Τα συστήματα αρχειοθέτησης ιατρικών αρχείων επιτρέπουν στους παρόχους να αποθηκεύουν με ασφάλεια πληροφορίες και να τις ανακτούν αποτελεσματικά. Τα συστήματα αρχειοθέτησης προστατεύουν επίσης τα αναγνωρίσιμα από τον ασθενή δεδομένα. Ο τύπος του συστήματος πληροφοριών για την υγεία που χρησιμοποιεί ένας παροχέας συχνά εξαρτάται από τον τύπο της εγκατάστασης, το μέγεθος της, τον αριθμό των ασθενών που αντιμετωπίζει και τον όγκο των αρχείων που τηρεί. Μικρότερες εγκαταστάσεις που παρέχουν εξειδικευμένη φροντίδα σε λιγότερους ασθενείς μπορούν να επιλέξουν χαρτιά, ενώ μεγαλύτερες επιχειρήσεις με πολλαπλά τμήματα και τοποθεσίες μπορούν να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά αρχεία. Ορισμένοι πάροχοι περίθαλψης χρησιμοποιούν ένα υβρίδιο χαρτιού και ηλεκτρονικών συστημάτων αρχειοθέτησης ιατρικών αρχείων.
Ιατρικές εγγραφές: Καλό για τον ασθενή και τον πάροχο
Τα ιατρικά αρχεία υποστηρίζουν την ποιοτική φροντίδα των ασθενών και βοηθούν στην εξασφάλιση της σωστής καταβολής των ατόμων που παρέχουν την περίθαλψη. Με την τεκμηρίωση συμπτωμάτων, διαγνώσεων και θεραπειών, οι πάροχοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν ιατρικές ιστορίες για να βοηθήσουν τους ασθενείς να παραμείνουν υγιείς και να αναρρώσουν από τις ασθένειες πιο γρήγορα. Μπορούν επίσης να πληρώνονται γρηγορότερα επειδή οι ασφαλιστικές εταιρείες συχνά χρειάζονται απόδειξη ποιοτικής φροντίδας.
Τα πρότυπα της Φορητότητας και της Υπευθυνότητας Ασφάλισης Υγείας (HIPAA) συμβάλλουν στην προστασία της ιδιωτικής ζωής σας παρέχοντας οδηγίες για το τι, πότε και πώς μπορούν να μοιραστούν πληροφορίες σχετικά με τη φροντίδα σας. Όλοι οι ιατρικοί πάροχοι υποχρεούνται να συμμορφώνονται με αυτά τα πρότυπα, ανεξάρτητα από το είδος του συστήματος αρχειοθέτησης που χρησιμοποιούν. Για να μοιραστείτε ορισμένες πληροφορίες, πρέπει να λάβετε τη γραπτή συγκατάθεσή σας και ένα υπογεγραμμένο έντυπο απελευθέρωσης. Για παράδειγμα, ο επόμενος γείτονας δεν μπορεί να καλέσει το γιατρό σας και να μάθει εάν είστε ασθενής, πόσο μάλλον γιατί είδατε τον γιατρό. Ακόμη και ο σύζυγός σας χρειάζεται μια υπογεγραμμένη μορφή έκδοσης για να μπορεί να μιλήσει με τον γιατρό σας. Οι ασφαλιστικές εταιρείες έχουν πρόσβαση σε περιορισμένες πληροφορίες, όπως κωδικούς τιμολόγησης ασφαλιστικής κάλυψης, αλλά δεν έχουν εμπιστοσύνη σε άλλες λεπτομέρειες σχετικά με τη φροντίδα σας.
Χαρτικά Συστήματα: Οργανωμένα Αλφαβητικά ή Αριθμητικά
Τα συστήματα αρχειοθέτησης για τα ιατρικά αρχεία χαρτιού καταλαμβάνουν πολύ χώρο. Τα ράφια, τα ντουλάπια και τα συρτάρια με έγχρωμους φακέλους είναι συνηθισμένα.
Αυτά τα είδη συστημάτων ποικίλλουν ανάλογα με την ποσότητα γραμμικής αρχειοθέτησης διαθέσιμη για την αποθήκευση αρχείων και τον τρόπο οργάνωσης των αρχείων. Τα αρχεία συνήθως οργανώνονται αλφαβητικά ή αριθμητικά.
Τα αριθμητικά συστήματα αρχειοθέτησης περιλαμβάνουν τα ακόλουθα.
- Ευθεία ή διαδοχική κατάθεση: Τα ιατρικά αρχεία καταγράφονται με χρονολογική σειρά ανά αριθμό ασθενούς (δηλ. Την ημερομηνία σε μια εγγραφή ημερομηνίας-μήνα-έτους).
- Καταχώρηση τερματικού ψηφίου: Επίσης γνωστό ως αντίστροφο αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης, αυτό είναι το αντίθετο του ευθύγραμμου αριθμού με το ότι οι εγγραφές ταξινομούνται κατά το τελευταίο ψηφίο (δηλ. Το έτος σε μια εγγραφή ημερομηνίας-μήνα-έτους).
Οι φάκελοι χαρτιού αποθηκεύονται συνήθως πίσω από κλειδωμένες πόρτες και σε κλειδωμένα συρτάρια. Οι υπάλληλοι του γραφείου παρακολουθούν τις αιτήσεις για αρχεία και τη θέση των αρχείων, όπως μέσω ενός συστήματος ελέγχου που απαιτεί από κάποιον να υπογράψει για εγγραφή. Μόνο οι επόπτες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αρχεία μετά από ώρες, όπως απαιτείται.
Ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης: Ευκολότερο στη διανομή
Ένα ηλεκτρονικό ιατρικό αρχείο είναι μια ψηφιακή έκδοση του χάρτινου διαγράμματος που περιέχει το ιστορικό του ασθενούς σε μια ενιαία πρακτική. Ένας πάροχος χρησιμοποιεί ένα EMR για τον εντοπισμό ασθενών για προληπτικές επισκέψεις και προβολές, την παρακολούθηση της υγείας των ασθενών, την παρακολούθηση των δεδομένων και τη βελτίωση της ποιότητας της περίθαλψης.
Με ένα EMR, ο χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση μόνο στις συγκεκριμένες πληροφορίες που απαιτούνται από την εγγραφή. Για παράδειγμα, εάν ένας χρήστης δεν χρειάζεται να δει ένα ιστορικό πλήρους ασθενούς, το σύστημα επιτρέπει την πρόσβαση μόνο στις πληροφορίες που χρειάζονται για να εκτελέσουν την εργασία τους. Τα συστήματα EMR χρησιμοποιούν μέτρα ασφαλείας για να εμποδίσουν την πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων χρηστών σε προστατευμένες πληροφορίες υγείας, όπως τα ιατρικά ιστορικά. Αυτό συμβάλλει στην τήρηση των προτύπων HIPAA, ενώ παράλληλα επιτρέπει την εύκολη πρόσβαση στα εγκεκριμένα μέρη.
Τα ισχυρά ηλεκτρονικά αρχεία υγείας περιλαμβάνουν επίσης τα διοικητικά δεδομένα και τα δεδομένα χρέωσης. Τα EMR μπορούν να μοιράζονται μεταξύ των πρακτικών για τη βελτίωση της ποιότητας της περίθαλψης, αλλά η ανταλλαγή αρχείων μεταξύ παρόχων και εγκαταστάσεων πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τους κανονισμούς της HIPAA. Σημαντικοί προμηθευτές λογισμικού όπως οι Cerner, Epic, McKesson και Meditech παρέχουν συστήματα αρχειοθέτησης που επιτρέπουν στους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες για μεμονωμένους ασθενείς, αναζητώντας τους με το όνομα. Τα ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης επιτρέπουν επίσης στους χρήστες να βλέπουν πληροφορίες για ομάδες ασθενών, όπως αναζήτηση κοινών δημογραφικών στοιχείων ή ιατρικών ιστοριών, ώστε να βελτιώνουν την υγεία των κοινοτήτων - για παράδειγμα, προσδιορίζοντας ποιος οφείλεται για ανοσοποιήσεις.
Υβριδικά Συστήματα: Συνδυασμός Ηλεκτρονικών και Βιβλίων
Ορισμένες ιατρικές πρακτικές χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά αρχεία και αρχεία εγγράφων. Μπορούν να εκτυπώσουν ψηφιακές πληροφορίες, να ανιχνεύσουν αρχεία χαρτιού και να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες από οποιοδήποτε τύπο συστήματος, έτσι ώστε τα ηλεκτρονικά και τα συστήματα χαρτιού τους να είναι συμβατά.
Για παράδειγμα, ορισμένες πρακτικές που χρησιμοποιούν EMRs ενημερώνουν τα αρχεία τους με σάρωση πληροφοριών χαρτιού. Ή θα εκτυπώσουν πληροφορίες από το ηλεκτρονικό αρχείο έτσι ώστε ένας πάροχος φροντίδας να το έχει στη διάθεσή του σε χαρτί κατά τη θεραπεία ενός ασθενούς.
Οι πολιτικές και οι διαδικασίες μιας διευκόλυνσης πρέπει να καθορίζουν ποια μέρη του αρχείου θα βασίζονται σε χαρτί και ποια μέρη αποθηκεύονται ηλεκτρονικά. Όλες οι νέες εγγραφές κατατίθενται στην κατάλληλη μορφή. Εάν ένα τμήμα της εγγραφής είναι χαρτί, πρέπει να αναφέρεται η θέση του ηλεκτρονικού τμήματος.
