλύτερο και ταχύτερο τρόπο πληρωμής λογαριασμών. Αυτές οι διαδικασίες περιλαμβάνουν ποικίλες δραστηριότητες, όπως επαλήθευση των δεδομένων των βιβλίων, καταμέτρηση των αποθεμάτων και καθορισμός ποιοι πωλητές πληρώνουν πρώτα και ποιοι πωλητές μπορούν να περιμένουν πληρωμή.
Ελέγξτε τα δεδομένα Ledger
Στο τέλος του μήνα, βυθιστείτε στον εταιρικό λογαρια- σμό που πρέπει να καταβληθεί για να προσδιορίσετε πόσο η εταιρεία οφείλει συνολικά. Μπορείτε να πάρετε το συνολικό ποσό υποχρέωσης με το χτένισμα μέσα από διάφορες περιλήψεις δεδομένων, μερικά από τα οποία περιλαμβάνουν δοκιμαστικό υπόλοιπο, περιοδικά πωλητών και ισολογισμό. Πάρτε τον συνολικό αριθμό χρέους, καθορίστε τις υποχρεώσεις του προμηθευτή εκτός από τους οφειλέτες χρημάτων, καθορίστε πόσο η επιχείρηση οφείλει τους εργαζομένους και υπολογίζει τα εμβάσματα για να στείλουν παρόχους υπηρεσιών - όπως ιδιοκτήτες, ασφαλιστικές εταιρείες, επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας και εργολάβους συντήρησης.
Καταμέτρηση Αποθέματα
Μόλις έχετε το συνολικό ποσό ευθύνης μιας εταιρείας, βεβαιωθείτε ότι κάθε στοιχείο είναι ακριβές. Ο έλεγχος της ακρίβειας των ποσών των λογαριασμών του δανειστή και των ποσών των λογαριασμών του παρόχου υπηρεσιών είναι εύκολος - απλά ανατρέξτε στα τιμολόγια που έλαβε η επιχείρηση στο τέλος του μήνα. Επιβεβαιώνοντας ότι τα χρήματα που οφείλονται για αποδείξεις αποθέματος είναι σωστά θα μπορούσαν να είναι λίγο δύσκολα - γι 'αυτό μπορεί να χρειαστεί να κατευθυνθείτε στις εταιρικές αποθήκες, να επιστρατεύσετε τη βοήθεια των εργοδηγών αποθήκευσης, να μετρήσετε τα στοιχεία αποθέματος ένα προς ένα και να συμβιβάσετε τον φυσικό αριθμό με το ποσό που εμφανίζεται σε λογαριασμούς πωλητών.
Καθορίστε την προτεραιότητα πληρωμής
Εάν εργάζεστε σε τμήμα πληρωτέων λογαριασμών μιας εταιρείας, η περίοδος λήξης του μηνός μπορεί να δει μια αναταραχή δραστηριοτήτων στο μέτωπο ελέγχου, ανάλυσης και πληρωμής τιμολογίου. Προετοιμάστε ένα χρονοδιάγραμμα γήρανσης για να υπολογίσετε πόσες μέρες η επιχείρηση είναι πίσω από τις πληρωμές. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στους πωλητές στις κατηγορίες "60 ημέρες καθυστέρηση" και "90 ημέρες καθυστέρηση" - αυτοί είναι εκείνοι από τους οποίους μπορεί να λάβετε σύντομα αποκρουστικές κλήσεις συλλογής, αν δεν έχετε ήδη. Ελέγξτε με τον προϊστάμενό σας να ρυθμίσετε τον επίσημο κατάλογο των πωλητών που πληρώνουν με βάση την επιχειρησιακή προτεραιότητα ή την προτεραιότητα ρευστότητας και διαβιβάζετε αυτόν τον κατάλογο στο τμήμα εταιρικού ταμείου.
Προετοιμασία έκθεσης για τις υποχρεώσεις μετά την αποπληρωμή
Αφού μια εταιρεία πληρώσει πωλητές, το προσωπικό της λογιστικής υπηρεσίας προετοιμάζει τυπικά μια έκθεση αποπληρωμής μετά την πληρωμή για να αξιολογήσει τις εταιρικές υποχρεώσεις και να σκεφτεί για πράγματα όπως η φερεγγυότητα, η πιστοληπτική ικανότητα και η στρατηγική διαχείριση. Η τελευταία αυτή πρακτική είναι σημαντική για να ελέγξετε ότι η πιστοληπτική ικανότητα του οργανισμού είναι ευνοϊκή, να καλλιεργήσετε καλύτερους και αυστηρότερους δεσμούς με τους πωλητές και να διασφαλίσετε ότι καμία καθυστέρηση πληρωμής δεν θα μειώσει τη συνολική οικονομική φήμη της επιχείρησης από το χτύπημα.
