Ακόμη και σε μια εποχή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γραπτών μηνυμάτων, οι επιστολές επιχειρήσεων έχουν το δικό τους αντίγραφο. Η μετατόπιση από ψηφιακή σε λειτουργία αντιγραφής μπορεί να είναι μια πρόκληση: Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ακούγεται απρόσκοπτο, αλλά μια γραπτή επιστολή απαιτεί βαθμό αξιοπρέπειας και τάξης. Μην ανησυχείτε για την προσπάθεια να ακούσετε πρωτότυπο - είστε ασφαλέστερο να κολλήσετε στις δοκιμασμένες και αληθινές μορφές και τους κανόνες της εθιμοτυπίας επικοινωνίας των επιχειρήσεων.
Προσέξτε στο σημείο
Είτε απαντάτε σε κριτική είτε ζητάτε το βιογραφικό σας σημείωμα, η επιστολή σας θα πρέπει να παραμείνει στο σημείο. Ποτέ μην ξεπεράσετε μια σελίδα και μην είστε ποτέ δυσάρεστο. Εάν κάποιος σας έχει γράψει μια επιστολή καταγγελίας που αιφνιδιάζει με περιφρόνηση, παραμείνετε ευγενικοί και ήρεμοι όταν γράφετε πίσω. Αν η αρχική επιστολή αφορά μια επιχειρηματική ευκαιρία, σας ευχαριστώ. Ποτέ μην υπονοείτε ότι με την επιστολή σας έχετε επιλύσει τα πάντα - ότι ο καταγγέλλων θα πρέπει να είναι πλήρως ικανοποιημένος, ότι γνωρίζετε ότι παίρνετε τη δουλειά. Αυτό είναι για τον ανταποκριτή σας να αποφασίσει.
Μορφή και γραμματοσειρά
Η τυποποιημένη μορφή ενός επιχειρηματικού γράμματος είναι ενιαία, με ένα κενό μεταξύ των παραγράφων και όλα δικαιολογημένα στο αριστερό περιθώριο. Στον 21ο αιώνα, είναι αποδεκτό να απομακρυνθούμε από το πρότυπο του μπλοκ, για παράδειγμα με την εσοχή των παραγράφων. Το Times New Roman, σημείο μεγέθους 12, είναι σχεδόν πάντα μια αποδεκτή, ευανάγνωστη γραμματοσειρά. Εάν η εταιρεία σας έχει προτιμήσεις - πείτε, για παράδειγμα, ευνοεί τις παραγράφους με παραγράφους - διαμορφώστε την έτσι.
Τι πηγαίνει στην κορυφή
Η τυπική διάταξη αρχίζει με τη διεύθυνση της επιχείρησής σας. Αν γράφετε επιστολόχαρτα, μπορείτε να το παρακάμψετε. Κάτω από τη διεύθυνση έρχεται η ημερομηνία, τότε το όνομα, η επιχείρηση και η διεύθυνση του παραλήπτη. Περάστε μια γραμμή και στη συνέχεια απευθυνθείτε στον παραλήπτη ως "Αγαπητέ κα" ή "κ." εκτός αν έχει τίτλο όπως "Δρ" Μην χρησιμοποιείτε τα ονοματεπώνυμα εκτός αν το έκανε ο αρχικός συγγραφέας επιστολών.
Το κάτω άκρο
Συμπληρώστε την επιστολή με "Ειλικρινά", ακολουθούμενη από την υπογραφή σας και μετά το πληκτρολόγημά σας. Εάν στέλνετε οτιδήποτε με το γράμμα, όπως μια φόρμα, μια εκτίμηση κόστους ή το βιογραφικό σας, γράψτε "περίβλημα" κάτω από το όνομά σας, ακολουθούμενο από μια λίστα των συνημμένων. Αν στέλνετε κάτι σε ξεχωριστό γράμμα, προσθέστε μια σημείωση όπως "κάτω από ξεχωριστό εξώφυλλο: οικονομικό δελτίο". Ένα "cc" που ακολουθείται από μια λίστα με ονόματα λέει στον παραλήπτη που έχετε στείλει αντίγραφα σε κάποιον άλλο.
