Είτε είστε διευθυντής που είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία ωραρίων εργασίας σε μια μικρή επιχείρηση είτε σε έναν υπάλληλο που επιθυμεί να τηρεί αρχείο του χρονοδιαγράμματος και του χρόνου εργασίας σας, θα χρειαστείτε μια αξιόπιστη και συνεπή μέθοδο καταγραφής των ωραρίων εργασίας. Τα περισσότερα χρονοδιαγράμματα εργασίας αποτελούνται από έναν απλό πίνακα με στήλες και σειρές για την προγραμματισμένη ημερομηνία και ώρες. Ωστόσο, ορισμένα χρονοδιαγράμματα μπορούν να γίνουν πιο περίπλοκα με την προσθήκη ενοτήτων ή διαστημάτων για την παρακολούθηση επιπρόσθετων στοιχείων, όπως είναι οι θέσεις εργασίας ή οι συνεργάτες για διαφορετικές ημέρες της εβδομάδας. Η δημιουργία ενός τυφλού προτύπου προγράμματος θα σας εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια κατά την εκτέλεση καθηκόντων εβδομαδιαίας ή μηνιαίας προγραμματισμού.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Χαρτί
-
Στυλό ή μολύβι
-
Χάρακας (προαιρετικός)
-
Υπολογιστής με Microsoft Word ή Excel (προαιρετικά)
-
Εκτυπωτής (προαιρετικό)
Χρήση μολυβιού και χαρτιού
Επιλέξτε χαρτί και ένα στυλό ή μολύβι για το πρόγραμμά σας. Το χαρτί σας μπορεί είτε να είναι επενδεδυμένο είτε όχι. Εάν εργάζεστε με χαρτί χωρίς χαρτί, μπορεί να είναι χρήσιμο - αλλά όχι απαραίτητο - να χρησιμοποιήσετε χάρακα ή άλλη ευθεία για να τραβήξετε ευθείες γραμμές.
Σχεδιάστε το σχέδιό σας. Εξετάστε πόσες ημέρες ή εβδομάδες θέλετε να δημοσιεύσετε σε κάθε φύλλο εργασίας. Ένα τυπικό πρόγραμμα αποτελείται από μία ή δύο εβδομάδες, αλλά μπορεί να θέλετε να παρέχετε έναν ολόκληρο μήνα. Επίσης, αν θα δημιουργήσετε ένα πιο περίπλοκο πρόγραμμα που θα περιλαμβάνει τμήματα για την τοποθεσία εργασίας, τις αναθέσεις εξοπλισμού, τα διανυθέντα χιλιόμετρα ή το χρόνο που αφιερώνεται για τα διαλείμματα και το μεσημεριανό γεύμα, σχεδιάστε να προσθέσετε επιπλέον τμήματα στο πρόγραμμά σας προγραμματισμού για να φιλοξενήσετε τέτοια αντικείμενα.
Δημιουργήστε το κενό πρόγραμμά του προγράμματος εργασίας. Χρησιμοποιήστε το αρχικό σχέδιό σας ως καθοδήγηση. Για να δημιουργήσετε ένα βασικό χρονοδιάγραμμα "χρονομετρημένο", σχεδιάστε επτά στήλες στο φύλλο σας και αναγράψτε την ημέρα της εβδομάδας (π.χ. τη Δευτέρα) και την ημερομηνία με αύξουσα σειρά στην κορυφή. Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που θα επιτρέπει τον προγραμματισμό για περισσότερες από μία εβδομάδες, σχεδιάστε μια επιπλέον σειρά που τέμνει τις στήλες σας για κάθε επιπλέον εβδομάδα που θέλετε να επιτρέψετε. Οι στήλες και οι σειρές σας θα πρέπει να δημιουργούν μια σειρά μη συμπληρωμένων κουτιών.
Για να δημιουργήσετε ένα πιο περίπλοκο πρόγραμμα με πρόσθετες λεπτομέρειες, δημιουργήστε μια ξεχωριστή σειρά για κάθε ημερομηνία. Μετράτε τον αριθμό των πρόσθετων λεπτομερειών που πρέπει να προσθέσετε. Για παράδειγμα, εάν το ημερήσιο πρόγραμμά σας περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με τις "ώρες εργασίας", "τοποθεσία" και "διανυθέντα χιλιόμετρα", σχεδιάστε τρεις διασταυρωμένες στήλες για κάθε σειρά ημερομηνίας.
Χρησιμοποιώντας το Microsoft Word ή το Excel
Προσδιορίστε ποια έκδοση του Microsoft Office χρησιμοποιείτε. Οι περισσότερες εφαρμογές λογισμικού που χρησιμοποιούνται σήμερα είναι πιθανό να είναι η έκδοση 2003 ή 2007.
Επιλέξτε ένα πρότυπο που θα λειτουργήσει με την έκδοση του Microsoft Office. Ελέγξτε εάν η έκδοση του Microsoft Office σας έφερε προπληρωμένα πρότυπα για να δημιουργήσετε ένα κενό πρόγραμμα. Ανοίξτε την εφαρμογή του Office, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στη γραμμή μενού στην κορυφή της οθόνης σας και επιλέξτε "Gallery έργου" από το αναπτυσσόμενο μενού. Αυτό θα πρέπει να παράγει μια λίστα των διαθέσιμων προπληρωμένων προτύπων.
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα προπληρωμένο πρότυπο "χρονοδιαγράμματος", κάντε λήψη ενός από μια εξωτερική πηγή. Εντοπίστε ένα εξωτερικό πρότυπο που είναι συμβατό με την έκδοση του Microsoft Office. τα περισσότερα πρότυπα παρουσιάζουν αν είναι συμβατά με το Office 2003 ή το 2007.
Το Microsoft Office Online είναι μια αξιόπιστη πηγή πρότυπων προγραμμάτων. Δείτε "Πόροι" για έναν σύνδεσμο. Για να κάνετε λήψη ενός προτύπου από το Office Online, κάντε κλικ στο κουμπί "Λήψη" που αντιστοιχεί στο πρότυπο. Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου και θα σας δοθεί η δυνατότητα να αποθηκεύσετε ή να ανοίξετε το πρότυπο. Αν επιλέξετε "Αποθήκευση", επιλέξτε μια θέση για να αποθηκεύσετε το αποθηκευμένο πρότυπο για να το ανακτήσετε αργότερα.Ο φάκελος "Τα έγγραφά μου" είναι ένα συνηθισμένο μέρος για την αποθήκευση αρχείων.
Ανοίξτε το κενό πρότυπο για να εισαγάγετε πληροφορίες στο πρότυπο του προγράμματος. Εναλλακτικά, μπορείτε να εκτυπώσετε το κενό πρότυπο και να γράψετε σε αυτό.
