Ως διαχειριστής ή επόπτης, θα πρέπει να κρατήσετε το προσωπικό σας ενήμερο για τις διαφορετικές πολιτικές και διαδικασίες που έχουν θεσπιστεί για τον οργανισμό σας. Δεν είναι ασυνήθιστο οι πολιτικές εντός ενός οργανισμού να αλλάζουν σε τακτική βάση, ειδικά εάν εργάζεστε σε ένα δυναμικό ή ασταθές περιβάλλον. Ένας τρόπος επικοινωνίας πολιτικών και διαδικασιών είναι σε μια ρύθμιση ομάδας. Αυτό σας επιτρέπει να καλύψετε το υλικό ταυτόχρονα και να δώσετε σε όλους την ευκαιρία να κάνετε ερωτήσεις.
Διαβάστε το υλικό για να κατανοήσετε πλήρως. Προτού μπορέσετε να αναθεωρήσετε τις πολιτικές και τις διαδικασίες με το προσωπικό σας, πρέπει πρώτα να το διαβάσετε αρκετές φορές. Επισημάνετε τυχόν πληροφορίες που μπορεί να χρειάζονται πιο λεπτομερείς εξηγήσεις. Συνεχίστε να διαβάζετε το υλικό μέχρι να κατανοήσετε πλήρως τα πάντα. Προσπαθήστε να προβλέψετε ορισμένες από τις ερωτήσεις που μπορεί να σας ζητήσει το προσωπικό σας.
Δώστε στο προσωπικό σας αντίγραφο του φυλλαδίου ή των πληροφοριών που θα καλύπτονται μια ημέρα πριν από τη συνάντηση. Αυτό τους δίνει την ευκαιρία να διαβάσετε το υλικό και να γράψετε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχουν. Εάν είναι δυνατόν, ζητήστε από το προσωπικό σας να σας υποβάλει τυχόν ερωτήσεις την ημέρα πριν από τη συνάντηση, ώστε να έχετε χρόνο για να τις ερευνήσετε και να δώσετε στο προσωπικό σας τη σωστή απάντηση.
Κρατήστε μια συνάντηση με το προσωπικό σας. Κρατήστε μια αίθουσα συνεδριάσεων και βεβαιωθείτε ότι κάθε συμμετέχων φέρνει το αντίγραφο του φυλλαδίου. Έχετε επιπλέον φυλλάδια σε περίπτωση που κάποιος ξεχάσει τα δικά τους. Αρχίστε τη συνεδρία περνώντας πάνω από το υλικό από την αρχή μέχρι το τέλος. Μόλις καλύψετε το υλικό, ανατρέξτε σε τυχόν ερωτήσεις που το προσωπικό σας μπορεί να έχει υποβάλει εκ των προτέρων. Αφού απαντηθούν όλες οι υποβληθείσες ερωτήσεις, ρωτήστε εάν υπάρχουν άλλες ερωτήσεις.
Μεταβείτε στην πολιτική και τις διαδικασίες ξεχωριστά. Μερικές φορές οι πληροφορίες είναι ευαίσθητες και ευαίσθητες και πρέπει να αναθεωρούνται με κάθε μέλος του προσωπικού σε ατομική βάση. Αυτό μπορεί να μην είναι εφικτό ή εφικτό για μια μεγάλη οργάνωση.
