Οι ριψοκίνδυνοι γραμματείς που εκδίδονται από το γωνιακό γραφείο είναι ένα διάταγμα ενός ατόμου, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι οι περισσότεροι χώροι εργασίας λειτουργούν πιο αποτελεσματικά - και με μεγαλύτερο ηθικό - όταν τα αφεντικά ενθαρρύνουν την ομαδική επικοινωνία. Υπάρχουν διάφορες στρατηγικές για την προώθηση αυτής της επικοινωνίας μεταξύ συναδέλφων.
Όραμα, Αξίες και Αγορά
Οι αποστολές, οι όψεις και οι εκτιμήσεις αξίας συμβάλλουν στη συγκέντρωση μιας ομάδας γύρω από τις μεγάλες ιδέες που οδηγούν σε αυτό που κάνουν και εξασφαλίζουν σε όλους την ίδια σελίδα - ένα κρίσιμο πρώτο βήμα προς την προώθηση της επικοινωνίας, σύμφωνα με την Susanne Gaddis, Ph.D. και διευθύνων σύμβουλος του The Doctor Communications. Αλλά δεν αρκεί να μιλάμε μόνο την ίδια εταιρική γλώσσα. "Για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ομάδα, όλοι στην ομάδα σας πρέπει να καταλάβουν (και να αγοράσουν)", λέει ο Δρ Γκάντις. Και αυτό είναι το ίδιο βασικό με τους συναδέλφους που «συμφωνούν σε μια σειρά συμπεριφορών που θα βοηθήσουν και όχι θα εμποδίσουν την οργάνωση», λέει.
Κατανοήστε και προσαρμόστε τις διαφορές στυλ
Μεταξύ αυτών που βοηθούν συμπεριφορές: κατανόηση και προσαρμογή των διαφορών στυλ. Πάρτε, για παράδειγμα, Arthur στη λογιστική και Chloe στο δημιουργικό. "Εάν ένα δημιουργικό άτομο που δεν έχει την τελική διάρκεια εργασίας εργάζεται με ένα εξαιρετικά οργανωμένο και εξαιρετικά δομημένο άτομο, πρέπει να μιλήσει εκ των προτέρων για το επίπεδο επικοινωνίας που απαιτείται", λέει ο Δρ Γκάντις. Θα πρέπει επίσης να συμφωνήσουν σχετικά με τα κανάλια που θα χρησιμοποιήσουν για να ενημερώνονται αμοιβαία - όπως καθημερινές, εβδομαδιαίες ή μηνιαίες τηλεφωνικές κλήσεις, μηνύματα κειμένου ή προσωπικές συναντήσεις, λέει. Και μερικές φορές ως προπονητής, ή / και αφεντικό, θα πρέπει να κανονίσετε - και ίσως ακόμη και να καθοδηγήσετε - την αρχική συζήτηση.
Κάνετε μια ευγνώμων τριών βημάτων
Παρέχετε - και ενθαρρύνετε τους συναδέλφους να παρέχουν - ανατροφοδότηση τριών βημάτων, λέει ο Δρ Γκάντις. Ετσι δουλευει:
- Βήμα 1: Πείτε "Ευχαριστώ!"
- Βήμα 2: Αφήστε τα μέλη του προσωπικού να γνωρίζουν τι έκαναν αυτό που έχει σημασία.
- Βήμα 3: Αφήστε τους να γνωρίζουν τι συνέπειες της συμπεριφοράς τους είχαν στον οργανισμό.
Παράδειγμα: "Ευχαριστώ, Rita, για να μοιραστείτε το μεγάλο άρθρο που βρήκατε για την αποτελεσματική οικοδόμηση των ομάδων. Οι ιδέες έχουν ήδη επηρεάσει τεράστια τον τρόπο επικοινωνίας με την ομάδα μου", λέει ο Δρ Γκάντις.
Επαναλάβετε τις συναντήσεις της ομάδας
Χρησιμοποιήστε συγκεντρωμένες συναντήσεις stand-up για να προωθήσετε την ομαδική επικοινωνία - αντί των παραδοσιακών, που προκαλούν ύπνο, καθιστούν κάτω-athons. Κάποιοι αποκαλούν "scrums", και υπάρχει ακόμη και μια "Scrum Alliance" που προσφέρει συμβουλές, εκπαίδευση και πιστοποίηση στο δρόμο του σκουός. Η ιδέα: Να σηκωθείτε, κυκλικές "συναντήσεις" πραγματοποιούνται μία φορά την ημέρα για όχι περισσότερο από 15 λεπτά και όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να συνεισφέρουν. Απλά καλύπτονται μόνο τρία πράγματα: Τι έχουν επιτύχει από την τελευταία καθημερινή σκουριά, τι σχεδιάζουν να ολοκληρώσουν από τώρα έως την επόμενη καθημερινή σκουριά και τι εμποδίζει την πρόοδο, σύμφωνα με τον διευθυντή επιχειρήσεων Renee Mzyk, Scrum Alliance. Αλλά είναι σίγουρα δεν μια συνάντηση προγραμματισμού ή μια τεχνική συζήτηση - και τα δύο μπορούν να μπερδευτούν λεπτομερώς και να σταματήσουν την αποτελεσματική ομαδική επικοινωνία.
Μιλήστε τη σωστή γλώσσα του σώματος
Τίποτα δεν λέει "δεν με νοιάζει αυτό που μιλάτε" όπως να στείλετε ένα κείμενο ή να διπλώσετε τα χέρια σας όταν τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας έχουν το λόγο. Αντ 'αυτού, δοκιμάστε αυτές τις τεχνικές, που προσφέρει ο Carol Kinsey Goman, Ph.D., ένας κύριος ομιλητής, εκτελεστικός προπονητής και εμπειρογνώμονας των μέσων ενημέρωσης σχετικά με τις επιπτώσεις της γλώσσας του σώματος στο χώρο εργασίας. Είναι επίσης υπεύθυνος blogger για το Forbes και συγγραφέας της "Η σιωπηλή γλώσσα των ηγετών: πώς η γλώσσα του σώματος μπορεί να βοηθήσει - ή να βλάψει - πώς οδηγείτε":
- Αντιμετωπίστε άμεσα τους ανθρώπους (καρδιά στην καρδιά). Ακόμα και ένα τέταρτο στροφή μακριά σηματοδοτεί την έλλειψη ενδιαφέροντος σας και κάνει τον ομιλητή να κλείσει, λέει ο Δρ Goman.
- Αφαιρέστε τα εμπόδια μεταξύ εσάς και των άλλων συμμετεχόντων. Τηλέφωνα, χαρτί - οτιδήποτε εμποδίζει την άποψή σας. Ή καλύτερα, βγείτε από το γραφείο σας και κάθονται δίπλα τους.
- Διατηρήστε θετική επαφή με τα μάτια. Η μεγαλύτερη επαφή με τα μάτια σχεδόν πάντα οδηγεί σε μεγαλύτερη προτίμηση και συμπερίληψη. Η μετατόπιση του βλέμματός σας ή η σάρωση του δωματίου υποδηλώνει ότι δεν ακούτε.
- Χρησιμοποιήστε το χέρι με το χέρι και τις χειρονομίες του ανοιχτού βραχίονα όταν μιλάτε. Αυτά τα σιωπηλά σήματα αξιοπιστίας και ειλικρίνειας γίνονται αντιληπτά πιο θετικά από ό, τι τα χέρια πέρασαν και τα χέρια κρυμμένα ή κοντά στο σώμα, λέει ο Δρ Goman.
- Συγχρονίστε τη γλώσσα του σώματός σας με το άτομο που ασχολείστε. Ταιριάξτε με μεράκι τις στάσεις του άλλου ατόμου, τις θέσεις των βραχιόνων και τις εκφράσεις του προσώπου - αυτό σηματοδοτεί ότι είστε συνδεδεμένοι και αφοσιωμένοι.
Αποφύγετε το "Groupthink"
Τι συνέβη στο Περλ Χάρμπορ, η εισβολή των ΗΠΑ στη Βόρεια Κορέα και η εισβολή στην Κούβα του Κόλπου των Χοίρων; Αυτά τα ιστορικά "φιάκκα", όπως το θέτει ο συγγραφέας Irving L. Janis, μπορεί να έχουν προκληθεί από τον αποκλεισμό αποκρουστικών φωνών από κυβερνητικές συζητήσεις με μια λανθασμένη προσέγγιση που ονομάζεται "Groupthink". Από την άλλη πλευρά, τέτοιες πολιτικές επιτυχίες, όπως η Κρίση των Κούβων Πυραύλων και το Σχέδιο Μάρσαλ, καταδεικνύουν την αξία άλλων απόψεων, σύμφωνα με τον Janis. Η κατώτατη γραμμή: Η διασκεδαστική διαφωνία σχετικά με νέες ιδέες ή πολιτικές μπορεί πολύ καλά να προωθήσει την ομαδική επικοινωνία, αντλώντας από απρόθυμους συμμετέχοντες - και να σας βοηθήσει να λάβετε καλύτερες αποφάσεις - να την ενθαρρύνετε.
Περάστε το Scowl
Αποφύγετε να σκοντάφτετε ή να μπερδεύετε ενώ οι συζητήσεις λαμβάνουν χώρα καθώς αυτές οι αντιδράσεις δεν προωθούν την ομαδική επικοινωνία. Για ένα πράγμα, όταν συγχρονίζετε, "οι συμμετέχοντες πιθανώς πιστεύουν ότι δεν σας αρέσει αυτό που μόλις ακούσατε - και θα κρατήσουν τις απόψεις τους στον εαυτό τους", λέει ο Δρ Goman. "Στην πραγματικότητα, κάθε φορά που εμφανίζετε ομιλία, οργή, ευερεθιστότητα ή ενόχληση, οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να συγκρατήσουν τις ιδέες τους, να περιορίσουν τα σχόλιά τους και να αναζητήσουν τρόπους για να συντομεύσουν την αλληλεπίδρασή τους μαζί σας". Αντ 'αυτού, επικεντρωθείτε στο αν υπάρχει αλήθεια στη δήλωση. Μπορείτε πάντα να απευθυνθείτε με τρόπο ειλικρινά στον τρόπο με τον οποίο παρουσιάστηκε αργότερα ένα προς ένα, αν χρειαστεί.
