Οι περισσότεροι από μας μεγάλωσαν με το παλιό ρητό: "Αν δεν έχετε κάτι ωραίο να πείτε, μην πείτε τίποτα καθόλου". Αυτή η έκφραση εξακολουθεί να ισχύει ακόμα και όταν γράφετε αξιολογήσεις απόδοσης. Σε τελική ανάλυση, όταν ένας υπάλληλος πιστεύει ότι δεν τον συμπαθείτε ή ότι δεν μπορεί να κάνει τίποτα σωστό, είναι απίθανο να προσπαθήσει να βελτιωθεί, ενώ ένας υπάλληλος που λέγεται ότι υπερέχει σε ορισμένους τομείς αλλά εξακολουθεί να έχει κάποιες ατέλειες πιθανότατα προσπαθούν να κάνουν καλύτερα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι τόσο σημαντικό να δώσετε προσοχή στο πώς ακριβώς λέτε μια αξιολόγηση απόδοσης.
Η πρόκληση των αξιολογήσεων απόδοσης
Οι αξιολογήσεις απόδοσης, επίσης γνωστές ως κριτικές ή εκτιμήσεις των εργαζομένων, είναι συχνά μη δημοφιλείς, τόσο με τους υπαλλήλους που τους λαμβάνουν όσο και με τους διευθυντές που τα συγκεντρώνουν. Ωστόσο, εξακολουθούν να είναι ένα σημαντικό εργαλείο που επιτρέπει στους εργαζόμενους να κατανοήσουν πώς εκτελούν και πώς μπορούν να βοηθήσουν καλύτερα την εταιρεία. Παρόλο που ο επαίνων ή οι επικρίσεις με πρόσωπο με πρόσωπο είναι σίγουρα χρήσιμοι σε καθημερινή βάση, οι επίσημες αναθεωρήσεις μπορούν να δώσουν στον διευθυντή και στον υπάλληλο κάτι συγκεκριμένο στο οποίο μπορούν να κοιτάξουν πίσω.
Φυσικά, είναι αρκετά εύκολο να γράψετε μια θετική ανασκόπηση των υπαλλήλων ενός σχεδόν τέλειου υπαλλήλου, αλλά δεδομένου ότι σχεδόν όλοι έχουν κάτι απαραίτητη για την εργασία, η πρόκληση έγκειται στην ενθάρρυνση της παραγωγικότητας και στην διατήρηση του ηθικού, ενώ παράλληλα εκφράζει τις ανάγκες της εταιρείας. Πρέπει να εξελίξετε τις αρετές των υπαλλήλων σας ενώ παράλληλα επικρίνετε τις προβληματικές περιοχές τους με εποικοδομητική κριτική.
Τύποι αξιολογήσεων υπαλλήλων
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι για την αξιολόγηση των υπαλλήλων, καθώς υπάρχουν τρόποι να βαθμολογηθούν οι μαθητές στο σχολείο. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν ποσοστιαία συστήματα, μερικοί χρησιμοποιούν βαθμούς επιστολών, μερικά χρησιμοποιούν αποτελέσματα από ένα έως πέντε, μερικά έχουν γραπτή μορφή ερωτήσεων και απαντήσεων και κάποια αφήνουν τα πράγματα εντελώς ανοιχτά και δεν χρησιμοποιούν κανένα επίσημο σύστημα ταξινόμησης καθόλου.
Εάν η εταιρεία σας διαθέτει ήδη ένα σύστημα, έχετε ήδη αρχίσει. Διαφορετικά, θα πρέπει να επιλέξετε ένα σύστημα. Ό, τι κι αν επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι είναι δίκαιο και συνεπές για όλους τους υπαλλήλους.
Ανεξάρτητα από το πώς βαθμολογούνται οι υπάλληλοι, οι περισσότερες αξιολογήσεις απόδοσης θα επικεντρωθούν σε έξι βασικά στοιχεία:
- δεξιότητες επικοινωνίας
- ικανότητες επίλυσης προβλημάτων
- την ποιότητα και την ακρίβεια της εργασίας
- τις δεξιότητες συνεργασίας και την ομαδική εργασία
- παρουσίας, αξιοπιστίας και αξιοπιστίας
- ικανότητα να τηρεί τις προθεσμίες και τους στόχους
Κατά τη σύνταξη της επισκόπησής σας, επικεντρωθείτε σε συγκεκριμένους στόχους της εταιρείας, όπως ο τρόπος με τον οποίο ο υπάλληλος ευθυγραμμίζεται με την εταιρική κουλτούρα και τη δήλωση αποστολής της επιχείρησης, τις ικανότητες που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη θέση και σχετίζονται με την πραγματική δουλειά και τα αξιοσημείωτα επιτεύγματα ή την ανάπτυξη κατά την περίοδο αξιολόγησης.
Παράδειγμα αξιολόγησης θετικής απόδοσης
Τα θετικά παραδείγματα ανασκόπησης απόδοσης συχνά προτείνουν να προσφέρετε κάτι στο οποίο ο εργαζόμενος μπορεί να εργαστεί. Ωστόσο, εάν ένας υπάλληλος κάνει μια εξαιρετική δουλειά και δεν βλέπετε τίποτα στην κριτική, μην το πιέζετε.Είναι καλύτερο να είμαστε εντελώς θετικοί από το να συμπεριλάβουμε μια κριτική μόνο για να της δώσουμε κάτι να βελτιωθεί.
Προσπαθήστε να αποφύγετε γενικές λέξεις όπως "καλό", "κακό", "εξαιρετικό" και "ωραίο" και χρησιμοποιήστε πιο περιγραφικούς όρους όπως "δυναμική", "λειτουργική", "αποτελεσματική" και "αποτελεσματική". Ακολουθεί ένα χρήσιμο παράδειγμα θετικής ανασκόπησης:
"Η Susan είναι ένας εξυπηρετικός εξυπηρετητής που ξεπερνά όλες τις προσδοκίες, έχει μια θετική στάση, χαμογελάει ενώ μιλάει στους πελάτες και είναι γρήγορος να προσφέρει μια σύσταση, όταν χρειάζεται." Όταν το εστιατόριο είναι πιο πολυάσχολο, προσαρμόζεται εύκολα στην πίεση και είναι ευέλικτο όταν προκύπτουν προβλήματα. "
"Όταν τα πράγματα είναι αργά, επιδιώκει πρόσθετες ευθύνες και παραμένει πολύ λεπτομερής προσανατολισμό, ανεξάρτητα από το πόσο απασχολημένος είναι το πάτωμα. Η Susan δουλεύει καλά όταν είναι απαραίτητη, αλλά έχει και αποτελεσματική επικοινωνία με άλλα μέλη της ομάδας όταν χρειάζεται."
Μέση ανασκόπηση οδού και παράδειγμα
Όταν ψάχνετε για σχετικά αξιόλογα παραδείγματα αξιολόγησης υπαλλήλων σε απευθείας σύνδεση, θα παρατηρήσετε συχνά ότι οι συγγραφείς ξεκινούν πάντα με κάτι θετικό. Αυτό συμβαίνει επειδή οι άνθρωποι ανταποκρίνονται περισσότερο στην κριτική εάν αισθάνονται ότι η σκληρή δουλειά τους έχει παρατηρηθεί επίσης. Είναι γενικά καλή ιδέα να ενσωματωθεί ένα "σάντουιτς φιλοφροσύνης" όταν είναι δυνατόν, ξεκινώντας και τελειώνοντας με κάτι θετικό να πούμε για τον υπάλληλο. Για παράδειγμα:
"Ο Donald ικανοποιεί όλες τις προσδοκίες όσον αφορά την παροχή βοήθειας στους πελάτες, αλλά η επικοινωνία του με άλλους υπαλλήλους αφήνει κάτι επιθυμητό, προσαρμόζεται στις απαιτήσεις των πελατών και σε δύσκολες καταστάσεις, όπως η μετάβαση στο νέο τηλεφωνικό σύστημα. θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει μια μικρή δουλειά, καθώς συχνά αφήνει τους πελάτες σε αναμονή για πέντε λεπτά ή περισσότερο προσπαθώντας να επικεντρωθεί στην επίλυση ενός δευτερεύοντος προβλήματος για έναν πελάτη που ήρθε αυτοπροσώπως.
"Ο Donald διατηρεί μια θετική στάση, ανεξάρτητα από το πόσο αγχωτική είναι η κατάσταση, και η ικανότητά του να ευχαριστεί τους πελάτες του, τον καθιστά πιθανό υποψήφιο για μια προώθηση στο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών σε επίπεδο ελίτ".
Αρνητικά παραδείγματα αναθεώρησης υπαλλήλων
Οι κακές κριτικές σχετικά με τις επιδόσεις είναι μερικές από τις πιο δύσκολες να γράψουν γιατί μπορεί να είναι δύσκολο να είναι εποικοδομητικοί και να διατηρήσουν το ηθικό των εργαζομένων, εκφράζοντας παράλληλα ότι ο εργαζόμενος πρέπει να ενισχύσει το έργο του. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε μια γλώσσα που επικεντρώνεται στην ανάπτυξη, προκειμένου να διατηρηθούν τα πράγματα όσο το δυνατόν θετικά. Και πάλι, προσπαθήστε να ανοίξετε με κάτι θετικό όταν είναι δυνατόν.
Ποτέ μην βάζετε σε απειλές όπως οι περικοπές αμοιβών ή η απώλεια απασχόλησης, καθώς αυτές είναι πιθανό να υποβαθμίσουν έναν υπάλληλο και όχι να τον ενθαρρύνουν να προσπαθήσει πιο σκληρά. Ακολουθούν δύο κρίσιμα παραδείγματα αξιολόγησης της απόδοσης: μία που πρέπει να προσπαθήσετε να μιμηθείτε και μία που πρέπει να προσπαθήσετε να αποφύγετε.
Μια χρήσιμη εκτίμηση υπαλλήλων
"Η Donna μπορεί να είναι ένας πολύ αποτελεσματικός ηγέτης κατά καιρούς κατά την άσκηση των καθηκόντων της ως διευθυντής βάρδιων, αλλά συχνά καθυστερεί και αυτό μειώνει το χρόνο που μπορεί να περάσει να κάνει τη δουλειά της. με άλλους εργαζόμενους, καθιστώντας τον χρόνο τους λιγότερο παραγωγικό.
«Θα θέλαμε να δούμε τη Donna να επικεντρωθεί περισσότερο στη συμμετοχή της και να ασκεί πιο επαγγελματική στάση όταν μιλάει στους υπαλλήλους, παρακολουθώντας εγκαίρως και περιορίζοντας τις συνομιλίες σε εκείνους που σχετίζονται με το έργο στο χέρι».
Σημειώστε ότι η αναθεώρηση ξεκινά με μια θετική σημείωση και τελειώνει με προτάσεις για το πώς η Donna μπορεί να βελτιώσει το έργο της.
Μια ανανέωση της απόδοσης
«Ο John είναι πάντα αποστασιοποιημένος και ποτέ δεν τηρεί τις προθεσμίες των έργων. Δεν βοηθάει όταν μιλάει στους πελάτες και δεν ενοχλεί να γράφει επαρκείς σημειώσεις».
Πρώτον, μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά ή αγενείς γλώσσες, καθώς αυτές μπορούν να δημιουργήσουν άμυνα των εργαζομένων, καθιστώντας τους περιχαρακωμένες από την κριτική σας και απίθανο να αναπτυχθούν. Δεύτερον, να είστε συγκεκριμένοι. Πώς είναι ο John μη βοηθητικός; Τέλος, προτείνετε προτάσεις για τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να βελτιωθεί: ο Ιωάννης πρέπει να δώσει προτεραιότητα στις καθημερινές εργασίες για να βοηθήσει στην εξάλειψη των περισπασμών και να ακολουθήσει τον οδηγό μας για να διασφαλίσει ότι λαμβάνει επαρκείς σημειώσεις.
Συμβουλές για τη σύνταξη σχολίων για τους υπαλλήλους
Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οι περισσότεροι υπάλληλοι θέλουν να κάνουν καλή δουλειά, αλλά κανείς δεν ανταποκρίνεται καλά στο να τους πει ότι δεν είναι καλό. Όταν προσφέρετε κριτική, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε αντικειμενική και αναπτυσσόμενη γλώσσα και αποφύγετε την υπερβολή. Θυμηθείτε ότι είναι καλύτερο να προσφέρετε λύσεις από το να πείτε απλώς ότι κάποιος δεν είναι αρκετά καλός.
Μπορεί να είναι δύσκολο να ξεκινήσετε όταν γράφετε κριτικές σχετικά με τις επιδόσεις, οπότε ένα καλό σημείο εκκίνησης μπορεί να είναι η περιγραφή της εργασίας του υπαλλήλου ή μια αυτοαξιολόγηση από τον υπάλληλο που δηλώνει τι πιστεύει ότι κάνει καλά και τι μπορεί να βελτιώσει. Κατά τη σύνταξη των σχολίων σας, προσπαθήστε να αποφύγετε τη σύγκριση των εργαζομένων μεταξύ τους. Θυμηθείτε ότι ενώ ένας εργαζόμενος μπορεί να φαίνεται λιγότερο παραγωγικός από τον εργαζόμενο σας με τις καλύτερες επιδόσεις, ενδέχεται να εξακολουθεί να υπερβαίνει τις γενικές προσδοκίες.
Τέλος, ενώ οι αξιολογήσεις απόδοσης μπορεί να είναι δυσάρεστες για να ολοκληρωθούν, βοηθούν τον οδηγό σε επιτυχία. Μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολο να αναθεωρηθεί η απόδοση ενός υπαλλήλου για μεγάλο χρονικό διάστημα από λίγους μόνο μήνες. Έχοντας αυτό κατά νου, προσπαθήστε να διεξάγετε περιοδικές ανασκοπήσεις, όχι μόνο μία φορά το χρόνο, και να διατηρείτε το χρονοδιάγραμμα συνεκτικό, διότι οι αξιολογήσεις δεν πρέπει να αποτελούν έκπληξη. Αυτό θα δώσει στους υπαλλήλους σας την ευκαιρία να δουν την σκληρή δουλειά τους να αποπληρωθεί αν προσπαθήσουν να ακολουθήσουν με τις προτάσεις σας.
