Μια τυπική επιχειρηματική οργάνωση επιτυγχάνει το φορτίο εργασίας δημιουργώντας μια σειρά εργασιών που εκτελούνται και εκτελούνται όπως απαιτείται. Αυτά τα καθήκοντα μπορούν να περιλαμβάνουν την αγορά υλικού, την πώληση υπηρεσιών, την πρόσληψη υπαλλήλων ή την ανταπόκριση σε πελάτες. Η τοποθέτηση αυτών των εργασιών σε σειρά οργανωμένων και διασυνδεδεμένων συστημάτων μπορεί να ωφελήσει την εταιρεία, εισάγοντας αποτελεσματικότητα και τάξη στην εργάσιμη ημέρα και τελικά αυξάνοντας την κατώτατη γραμμή. Τα συστήματα εργασίας επιτρέπουν καθημερινές εργασίες να λειτουργούν με συντονισμένο τρόπο και να παρέχουν ένα βασικό πλαίσιο για την παραγωγή υπηρεσιών και προϊόντων.
Ορίστε το Σύστημα
Ένα σύστημα εργασίας είναι μια συλλογική προσπάθεια και σχεδιάζεται όταν μια συγκεκριμένη εργασία ή στόχος προσδιορίζεται ότι απαιτεί περισσότερα από ένα άτομα να επιτελέσουν. Τα συστήματα εργασίας ενσωματώνουν τεχνολογία, πληροφορίες και επιχειρησιακούς πόρους για τη δημιουργία υπηρεσιών ή προϊόντων για εξωτερικούς και εσωτερικούς πελάτες. Το άτομο ή τα πρόσωπα που προσλαμβάνουν άλλους για να λειτουργούν στο πλαίσιο του συστήματος εργασίας πρέπει πρώτα να καθορίσει και να οργανώσει το σύστημα που θα επιτρέψει την επίτευξη του στόχου. Το σύστημα πρέπει να οριστεί για να μάθουμε ποιοι εργαζόμενοι και μηχανές χρειάζονται, τι θα κάνει ο καθένας και πώς το σύστημα θα ρέει από το ένα έργο στο άλλο για μέγιστη απόδοση.
Είδη Συστημάτων Εργασίας
Δεν υπάρχει ενιαίο είδος συστήματος εργασίας επειδή η έννοια του συστήματος εργασίας είναι ένα κέλυφος που μπορεί να καλυφθεί με τους στόχους και τις ανάγκες ενός οργανισμού. Παραδείγματα συστημάτων εργασίας περιλαμβάνουν ένα σύστημα πληροφοριών, μια αλυσίδα εφοδιασμού, μια υπηρεσία για υπαλλήλους ή πελάτες και το σύστημα που εισάγει ένας αγοραστής κατά την παραγγελία ενός προϊόντος από τον οργανισμό. Οι ιστότοποι ηλεκτρονικού εμπορίου μπορούν επίσης να θεωρηθούν συστήματα εργασίας που εκτελούν καθήκοντα όπως η εμπορία, η εξυπηρέτηση πελατών ή η διαχείριση συναλλαγών.
Ορισμένα συστήματα εργασίας είναι σχεδιασμένα για να ολοκληρώσουν μια εργασία και να τερματιστούν, όπως ένα ειδικό έργο (διάσκεψη, συλλογή δεδομένων) ή ένα προϊόν που κατασκευάζεται για συγκεκριμένο χρόνο και στη συνέχεια διακόπτεται. Άλλα συστήματα εργασίας μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους για να σχηματίσουν ένα μεγαλύτερο σύστημα εργασίας, όπως το σύστημα εργασίας που παράγει ένα προϊόν. Παραδείγματος χάριν, τα συστήματα παραγωγής προϊόντων παραγωγής (γραμμές παραγωγής) συνδέουν το σύστημα εργασίας της αλυσίδας εφοδιασμού (αγορές υλικών), το σύστημα έργου (μηχανική) και το σύστημα εργασίας συσκευασίας (παράγει ένα προϊόν έτοιμο για αγορά).
Στοιχεία του Συστήματος
Όλα τα συστήματα εργασίας περιέχουν μια σειρά από στοιχεία που επηρεάζουν το σύστημα εργασίας. Τα στοιχεία είναι αλληλένδετα και λειτουργούν μαζί για να δημιουργήσουν ένα ολόκληρο σύστημα. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν τον εργαζόμενο, το καθήκον, τη δομή του οργανισμού, τις πολιτικές και τις κατευθυντήριες γραμμές του οργανισμού και τις ηγετικές πρακτικές του οργανισμού.
Ο εργαζόμενος μπορεί να είναι υπάλληλος ή σύμβουλος εργαζόμενος. Το καθήκον αυτό περιλαμβάνει τι πρέπει να γίνει και πώς πρέπει να επιτευχθεί το έργο. Η δομή του οργανισμού περιλαμβάνει τα άτομα, τους ρόλους στην εταιρεία και τον τρόπο με τον οποίο σχετίζονται οι ρόλοι όσον αφορά το έργο που πρέπει να γίνει. Οι πολιτικές του οργανισμού περιλαμβάνουν συμφωνίες, κανόνες και δηλώσεις που υπαγορεύουν τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία.Οι ηγετικές πρακτικές στο πλαίσιο του οργανισμού ελέγχουν και κατευθύνουν την υλοποίηση του συστήματος εργασίας και βοηθούν στη διατήρηση της εστίασης και των κινήτρων.
Βασικό πλαίσιο
Παρόλο που τα συστήματα εργασίας διαφέρουν σημαντικά μεταξύ των οργανισμών, υπάρχει ένα βασικό πλαίσιο των συστατικών στοιχείων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την πλήρωση του συστήματος εργασίας. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν τους συμμετέχοντες, τις δραστηριότητες και τις διαδικασίες, τις τεχνολογίες, τις πληροφορίες ή τα δεδομένα, το φυσικό περιβάλλον, τις στρατηγικές επεξεργασίας και το τελικό προϊόν. Τα στοιχεία πλαισίου αλληλοεπικαλύπτονται με τα στοιχεία που παράγουν το σύστημα εργασίας.
Αναθεώρηση των συστημάτων εργασίας
Η δυναμική της αναθεώρησης ενός υπάρχοντος συστήματος εργασίας μπορεί να επιτευχθεί με την επιβολή ενός συνόλου φάσεων στο σύστημα εργασίας. Γνωστή ως κύκλος ζωής του συστήματος εργασίας, αυτές οι φάσεις περιγράφονται ως λειτουργία και συντήρηση (συνεχείς βελτιώσεις), εκκίνηση (νέο σύστημα εργασίας), ανάπτυξη (νέες απαιτήσεις) και εφαρμογή (εγκατάσταση, εκπαίδευση, δοκιμή). Τόσο προγραμματισμένες όσο και μη προγραμματισμένες αναθεωρήσεις και αλλαγές μπορούν να συμβούν κατά τη χρήση αυτών των τεσσάρων φάσεων. Οι προγραμματισμένες αλλαγές χρησιμοποιούν και τις τέσσερις φάσεις και εμφανίζονται μη προγραμματισμένες ή απρόβλεπτες αλλαγές σε κάθε φάση με τη μορφή προσαρμογών, πειραματισμών και διορθώσεων.
